Top.Mail.Ru

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

Конец года – это повод пересмотреть и актуализировать внутренние регламентирующие документы организации (как минимум, обратите внимание на те, что определяют деятельность вашего подразделения). Когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы «рокировки» и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление ­отрудников с первоначальным документом и его ­последующими редакциями?

Вспомним, что к локальным нормативным актам (далее – ЛНА) относятся не только «глобальные» и долгосрочные документы типа Инструкции по делопроизводству или Порядка сдачи документов в архив, но и более «компактные», например, некоторые приказы по основной деятельности, указания и распоряжения. Между прочим, за этой группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы ­поддержания в ­актуальном состоянии и тех, и других.

Когда нужно актуализировать ЛНА?

При построении системы ЛНА важно задуматься о поддержании принятых актов в актуальном состоянии. Поэтому ­лучшие практики ­рекомендуют в каждом ЛНА сразу закладывать:

  • периодичность проведения аудита этого документа;
  • должностное лицо, инициирующее процедуру аудита;
  • основания ее запуска.

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА.

Но в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. И тогда службе делопроизводства в конце года, как минимум, нужно пересмотреть «свои» регламентирующие документы, которыми она руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, ­правила, порядки, регламенты.

Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка выполнения процесса фактическому. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими ­«талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.

Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства. Например:

  • в Положении о проведении общих собраний акционеров (или участников ООО) необходимо отразить новое корпоративное действие в связи с появлением 01.09.2014 статьи 67.1 ГК РФ;
  • организации, которые придерживаются государственных стандартов ДОУ, должны пересмотреть свои Инструкции по делопроизводству в связи с недавним введением в действие ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».

Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение ­«действующих лиц», например:

  • наименования компании, ее адреса;
  • состава ответственных за исполнение ЛНА, к примеру, когда принято решение включить в экспертную комиссию технического директора.

Как «не потерять» ЛНА?

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем ­регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его ­приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

  • с какой даты начинает действовать ЛНА,
  • кому и что в связи с этим нужно сделать,
  • какие старые документы в какой части перестают действовать.

В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.

Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.

Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов

Пример 2. Лист регистрации изменений конкретного ЛНА

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как документировать применение средств контроля за работниками

Что изменится с 01.03.2022. Как правильно регламентировать применение технических средств контроля за работой. Приводим образцы приказа о введении системы учета рабочего времени и ЛНА, уведомления работников. В каких случаях потребуется оформить еще допсоглашение к трудовому договору (его образец тоже приводим). Что будет, если работник откажется его подписывать. Как собранные техническими средствами доказательства помогают отслеживать нарушения и подтверждать в суде правомерность дисциплинарных взысканий.

Вклад службы ДОУ в оптимизацию системы регламентирующих документов: опыт нефтедобывающей компании

Автор делится опытом создания работающей системы регламентирующих документов по всем бизнес-процессам компании (регламентация сферы ДОУ стала следствием выполнения этой глобальной задачи). Какие проблемы может выявить обследование и как их лечить? Как распределить роли и ответственность, кого задействовать? Как стоит ограничить нормотворчество исполнителей? Какой инструментарий СЭД и MS Word можно взять на вооружение?

Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО

1 сентября 2014 г. вступили в силу изменения в ГК РФ, которые нужно учитывать при составлении всех протоколов общих собраний участников в ООО и в АО: теперь ­нужно по-новому подтверждать состав участников и принятие каждого решения. Как это делать? Для разных организаций установлена разная степень свободы в выборе среди следующих вариантов – подтверждать можно: профессиональным регистратором, нотариусом, совместно всеми участниками, частью участников, техническими средствами, иными способами (например, подписью председателя и секретаря собрания). Теперь придется менять либо состав оформляемых документов, либо содержание протокола. Мы прокомментировали все варианты. А наиболее подробно остановились на том, как организации самостоятельно (без привлечения и оплаты сторонних специалистов) можно документировать новые корпоративные действия: вас ждут образцы 4 протоколов, 1 свидетельства и 5 разных формулировок устава организации, в котором потребуется закрепить новый порядок.

Изменения и дополнения к приказу

Как оформить изменение либо дополнение к приказу и как с ним ознакомить? Существуют ли ограничения на количество дополнений к одному приказу по основной деятельности?

Изменения и дополнения к приказу

Как оформить изменение либо дополнение к приказу и как с ним ознакомить? Существуют ли ограничения на количество дополнений к одному приказу по основной деятельности?

Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО

1 сентября 2014 г. вступили в силу изменения в ГК РФ, которые нужно учитывать при составлении всех протоколов общих собраний участников в ООО и в АО: теперь ­нужно по-новому подтверждать состав участников и принятие каждого решения. Как это делать? Для разных организаций установлена разная степень свободы в выборе среди следующих вариантов – подтверждать можно: профессиональным регистратором, нотариусом, совместно всеми участниками, частью участников, техническими средствами, иными способами (например, подписью председателя и секретаря собрания). Теперь придется менять либо состав оформляемых документов, либо содержание протокола. Мы прокомментировали все варианты. А наиболее подробно остановились на том, как организации самостоятельно (без привлечения и оплаты сторонних специалистов) можно документировать новые корпоративные действия: вас ждут образцы 4 протоколов, 1 свидетельства и 5 разных формулировок устава организации, в котором потребуется закрепить новый порядок.

Как документировать применение средств контроля за работниками

Что изменится с 01.03.2022. Как правильно регламентировать применение технических средств контроля за работой. Приводим образцы приказа о введении системы учета рабочего времени и ЛНА, уведомления работников. В каких случаях потребуется оформить еще допсоглашение к трудовому договору (его образец тоже приводим). Что будет, если работник откажется его подписывать. Как собранные техническими средствами доказательства помогают отслеживать нарушения и подтверждать в суде правомерность дисциплинарных взысканий.

Вклад службы ДОУ в оптимизацию системы регламентирующих документов: опыт нефтедобывающей компании

Автор делится опытом создания работающей системы регламентирующих документов по всем бизнес-процессам компании (регламентация сферы ДОУ стала следствием выполнения этой глобальной задачи). Какие проблемы может выявить обследование и как их лечить? Как распределить роли и ответственность, кого задействовать? Как стоит ограничить нормотворчество исполнителей? Какой инструментарий СЭД и MS Word можно взять на вооружение?