Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 2)

В этом номере журнала сосредоточимся на порядке использования факсимиле работниками организации: какой алгоритм работы лучше заложить в ЛНА, как потом документировать его выполнение (ввести факсимиле в оборот; определить, кто и на каких документах при каких условиях может его проставлять; как изъять факсимиле у пользователя и уничтожить). Показали образцы оформления приказов об изготовлении факсимиле, введении его в действие, об уничтожении факсимиле; акта о временной передаче штампа-факсимиле от одного пользователя другому; акта об уничтожении факсимиле в присутствии комиссии и лица, чью подпись оно проставляло; журнала учета печатей, штампов, факсимиле и реестра образцов оттисков штампов-факсимиле. Полный комплект документов поможет вам все грамотно организовать.
Продолжение статьи. Начало в № 04 / 2021, окончание в № 06 / 2021
Продолжение статьи. Начало в № 04 / 2021, окончание в № 06 / 2021

Зачем нужен отдельный ЛНА об использовании факсимиле в организации

Возвращаясь к ст. 160 ГК РФ, напомним, что она определяет порядок использования факсимиле при совершении сделок, т.е. во внешнем контуре организации. А вот какие документы должны регламентировать использование факсимиле внутри компании, она не уточняет.

В практике работы с факсимиле такой вопрос задают достаточно часто. Оно и понятно почему. Ведь есть много законодательных актов, регламентирующих необходимость принятия тех или иных документов по определенным направлениям деятельности. Так, Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» содержит не только требование о необходимости наличия в организации Положения о закупке, но и четко определяет требования к содержанию этого документа.

Итак, нормативных требований о наличии в организации ЛНА об использовании факсимиле нет. Но поскольку использование факсимиле подразумевает различные риски, то, чтобы упорядочить этот процесс, ЛНА просто необходим! Эту точку зрения подтверждает и судебная практика.

Судебная практика. Решение Арбитражного суда г. Москвы от 12.05.2015 по делу № А40-75711/2014, оставленное без изменения постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.08.2015 № 09АП-30495/2015

Бывший гендиректор и участник ООО «ИТР-ПРОЕКТ» (далее – Истица) лишилась своей должности и доли в ООО. Оспаривая это в суде, она заявила о фальсификации ряда документов на том основании, что на них отсутствует ее собственноручная подпись – изображение ее подписи проставлено с помощью клише факсимиле неизвестными ей лицами без ее ведома.

В ходе рассмотрения дела Истица не отрицала, что имела факсимиле с изображением своей подписи и использовала его в ходе деятельности в ООО «ИТР-ПРОЕКТ». При этом Истица не могла точно назвать дату своего устного распоряжения об изготовлении этого клише. Оно использовалось в ООО исключительно на документах, не связанных с финансовой деятельностью (исходящая корреспонденция, для заверения копий документов).

Данное клише находилось в Обществе, где оно было на момент обращения в суд, Истица поведать не смогла. Она не пояснила также, где конкретно в Обществе хранилось клише факсимиле, его наличие не отражено в каком-либо локальном акте Общества, в котором должен быть указан:

  • перечень документов, на которых можно проставлять оттиск;
  • перечень лиц, в обязанности которых будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

Истица также не уточнила, какой период она использовала клише факсимиле и при каких обстоятельствах оно исчезло.

Суд рассудил так: Истица, изготовив точное воспроизведение графического оригинала своей личной подписи печатным способом, не обеспечив сохранность этого клише, не установив регламент его использования, взяла на себя все риски наступления неблагоприятных последствий из-за неконтролируемого использования факсимиле.

Для тех, кто еще сомневался в необходимости разработки локального нормативного акта (ЛНА), регламентирующего порядок использования факсимиле, материалы приведенного судебного дела должны стать призывом к незамедлительным действиям по подготовке такого документа!

Если театр начинается с вешалки, то порядок работы с факсимиле – с Инструкции по делопроизводству. Между прочим, в Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной Росархивом, факсимиле упоминается:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Такое положение можно рекомендовать включать в Инструкцию по делопроизводству каждой организации, а не только государственной. Как видим, наличие такого пункта оставляет руки развязанными в отношении принятия решения об использовании факсимиле в дальнейшем (т.е. хотим используем, хотим нет), но в случае принятия положительного решения надо будет разработать ЛНА, и вот это требование носит уже императивный характер (т.е. если решили использовать факсимиле, то обязательно регламентируйте порядок работы с ним). Это логично.

Правда, некоторые организации намеренно вводят запрет на использование факсимиле своими сотрудниками. Например, ФНС России запрещает использовать факсимиле должностным лицам территориальных налоговых органов (см. письмо от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@).

Штамп-факсимиле некоторые руководители изготавливают себе, чтобы ускорить подписание кипы не сильно значимых бумаг, т.е. сами им и пользуются. В этом случае руководитель не тратит много времени на такие документы, обычно даже не вчитываясь в них. Важные бумаги он и изучает долго, и сил на их подписание вручную потом уже не...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировозрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировозрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.