Top.Mail.Ru

Вклад службы ДОУ в оптимизацию системы регламентирующих документов: опыт нефтедобывающей компании

Автор делится опытом создания работающей системы регламентирующих документов по всем бизнес-процессам компании (регламентация сферы ДОУ стала следствием выполнения этой глобальной задачи). Какие проблемы может выявить обследование и как их лечить? Как распределить роли и ответственность, кого задействовать? Как стоит ограничить нормотворчество исполнителей? Какой инструментарий СЭД и MS Word можно взять на вооружение?

Кому это нужно?

Компания, в которой я работаю, занимает лидирующее положение на рынке услуг, связанных с бурением и эксплуатацией нефтяных скважин. Создание эффективной системы документационного сопровождения деятельности компании является одним из ключевых факторов конкурентного преимущества для любой организации.

Во-первых, документы – это ценный ресурс компании, они являются доказательством ее интересов во многих областях деятельности, в отношениях с третьими лицами, в т.ч. в суде. Однако не редки случаи, когда организации оказываются не готовыми собрать и представить необходимые документы для защиты своих интересов, а внутри у себя разобраться, где и у кого они должны были сохраниться. Это происходит, когда нет специального подразделения (службы документационного обеспечения, Управления делами, архивного подразделения), которое могло бы установить правила и требования к работе с документами, системный подход к формированию документопотоков и сохранению документального фонда (далее будем именовать его службой ДОУ). И чем крупнее становится организация, тем острее встает данный вопрос.

Во-вторых, когда организация выходит на определенный уровень развития бизнеса, покрывает широкую географию присутствия, руководству необходимо уделить внимание управляемости бизнеса, которая отчасти достигается при помощи регламентирующих документов по всем бизнес-процессам. Служба ДОУ реально может помочь руководству:

  • разобраться в том массиве правилоустанавливающих документов – локальных нормативных актов (далее – ЛНА), которые к моменту осознания новой задачи успели накопиться бессистемно (это различные регламенты, положения, инструкции и т.п.). Они могут иметь несоответствия законодательству, противоречащие друг другу положения, устаревшие структурные данные и создать риски неуправляемости или бездействия в самых экстренных ситуациях;
  • предложить механизм построения новой системы регламентирующих документов организации и
  • при ее создании отслеживать соблюдение установленного механизма, дисциплинируя «творцов на местах».

Наша компания, развиваясь, тоже проходила этапы становления. Вышеуказанные «проблемы роста» были своевременно выявлены и идентифицированы. Была создана система документов, регламентирующих бизнес-процессы организации (в т.ч. сферы ДОУ), которая:

  • отвечала бы современным требованиям работы с документами с использованием информационных технологий;
  • соответствовала действующим государственным стандартам по направлениям деятельности;
  • имела возможность постоянной актуализализации.

А разработанный и реализованный план мероприятий в свою очередь помог решить и сопутствующие задачи:

  • выявление «слабых звеньев» в управлении и повышение управляемости организации;
  • сокращение издержек;
  • снижение рисков, в т.ч. за счет приведения бизнес-процессов в соответствие с действующим законодательством.

Что выявило обследование?

В течение года при непосредственном участии руководства компании были проведены анализ и корректировка правилоустанавливающих документов по всем бизнес-процессам. Здесь нужно отметить, что данное мероприятие могло быть реализовано быстрее, но выявленные в этот период сложности не позволили провести его оперативнее. При первичной аналитике было установлено следующее:

  • некоторая часть документов, в частности, до 2009 года направлялась пользователям для ознакомления по электронной почте или на бумажном носителе – нет подтверждения ознакомления с ними;
  • некоторая часть «документов» вообще не имела признаков, подтверждающих их утверждение / подписание и регистрацию. Тогда отсутствовала централизованная регистрация документов.

Тот массив регламентирующих документов, который на момент обследования «жил» в СЭД, было легче обнаружить и проанализировать. Розыск и анализ остальных документов был более трудоемким.

Руководству были представлены первые результаты. Степень и качество...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.