Вопрос
Уточните, пожалуйста, место расположения оттиска печати на грифе утверждения документа должностным лицом. Действующий и прежние ГОСТ на оформление ОРД этого правила не содержали, потому что не требовали заверять гриф утверждения печатью. Но на практике подпись должностного лица в грифе утверждения часто удостоверяют печатью. Согласно новым правилам печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи подписанта. Таким образом, личный росчерк должностного лица виден и не затрагивается печатью даже частично. Насчет того, что оттиск печати может частично затрагивать название должности или расшифровку подписи, ничего не сказано. И если частично «задеть» оттиском печати наименование должности и расшифровку подписи можно, то как быть с датой утверждения, которая будет почти полностью перекрываться оттиском печати? Покажите, пожалуйста, пример правильной постановки оттиска на грифе утверждения.
Отвечает

Обратите внимание, что в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству организации желательно оформить перечень документов, подлежащих удостоверению печатью организации, если организация не отказалась от ее использования. В качестве примера можно использовать приложение № 10 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Если документы подлежат утверждению грифом, то очевидно, что их желательно оформлять с угловым расположением реквизитов, чтобы в правом углу верхней части листа бумаги оставалось достаточно места для грифа и оттиска печати (Пример 2).

В ранее действовавших правилах проставления оттиска печати отражался юридический смысл такого удостоверения документа: если оттиск печати захватывает часть наименования должности и часть собственноручной подписи должностного лица, то таким образом подтверждается факт, что лицо, которое подписало документ, действительно занимает эту должность в организации, наименование которой вырезано по окружности печати.

Действующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.24) предусматривает, что печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). Отметка, визуализирующая электронную подпись (п. 5.23), которой заменяется собственноручная подпись и оттиск печати на электронных документах, должна располагаться на том же месте, что предусмотрено для размещения собственноручной подписи (и оттиска печати).

Конкретный образец проставления оттиска печати приведен в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 4.24) – см. Пример 1. Аналогично, т.е. ниже подписи и даты, на свободной площади рядом с грифом можно проставлять оттиск печати – см. Пример 2.

Сотрудник службы делопроизводства, который удостоверяет подписанные документы оттиском печати, должен стараться соблюдать правила его размещения. Но, заметьте, если печать все-таки затронет атрибуты грифа, это не лишит документ юридической силы.

Пример 1. Образец проставления оттиска печати в п. 4.24 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016
Пример 2. Проставление оттиска печати на грифе утверждения
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Где взять форму журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов

Подскажите, пожалуйста, где взять образец журнала учета актов о выделении к уничтожению дел и документов?

Обязательно ли указывать ОГРН, ИНН на бланках госорганов?

Обязательно ли указывать данные ОГРН, ИНН на бланках? Интересуют бланки госорганов. Где найти подтверждение обязательности либо не обязательности?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!