Автор делится опытом создания работающей системы регламентирующих документов по всем бизнес-процессам компании (регламентация сферы ДОУ стала следствием выполнения этой глобальной задачи). Какие проблемы может выявить обследование и как их лечить? Как распределить роли и ответственность, кого задействовать? Как стоит ограничить нормотворчество исполнителей? Какой инструментарий СЭД и MS Word можно взять на вооружение?
Кому это нужно?
Компания, в которой я работаю, занимает лидирующее положение на рынке услуг, связанных с бурением и эксплуатацией нефтяных скважин. Создание эффективной системы документационного сопровождения деятельности компании является одним из ключевых факторов конкурентного преимущества для любой организации.
Во-первых, документы – это ценный ресурс компании, они являются доказательством ее интересов во многих областях деятельности, в отношениях с третьими лицами, в т.ч. в суде. Однако не редки случаи, когда организации оказываются не готовыми собрать и представить необходимые документы для защиты своих интересов, а внутри у себя разобраться, где и у кого они должны были сохраниться. Это происходит, когда нет специального подразделения (службы документационного обеспечения, Управления делами, архивного подразделения), которое могло бы установить правила и требования к работе с документами, системный подход к формированию документопотоков и сохранению документального фонда (далее будем именовать его службой ДОУ). И чем крупнее становится организация, тем острее встает данный вопрос.
Во-вторых, когда организация выходит на определенный уровень развития бизнеса, покрывает широкую географию присутствия, руководству необходимо уделить внимание управляемости бизнеса, которая отчасти достигается при помощи регламентирующих документов по всем бизнес-процессам. Служба ДОУ реально может помочь руководству:
- разобраться в том массиве правилоустанавливающих документов – локальных нормативных актов (далее – ЛНА), которые к моменту осознания новой задачи успели накопиться бессистемно (это различные регламенты, положения, инструкции и т.п.). Они могут иметь несоответствия законодательству, противоречащие друг другу положения, устаревшие структурные данные и создать риски неуправляемости или бездействия в самых экстренных ситуациях;
- предложить механизм построения новой системы регламентирующих документов организации и
- при ее создании отслеживать соблюдение установленного механизма, дисциплинируя «творцов на местах».
Наша компания, развиваясь, тоже проходила этапы становления. Вышеуказанные «проблемы роста» были своевременно выявлены и идентифицированы. Была создана система документов, регламентирующих бизнес-процессы организации (в т.ч. сферы ДОУ), которая:
- отвечала бы современным требованиям работы с документами с использованием информационных технологий;
- соответствовала действующим государственным стандартам по направлениям деятельности;
- имела возможность постоянной актуализализации.
А разработанный и реализованный план мероприятий в свою очередь помог решить и сопутствующие задачи:
- выявление «слабых звеньев» в управлении и повышение управляемости организации;
- сокращение издержек;
- снижение рисков, в т.ч. за счет приведения бизнес-процессов в соответствие с действующим законодательством.
Что выявило обследование?
В течение года при непосредственном участии руководства компании были проведены анализ и корректировка правилоустанавливающих документов по всем бизнес-процессам. Здесь нужно отметить, что данное мероприятие могло быть реализовано быстрее, но выявленные в этот период сложности не позволили провести его оперативнее. При первичной аналитике было установлено следующее:
- некоторая часть документов, в частности, до 2009 года направлялась пользователям для ознакомления по электронной почте или на бумажном носителе – нет подтверждения ознакомления с ними;
- некоторая часть «документов» вообще не имела признаков, подтверждающих их утверждение / подписание и регистрацию. Тогда отсутствовала централизованная регистрация документов.
Тот массив регламентирующих документов, который на момент обследования «жил» в СЭД, было легче обнаружить и проанализировать. Розыск и анализ остальных документов был более трудоемким.
Руководству были представлены первые результаты. Степень и качество...
