Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)

В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.
Окончание статьи. Начало в № 04 / 2021
Окончание статьи. Начало в № 04 / 2021

Зачем нужен отдельный ЛНА об использовании факсимиле в организации

Возвращаясь к ст. 160 ГК РФ, напомним, что она определяет порядок использования факсимиле при совершении сделок, т.е. во внешнем контуре организации. А вот какие документы должны регламентировать использование факсимиле внутри компании, она не уточняет.

В практике работы с факсимиле такой вопрос задают достаточно часто. Оно и понятно почему. Ведь есть много законодательных актов, регламентирующих необходимость принятия тех или иных документов по определенным направлениям деятельности. Так, Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» содержит не только требование о необходимости наличия в организации Положения о закупке, но и четко определяет требования к содержанию этого документа.

Итак, нормативных требований о наличии в организации ЛНА об использовании факсимиле нет. Но поскольку использование факсимиле подразумевает различные риски, то, чтобы упорядочить этот процесс, ЛНА просто необходим! Эту точку зрения подтверждает и судебная практика.

Судебная практика. Решение Арбитражного суда г. Москвы от 12.05.2015 по делу № А40-75711/2014, оставленное без изменения постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.08.2015 № 09АП-30495/2015

Бывший гендиректор и участник ООО «ИТР-ПРОЕКТ» (далее – Истица) лишилась своей должности и доли в ООО. Оспаривая это в суде, она заявила о фальсификации ряда документов на том основании, что на них отсутствует ее собственноручная подпись – изображение ее подписи проставлено с помощью клише факсимиле неизвестными ей лицами без ее ведома.

В ходе рассмотрения дела Истица не отрицала, что имела факсимиле с изображением своей подписи и использовала его в ходе деятельности в ООО «ИТР-ПРОЕКТ». При этом Истица не могла точно назвать дату своего устного распоряжения об изготовлении этого клише. Оно использовалось в ООО исключительно на документах, не связанных с финансовой деятельностью (исходящая корреспонденция, для заверения копий документов).

Данное клише находилось в Обществе, где оно было на момент обращения в суд, Истица поведать не смогла. Она не пояснила также, где конкретно в Обществе хранилось клише факсимиле, его наличие не отражено в каком-либо локальном акте Общества, в котором должен быть указан:

  • перечень документов, на которых можно проставлять оттиск;
  • перечень лиц, в обязанности которых будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

Истица также не уточнила, какой период она использовала клише факсимиле и при каких обстоятельствах оно исчезло.

Суд рассудил так: Истица, изготовив точное воспроизведение графического оригинала своей личной подписи печатным способом, не обеспечив сохранность этого клише, не установив регламент его использования, взяла на себя все риски наступления неблагоприятных последствий из-за неконтролируемого использования факсимиле.

Для тех, кто еще сомневался в необходимости разработки локального нормативного акта (ЛНА), регламентирующего порядок использования факсимиле, материалы приведенного судебного дела должны стать призывом к незамедлительным действиям по подготовке такого документа!

Если театр начинается с вешалки, то порядок работы с факсимиле – с Инструкции по делопроизводству. Между прочим, в Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной Росархивом, факсимиле упоминается:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Такое положение можно рекомендовать включать в Инструкцию по делопроизводству каждой организации, а не только государственной. Как видим, наличие такого пункта оставляет руки развязанными в отношении принятия решения об использовании факсимиле в дальнейшем (т.е. хотим используем, хотим нет), но в случае принятия положительного решения надо будет разработать ЛНА, и вот это требование носит уже императивный характер (т.е. если решили использовать факсимиле, то обязательно регламентируйте порядок работы с ним). Это логично.

Правда, некоторые организации намеренно вводят запрет на использование факсимиле своими сотрудниками. Например, ФНС России запрещает использовать факсимиле должностным лицам территориальных налоговых органов (см. письмо от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@).

Штамп-факсимиле некоторые руководители изготавливают себе, чтобы ускорить подписание кипы не сильно значимых бумаг, т.е. сами им и пользуются. В этом случае руководитель не тратит много времени на такие документы, обычно даже не вчитываясь в них. Важные бумаги он и изучает долго, и сил на их подписание вручную потом уже не...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

О странных способах подписания электронного документа

Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?

Сколько подлинников письма подписывать?

Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?

Как расположить Ф.И.О. в подписи?

Как выравниваются расшифровки подписантов документа: по краю поля или по первым буквам инициалов?

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.