Порядок применения печатей и штампов, а также их учет в госорганизациях установлены в п. 10.6–10.14 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Так, в п. 10.6 этой Примерной инструкции сказано, что порядок использования печатей и штампов устанавливается локальным нормативных актом (ЛНА) организации. При этом не говорится, каким конкретно. Это может быть Инструкция по делопроизводству или отдельный ЛНА, который устанавливает порядок учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов организации.
Аналогичный подход мы видим в новых Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025:
Положения о том, какие документы заверяются печатью, имеются в методических документах. В утвержденном Росархивом в 2020 году он короче, чем в более свежем, одобренном им и опубликованном на его сайте (без процедуры утверждения) в апреле этого года.
Приложение 5 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)
Примерный перечень документов, заверяемых печатью
Приложение 4 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (опубликованы на сайте Росархива 17.04.2026)
Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации
Однако в России уже давно взят курс на отмену печатей, причин две:
Собственноручная (или электронная) подпись – самый надежный способ защиты документа от подделки (например, в Западной Европе печати в делопроизводстве не используются уже несколько десятилетий).
В России еще в 2015 году законодательно закрепили новшество 1: хозяйственные общества (АО и ООО) имеют право (но уже не обязаны) иметь печать. Данный момент должен быть урегулирован в уставе организации. Поэтому в нормативных правовых актах, когда говорится о необходимости проставления печати, часто можно встретить фразу «при наличии печати». То есть если в организации ее нет, то и проставлять ее она не обязана.
В законодательство внесено множество изменений, отменяющих обязательность печати на конкретных документах. Смену тенденций можно проиллюстрировать хотя бы тем, что на доверенностях и многих договорах печать больше не нужна. Ее проставляют скорее по привычке и «для большей убедительности».
Пример 1. На доверенности печать не требуется
В п. 4 ст. 185.1 «Удостоверение доверенности» Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) сказано, что «Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами». Это положение не касается доверенностей, требующих нотариального заверения. В первоначальной редакции ГК РФ доверенности положено было дополнительно заверять печатями.
Пример 2. На гражданско-правовых договорах печать не требуется
Аналогичные изменения были внесены в статью 434 ГК РФ, устанавливающую требования к форме гражданско-правовых договоров. В действующей редакции данной статьи (п. 2) говорится: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса». В первоначальной редакции данной статьи предусматривалась возможность заверения гражданско-правовых договоров печатью.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие документы нуждаются в утверждении. Способы утверждения и варианты их оформления. Изменения, которые ввел ГОСТ Р 7.0.97-2025: для одновременного оформления грифа утверждения и отметки о приложении либо нескольких грифов утверждения, для даты, а также в каком виде доводить утвержденный документ до сведения пользователей.
На каких документах и как ставить оттиск печати (что захватывать, а что нет). Какие виды печатей существуют, и что скрывается за понятиями гербовая печать, реестровая печать, основная печать, круглая печать, дополнительная, специального назначения. Какие организации какие виды печатей имеют право использовать. Может ли быть несколько основных печатей. Как изготовить максимально защищенную печать. Как документально легализовать ее. Как навести порядок в использовании разных видов печатей в организации (основной, «для договоров», «для таможенных документов» и т.д.). Показали примеры оформления приказов о вводе печати в оборот и выводе из него, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст) (ред. от 04.03.2004) устанавливает требования к печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Подскажите, пожалуйста, распространяется данный ГОСТ на печати с гербом субъекта Российской Федерации, а также на органы местного самоуправления? Очень хотелось бы подробный разбор вышеуказанного ГОСТа, что за чем идет, с примерами на самой печати. И должен ли в обязательном порядке быть сертификат у организации, которая изготавливает печати с изображением герба субъекта РФ, органа местного самоуправления?
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
Какие документы нуждаются в утверждении. Способы утверждения и варианты их оформления. Изменения, которые ввел ГОСТ Р 7.0.97-2025: для одновременного оформления грифа утверждения и отметки о приложении либо нескольких грифов утверждения, для даты, а также в каком виде доводить утвержденный документ до сведения пользователей.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
