Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?
Отвечает

И протокол, и акт составляются на основе коллегиальности, но принадлежат к разным подсистемам документации внутри организационно-распорядительных документов. Протокол относится к распорядительной документации, а акт является справочно-информационным документом.

Данные документы имеют разные типовые формуляры и отличные друг от друга правила составления и оформления. Действующий для них порядок оформления и подписания установлен:

  • в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»,
  • Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).

Фрагмент документа

Пункт 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Поэтому при оформлении протоколов выше всех располагается подпись председателя (или председательствующего на заседании), а второй – подпись секретаря заседания (или секретаря коллегиального органа) – см. Пример 1. А в актах подпись председателя комиссии располагается выше подписей ее членов, которые располагаются по алфавиту фамилий без указания должности – Пример 2.

Пример 1. Подписи в протоколе

Пример 2. Подписи в акте комиссии

Точно такие же правила оформления подписей закреплены в п. 4.22 Методических рекомендаций, они упоминаются в п. 5.7 и 5.9, показываются в примерах оформления протокола (приложение № 7) и акта (приложение № 8).

В Примерной инструкции мы видим следующее:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) – цитируем документ без редакторских правок в первозданном виде

3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами…

3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.

3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту…

Мнение эксперта

В перечисленных выше нормативно-методических документах нет ответа на вопрос о порядке подписания протокола и акта, здесь везде речь идет о месте расположения подписей. Но ответ все-таки есть, он выработан практикой, логикой работы. И вы можете зафиксировать его в своих локальных нормативных актах (ЛНА), чтобы правильно организовать работу сотрудников вашей организации. Это можно сделать в Инструкции по делопроизводству, в Регламенте оформления определенного вида документа или Регламенте деятельности комиссии / подразделения.

Итак, в каком порядке надо подписывать:

  • акты:
    • сначала это делают все участники комиссии. При этом они проверяют правильность отражения в акте фактов (это немного напоминает процесс согласования документа перед его подписанием);
    • потом подписывает председатель – появление его подписи ставит окончательную точку в процессе придания документу юридической силы;
  • протоколы:
    • сначала это делает секретарь, как составитель документа. Его подпись «сигнализирует» председателю, что данный человек принял на себя ответственность за правильность отражения хода обсуждений и принятых решений;
    • потом расписывается председатель и проект переходит в статус действующего документа.

Если же у вас все 3 «действующих лица», то обычно:

  • первым подписывает составитель документа;
  • далее участники собрания / заседания / комиссии (если их подписи должны быть на нем, что может быть отражено в ЛНА);
  • последним это делает председатель.

Данный порядок логичен! И тогда получается (см. Пример 3), что оформление подписей идет «снизу вверх» – от нижестоящих к вышестоящим.

Последовательность проставления собственноручных подписей зависит от коллегиального принципа управления и коллегиальности в принятии решений.

В рамках корпоративного управления некоторые организации в Регламенты работы совета директоров, правления и комитетов включают пункты о том, что протоколы заседаний в обязательном порядке подписываются всеми членами соответствующего коллегиального органа, присутствовавшими на заседании. В этом случае в Регламенте закрепляется и образец оформления подписей в порядке алфавита фамилий всех членов коллегиального органа.

Пример 3. Образец оформления подписей на протоколе в Регламенте работы Правления (коллегиального исполнительного органа)

Оговорим еще одну особенность: в актах приема-передачи дел, инвентаризации, проверок и т.п. принимающий дела, проверяющие включаются в состав комиссии, а проверяемые и передающие дела лица оформляются как присутствующие при установлении фактов и составлении акта. В конце акта их подпись указывается с наименованием должности:

Пример 4. Подписи в акте проверки отдела комплектации

Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения

Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации. Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).

Сколько подлинников письма подписывать?

Скажите, пожалуйста, а сколько подлинников исходящих писем подписывать? Знаю, что кто-то практикует подписание двух экземпляров, при этом один из них визовый, а второй – для отправки адресату. Понятно, что при наличии СЭД этот вопрос может отпасть, т.к. визы собираются в электронном виде, но при бумажном документообороте и визы надо собрать, и адресату бумажное письмо отправить, и у себя оставить письмо с визами. Можно, конечно, в Инструкции написать, что: — если оригинал адресату отправляется в бумажном виде, то печатаются и подписываются 2 экземпляра, на одном из которых собираются визы; — а если в электронном виде отправляется письмо, то этого не нужно. Но не слишком ли это запутанно? Поэтому, как лучше делать – сколько подлинников исходящих писем подписывать, чтобы: — визы были сохранены, и известно, кто подписал, — знали текст письма – что мы написали адресату и — с учетом частично электронной и частично бумажной переписки в организации?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.