Top.Mail.Ru

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?
Отвечает

И протокол, и акт составляются на основе коллегиальности, но принадлежат к разным подсистемам документации внутри организационно-распорядительных документов. Протокол относится к распорядительной документации, а акт является справочно-информационным документом.

Данные документы имеют разные типовые формуляры и отличные друг от друга правила составления и оформления. Действующий для них порядок оформления и подписания установлен:

  • в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»,
  • Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).

Фрагмент документа

Пункт 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Поэтому при оформлении протоколов выше всех располагается подпись председателя (или председательствующего на заседании), а второй – подпись секретаря заседания (или секретаря коллегиального органа) – см. Пример 1. А в актах подпись председателя комиссии располагается выше подписей ее членов, которые располагаются по алфавиту фамилий без указания должности – Пример 2.

Пример 1. Подписи в протоколе

Пример 2. Подписи в акте комиссии

Точно такие же правила оформления подписей закреплены в п. 4.22 Методических рекомендаций, они упоминаются в п. 5.7 и 5.9, показываются в примерах оформления протокола (приложение № 7) и акта (приложение № 8).

В Примерной инструкции мы видим следующее:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) – цитируем документ без редакторских правок в первозданном виде

3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами…

3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.

3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту…

Мнение эксперта

В перечисленных выше нормативно-методических документах нет ответа на вопрос о порядке подписания протокола и акта, здесь везде речь идет о месте расположения подписей. Но ответ все-таки есть, он выработан практикой, логикой работы. И вы можете зафиксировать его в своих локальных нормативных актах (ЛНА), чтобы правильно организовать работу сотрудников вашей организации. Это можно сделать в Инструкции по делопроизводству, в Регламенте оформления определенного вида документа или Регламенте деятельности комиссии / подразделения.

Итак, в каком порядке надо подписывать:

  • акты:
    • сначала это делают все участники комиссии. При этом они проверяют правильность отражения в акте фактов (это немного напоминает процесс согласования документа перед его подписанием);
    • потом подписывает председатель – появление его подписи ставит окончательную точку в процессе придания документу юридической силы;
  • протоколы:
    • сначала это делает секретарь, как составитель документа. Его подпись «сигнализирует» председателю, что данный человек принял на себя ответственность за правильность отражения хода обсуждений и принятых решений;
    • потом расписывается председатель и проект переходит в статус действующего документа.

Если же у вас все 3 «действующих лица», то обычно:

  • первым подписывает составитель документа;
  • далее участники собрания / заседания / комиссии (если их подписи должны быть на нем, что может быть отражено в ЛНА);
  • последним это делает председатель.

Данный порядок логичен! И тогда получается (см. Пример 3), что оформление подписей идет «снизу вверх» – от нижестоящих к вышестоящим.

Последовательность проставления собственноручных подписей зависит от коллегиального принципа управления и коллегиальности в принятии решений.

В рамках корпоративного управления некоторые организации в Регламенты работы совета директоров, правления и комитетов включают пункты о том, что протоколы заседаний в обязательном порядке подписываются всеми членами соответствующего коллегиального органа, присутствовавшими на заседании. В этом случае в Регламенте закрепляется и образец оформления подписей в порядке алфавита фамилий всех членов коллегиального органа.

Пример 3. Образец оформления подписей на протоколе в Регламенте работы Правления (коллегиального исполнительного органа)

Оговорим еще одну особенность: в актах приема-передачи дел, инвентаризации, проверок и т.п. принимающий дела, проверяющие включаются в состав комиссии, а проверяемые и передающие дела лица оформляются как присутствующие при установлении фактов и составлении акта. В конце акта их подпись указывается с наименованием должности:

Пример 4. Подписи в акте проверки отдела комплектации

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Подписание документов во время отпуска

Может ли подписание документов уполномоченным лицом во время его отпуска стать проблемой? Оказывается, да. Предупредим о возможных «виражах», чтобы вы смогли к ним подготовиться. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя.

Кто подпишет документы за работодателя

Какие задачи в кадровой сфере, в т.ч. ведение и подписание каких документов генеральный директор может делегировать другим людям? Это особенно выручает в крупной организации и при территориально распределенной структуре (филиалы, представительства). Кому именно можно поручить эту работу – быть уполномоченным представителем работодателя? Подсказываем возможные варианты и предупреждаем об ограничениях. Как документально оформить передачу полномочий? Показываем примеры формулировок локальных нормативных актов, должностной инструкции, приказов. Поясняем, нужна ли доверенность.

Когда регистрировать протокол?

Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.