Top.Mail.Ru

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

Конец года – это повод пересмотреть и актуализировать внутренние регламентирующие документы организации (как минимум, обратите внимание на те, что определяют деятельность вашего подразделения). Когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы «рокировки» и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление ­отрудников с первоначальным документом и его ­последующими редакциями?

Вспомним, что к локальным нормативным актам (далее – ЛНА) относятся не только «глобальные» и долгосрочные документы типа Инструкции по делопроизводству или Порядка сдачи документов в архив, но и более «компактные», например, некоторые приказы по основной деятельности, указания и распоряжения. Между прочим, за этой группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы ­поддержания в ­актуальном состоянии и тех, и других.

Когда нужно актуализировать ЛНА?

При построении системы ЛНА важно задуматься о поддержании принятых актов в актуальном состоянии. Поэтому ­лучшие практики ­рекомендуют в каждом ЛНА сразу закладывать:

  • периодичность проведения аудита этого документа;
  • должностное лицо, инициирующее процедуру аудита;
  • основания ее запуска.

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА.

Но в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. И тогда службе делопроизводства в конце года, как минимум, нужно пересмотреть «свои» регламентирующие документы, которыми она руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, ­правила, порядки, регламенты.

Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка выполнения процесса фактическому. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими ­«талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.

Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства. Например:

  • в Положении о проведении общих собраний акционеров (или участников ООО) необходимо отразить новое корпоративное действие в связи с появлением 01.09.2014 статьи 67.1 ГК РФ;
  • организации, которые придерживаются государственных стандартов ДОУ, должны пересмотреть свои Инструкции по делопроизводству в связи с недавним введением в действие ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».

Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение ­«действующих лиц», например:

  • наименования компании, ее адреса;
  • состава ответственных за исполнение ЛНА, к примеру, когда принято решение включить в экспертную комиссию технического директора.

Как «не потерять» ЛНА?

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем ­регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его ­приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

  • с какой даты начинает действовать ЛНА,
  • кому и что в связи с этим нужно сделать,
  • какие старые документы в какой части перестают действовать.

В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.

Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.

Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов

Пример 2. Лист регистрации изменений конкретного ЛНА

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как документировать применение средств контроля за работниками

Что изменится с 01.03.2022. Как правильно регламентировать применение технических средств контроля за работой. Приводим образцы приказа о введении системы учета рабочего времени и ЛНА, уведомления работников. В каких случаях потребуется оформить еще допсоглашение к трудовому договору (его образец тоже приводим). Что будет, если работник откажется его подписывать. Как собранные техническими средствами доказательства помогают отслеживать нарушения и подтверждать в суде правомерность дисциплинарных взысканий.

Вклад службы ДОУ в оптимизацию системы регламентирующих документов: опыт нефтедобывающей компании

Автор делится опытом создания работающей системы регламентирующих документов по всем бизнес-процессам компании (регламентация сферы ДОУ стала следствием выполнения этой глобальной задачи). Какие проблемы может выявить обследование и как их лечить? Как распределить роли и ответственность, кого задействовать? Как стоит ограничить нормотворчество исполнителей? Какой инструментарий СЭД и MS Word можно взять на вооружение?

Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО

1 сентября 2014 г. вступили в силу изменения в ГК РФ, которые нужно учитывать при составлении всех протоколов общих собраний участников в ООО и в АО: теперь ­нужно по-новому подтверждать состав участников и принятие каждого решения. Как это делать? Для разных организаций установлена разная степень свободы в выборе среди следующих вариантов – подтверждать можно: профессиональным регистратором, нотариусом, совместно всеми участниками, частью участников, техническими средствами, иными способами (например, подписью председателя и секретаря собрания). Теперь придется менять либо состав оформляемых документов, либо содержание протокола. Мы прокомментировали все варианты. А наиболее подробно остановились на том, как организации самостоятельно (без привлечения и оплаты сторонних специалистов) можно документировать новые корпоративные действия: вас ждут образцы 4 протоколов, 1 свидетельства и 5 разных формулировок устава организации, в котором потребуется закрепить новый порядок.

Изменения и дополнения к приказу

Как оформить изменение либо дополнение к приказу и как с ним ознакомить? Существуют ли ограничения на количество дополнений к одному приказу по основной деятельности?

Изменения и дополнения к приказу

Как оформить изменение либо дополнение к приказу и как с ним ознакомить? Существуют ли ограничения на количество дополнений к одному приказу по основной деятельности?

Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО

1 сентября 2014 г. вступили в силу изменения в ГК РФ, которые нужно учитывать при составлении всех протоколов общих собраний участников в ООО и в АО: теперь ­нужно по-новому подтверждать состав участников и принятие каждого решения. Как это делать? Для разных организаций установлена разная степень свободы в выборе среди следующих вариантов – подтверждать можно: профессиональным регистратором, нотариусом, совместно всеми участниками, частью участников, техническими средствами, иными способами (например, подписью председателя и секретаря собрания). Теперь придется менять либо состав оформляемых документов, либо содержание протокола. Мы прокомментировали все варианты. А наиболее подробно остановились на том, как организации самостоятельно (без привлечения и оплаты сторонних специалистов) можно документировать новые корпоративные действия: вас ждут образцы 4 протоколов, 1 свидетельства и 5 разных формулировок устава организации, в котором потребуется закрепить новый порядок.

Как документировать применение средств контроля за работниками

Что изменится с 01.03.2022. Как правильно регламентировать применение технических средств контроля за работой. Приводим образцы приказа о введении системы учета рабочего времени и ЛНА, уведомления работников. В каких случаях потребуется оформить еще допсоглашение к трудовому договору (его образец тоже приводим). Что будет, если работник откажется его подписывать. Как собранные техническими средствами доказательства помогают отслеживать нарушения и подтверждать в суде правомерность дисциплинарных взысканий.

Вклад службы ДОУ в оптимизацию системы регламентирующих документов: опыт нефтедобывающей компании

Автор делится опытом создания работающей системы регламентирующих документов по всем бизнес-процессам компании (регламентация сферы ДОУ стала следствием выполнения этой глобальной задачи). Какие проблемы может выявить обследование и как их лечить? Как распределить роли и ответственность, кого задействовать? Как стоит ограничить нормотворчество исполнителей? Какой инструментарий СЭД и MS Word можно взять на вооружение?