Печати – как использовать грамотно

Расположение оттиска печати по отношению к подписи в действующих нормативных правовых актах не установлено (есть только рекомендации ГОСТ). Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.». Если на документе такой отметки нет, то рекомендуется оттиск печати проставлять так, чтобы:

• она задевала часть наименования должности,
• но при этом должна быть полностью четко видна личная подпись должностного лица (которую мы удостоверяем), а также вся информация на самом оттиске печати.

Обычно для защиты печатей от подделок идут в 2 направлениях:

• технические методы обеспечивают максимальную сложность дублирования печати по оттиску: скрытое изображение, контрольные метки, сложные товарные знаки;
• юридические методы – среди них регистрация печати в Реестре печатей, она обеспечивает идентификацию оттиска печати, определение времени ее изготовления, изготовителя, сохранение в базе данных и архиве Реестра печатей. По запросу следственных органов, арбитражного суда и т.д. производится выемка архива Реестра печатей для экспертизы.

Регистрация печати в Реестре печатей, как и другие методы защиты печатей, является добровольной и используется компаниями, желающими обезопасить себя при использовании печати в хозяйственной деятельности. Реестр печатей содержит данные о печатях организаций не только Москвы и области, но также и других регионов.

До 2012 года регистрацию печатей осуществляло ГУП «Московский реестр». Функция по регистрации печатей являлась негосударственной услугой, но осуществлялась государственной коммерческой организацией на возмездной основе. В связи с административной реформой ГУП «Московский реестр» было ликвидировано.

С целью исполнения обязательств перед клиентами и партнерами, зарегистрировавшими печати в Реестре ранее, а также для его дальнейшего ведения ООО «Мосреестр» обеспечило правопреемственность в ведении базы данных Реестра печатей, содержащей сведения о печатях организаций с 1999 г.

Сейчас перечень документов для регистрации печати следующий:

• заявление на регистрацию печати в 2 экз. (по одному клиенту и в архив Реестра печатей);
• проверяются полномочия организации и полномочия руководителя. Поэтому нужны:
  • ОГРН и ИНН из любого документа, например сгодится выписка из ЕГРЮЛ;
  • устав (налоговая с июля 2013 г. наименование организации оформляет заглавными буквами, но на печати оно должно соответствовать уставу, поэтому нужен скан хотя бы титула и общих положений устава);
  • полномочия руководителя сейчас можно проверить на сайте налоговой. Если подписант – не основной руководитель, то потребуется подтверждение его полномочий.

Уничтожение печати – такая же важная процедура, как и изготовление. Уничтожить печать можно и самостоятельно. Но порядок уничтожения реестровой печати в ООО «Мосреестр» обеспечивает дополнительную защиту от возможного мошенничества и преступлений:

• мы проверяем учредительные документы организации и полномочия лица, обратившегося за уничтожением печати, выясняем полный список печатей организации, изготовленных как в компании «Мосреестр», так и у других изготовителей-партнеров;
• производим экспертизу (сверку) оттиска печати, подлежащей уничтожению, с первым оттиском в декларации для подтверждения идентичности. Указанная процедура позволяет обезопасить руководство организации от уничтожения копий печатей и продолжения незаконного использования оригинала печати в дальнейшем;
• мы производим физическое уничтожение печати без возможности восстановления ее печатающих свойств в присутствии уполномоченного представителя организации;
• оформляем акт об уничтожении, содержащий оттиск уничтоженной печати, место, время и лиц, участвующих в уничтожении печати;
• формируем учетную запись в АИС «Реестр печатей», подтверждающую недействительность уничтоженной печати с даты ее уничтожения.