Вклад службы ДОУ в оптимизацию системы регламентирующих документов: опыт нефтедобывающей компании

Кому это нужно?

Компания, в которой я работаю, занимает лидирующее положение на рынке услуг, связанных с бурением и эксплуатацией нефтяных скважин. Создание эффективной системы документационного сопровождения деятельности компании является одним из ключевых факторов конкурентного преимущества для любой организации.

Во-первых, документы – это ценный ресурс компании, они являются доказательством ее интересов во многих областях деятельности, в отношениях с третьими лицами, в т.ч. в суде. Однако не редки случаи, когда организации оказываются не готовыми собрать и представить необходимые документы для защиты своих интересов, а внутри у себя разобраться, где и у кого они должны были сохраниться. Это происходит, когда нет специального подразделения (службы документационного обеспечения, Управления делами, архивного подразделения), которое могло бы установить правила и требования к работе с документами, системный подход к формированию документопотоков и сохранению документального фонда (далее будем именовать его службой ДОУ). И чем крупнее становится организация, тем острее встает данный вопрос.

Во-вторых, когда организация выходит на определенный уровень развития бизнеса, покрывает широкую географию присутствия, руководству необходимо уделить внимание управляемости бизнеса, которая отчасти достигается при помощи регламентирующих документов по всем бизнес-процессам. Служба ДОУ реально может помочь руководству:

• разобраться в том массиве правилоустанавливающих документов – локальных нормативных актов (далее – ЛНА), которые к моменту осознания новой задачи успели накопиться бессистемно (это различные регламенты, положения, инструкции и т.п.). Они могут иметь несоответствия законодательству, противоречащие друг другу положения, устаревшие структурные данные и создать риски неуправляемости или бездействия в самых экстренных ситуациях;
• предложить механизм построения новой системы регламентирующих документов организации и
• при ее создании отслеживать соблюдение установленного механизма, дисциплинируя «творцов на местах».

Наша компания, развиваясь, тоже проходила этапы становления. Вышеуказанные «проблемы роста» были своевременно выявлены и идентифицированы. Была создана система документов, регламентирующих бизнес-процессы организации (в т.ч. сферы ДОУ), которая:

• отвечала бы современным требованиям работы с документами с использованием информационных технологий;
• соответствовала действующим государственным стандартам по направлениям деятельности;
• имела возможность постоянной актуализализации.

А разработанный и реализованный план мероприятий в свою очередь помог решить и сопутствующие задачи:

• выявление «слабых звеньев» в управлении и повышение управляемости организации;
• сокращение издержек;
• снижение рисков, в т.ч. за счет приведения бизнес-процессов в соответствие с действующим законодательством.

Что выявило обследование?

В течение года при непосредственном участии руководства компании были проведены анализ и корректировка правилоустанавливающих документов по всем бизнес-процессам. Здесь нужно отметить, что данное мероприятие могло быть реализовано быстрее, но выявленные в этот период сложности не позволили провести его оперативнее. При первичной аналитике было установлено следующее:

• некоторая часть документов, в частности, до 2009 года направлялась пользователям для ознакомления по электронной почте или на бумажном носителе – нет подтверждения ознакомления с ними;
• некоторая часть «документов» вообще не имела признаков, подтверждающих их утверждение / подписание и регистрацию. Тогда отсутствовала централизованная регистрация документов.

Тот массив регламентирующих документов, который на момент обследования «жил» в СЭД, было легче обнаружить и проанализировать. Розыск и анализ остальных документов был более трудоемким.

Руководству были представлены первые результаты. Степень и качество...