Какие документы нуждаются в утверждении. Способы утверждения и варианты их оформления.
Изменения, которые ввел ГОСТ Р 7.0.97-2025: для одновременного оформления грифа утверждения и отметки о приложении либо нескольких грифов утверждения, для даты, а также в каком виде доводить утвержденный документ до сведения пользователей.
Утверждение документов – один из способов придания им юридической силы (наряду с подписанием). С точки зрения юридической силы принципиальной разницы между утвержденным документом (например, правилами, положением или регламентом) и подписанным (например, приказом или распоряжением) нет. И утвержденный документ, и подписанный являются официальными документами, имеющими юридическую силу.
Процедура утверждения документа регламентирована нормативными документами по делопроизводству 1, а оформление реквизита «Гриф утверждения» – в ГОСТ Р 7.0.97-2025 2. Тем не менее на практике способы утверждения документов, оформления грифа утверждения, а также внесения изменений в ранее утвержденные документы, как и способы поддержания утвержденных документов в актуальном состоянии, вызывают множество вопросов. ГОСТ Р 7.0.97-2025, введя ряд новых положений в оформление утверждаемых документов, лишь усугубил ситуацию. Не меньше вопросов вызывает и организация работы с утвержденными документами, особенно если они являются документами длительного (неопределенного срока) действия, поскольку в эти документы чаще вносятся изменения для их актуализации.
Документы, требующие утверждения
Какие документы требуют утверждения? Исчерпывающий ответ дать достаточно сложно. Можно лишь сориентировать, что утверждения требуют документы:
- в отношении которых действующими нормативными правовыми актами прямо предусмотрено их утверждение (например, в силу п. 12 ст. 167 НК РФ принятая организацией учетная политика для целей налогообложения утверждается приказом руководителя организации);
-
устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение 3 (например, локальные нормативные акты: правила, положения, инструкции, регламенты, порядки и др.);
-
содержащие сводную итоговую информацию за определенный период времени (например, отчеты годовые и большей периодичности);
-
содержащие плановую информацию на определенный период времени (например, годовые и большей периодичности планы, программы);
-
другие документы, отнесенные в организации к утверждаемым.
В Примерной инструкции в Приложении № 10 приведен примерный перечень утверждаемых документов. Конкретный перечень документов, утверждаемых в организации с учетом специфики ее деятельности, устанавливается Инструкцией по делопроизводству организации.
Фрагмент документа
Приложение № 10 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Инструкции, должностные инструкции.
4. Классификаторы информации, документов.
5. Методические рекомендации, методические указания и методики.
6. Номенклатура дел организации.
7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
10. Политики.
11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).
15. Стандарты организации.
16. Уставы.
17. Унифицированные формы документов.
18. Штатное расписание.
Способы утверждения документов
Существует несколько способов утверждения документов, различающихся статусом органа, принимающего решение, и способом принятия решения об утверждении (см. Схему 1).
Схема 1. Способы утверждения документов
* Государственными органами, принимающими решение коллегиально, являются, к примеру, правительства (Правительство Российской Федерации, правительства субъектов Российской Федерации). В организациях такими органами являются, например, в акционерных обществах общие собрания акционеров, советы директоров (наблюдательные советы).
** Государственными органами (Правительством Российской Федерации, правительствами субъектов Российской Федерации) решения об утверждении оформляются распорядительными документами – постановлением или распоряжением. Решения об утверждении, принимаемые высшим органом акционерного общества – общим собранием акционеров или советом директоров (наблюдательным советом), фиксируются только в протоколах заседаний этих органов управления, без издания распорядительного документа.
В п. 3.9 Примерной инструкции применительно к локальным нормативным актам (ЛНА) установлено общее правило, что они утверждаются приказом руководителя, если:
- одновременно с утверждением документа необходимо принять меры...
