Организация работы с утвержденными документами

Как уже было отмечено в статье, опубликованной в предыдущем номере журнала, утверждаться могут разные документы: это могут быть различные информационно-справочные документы, например формы документов, графики работ, списки работников и др. При утверждении их распорядительными документами (приказами, распоряжениями) они самостоятельного значения не имеют, а являются неотъемлемой частью того распорядительного документа, которым они утверждены. Соответственно, и на хранение в дело они помещаются как одно целое, т.е. вместе с распорядительным документом.

Другая ситуация, если распорядительным документом утвержден локальный нормативный акт (ЛНА): правила, инструкция, регламент, стандарт организации или иной. И хотя ЛНА, если они утверждены распорядительным документом, также являются неотъемлемой частью документа, тем не менее с точки зрения содержания ЛНА имеют самостоятельное значение. Именно по этой причине при организации работы с ними возникает немало проблем. К тому же документы могут утверждаться подписью в грифе утверждения без издания распорядительного документа. Рассмотрим сложные случаи организации работы с утвержденными документами, если они являются ЛНА.

Учет (регистрация) ЛНА

Понятия учета и регистрации применительно к документам хотя и близки, но имеют отличия. Можно сказать, что учет – понятие общего характера, означающее запись (фиксацию) сведений о документе или о конкретных действиях, совершаемых с документом (создание, прием, отправка и др.), в учетную форму. Регистрация – это конкретная форма учета, сопровождающаяся не только записью сведений о документе или действиях с ним в какую-то учетную форму, но и присвоение самому документу идентификатора, которым чаще всего является регистрационно-учетный (регистрационный) номер (индекс) и/или штрих-код (QR-код). В делопроизводстве регистрация решает более широкий круг задач: кроме фиксации информации о документе или действиях с документом она обеспечивает поиск документов, поскольку регистрационный номер является уникальным идентификатором, особенно если он имеет сложную структуру, в которой зашифрованы не только порядковый учетный номер документа, но и принадлежность документа к определенной системе документации, подразделению, времени и др. сведения.

Любая организация хотела бы применять такую же прозрачную систему при регистрации ЛНА, однако с этим нередко возникают проблемы. Дело в том, что ЛНА, утвержденные распорядительными документами и являющиеся их приложениями, отдельно не регистрируются, т.к. их обычно идентифицируют по номеру и дате утвердившего приказа (распоряжения). Если же ЛНА утверждается непосредственно подписью руководителя или иного уполномоченного должностного лица в грифе утверждения, ведется их отдельная регистрация по системе, применяемой в организации.

Получается, что в системе регистрации:

• часть ЛНА «привязана» к распорядительным документам,
• а часть имеет самостоятельные регистрационные номера.

Если в организации относительно небольшое количество ЛНА, такая система не создает особых проблем, а если объем ЛНА большой (сотни и даже тысячи документов) – необходима единая система регистрации и учета ЛНА, которая не создает дополнительных проблем при контроле нормативной базы и ее мониторинге. Какой может быть эта система? Можно предложить 2 варианта регистрации ЛНА.

Вариант 1

Вводим единую систему регистрации ЛНА, независимо от способа утверждения (распорядительным документом или подписью в грифе). Предположим, что мы присваиваем ЛНА простые порядковые номера, не используя никаких классификаторов и не добавляя к учетному номеру дополнительных идентификаторов.