Top.Mail.Ru

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?
Отвечает

И протокол, и акт составляются на основе коллегиальности, но принадлежат к разным подсистемам документации внутри организационно-распорядительных документов. Протокол относится к распорядительной документации, а акт является справочно-информационным документом.

Данные документы имеют разные типовые формуляры и отличные друг от друга правила составления и оформления. Действующий для них порядок оформления и подписания установлен:

  • в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»,
  • Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).

Фрагмент документа

Пункт 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Поэтому при оформлении протоколов выше всех располагается подпись председателя (или председательствующего на заседании), а второй – подпись секретаря заседания (или секретаря коллегиального органа) – см. Пример 1. А в актах подпись председателя комиссии располагается выше подписей ее членов, которые располагаются по алфавиту фамилий без указания должности – Пример 2.

Пример 1. Подписи в протоколе

Пример 2. Подписи в акте комиссии

Точно такие же правила оформления подписей закреплены в п. 4.22 Методических рекомендаций, они упоминаются в п. 5.7 и 5.9, показываются в примерах оформления протокола (приложение № 7) и акта (приложение № 8).

В Примерной инструкции мы видим следующее:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) – цитируем документ без редакторских правок в первозданном виде

3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами…

3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.

3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту…

Мнение эксперта

В перечисленных выше нормативно-методических документах нет ответа на вопрос о порядке подписания протокола и акта, здесь везде речь идет о месте расположения подписей. Но ответ все-таки есть, он выработан практикой, логикой работы. И вы можете зафиксировать его в своих локальных нормативных актах (ЛНА), чтобы правильно организовать работу сотрудников вашей организации. Это можно сделать в Инструкции по делопроизводству, в Регламенте оформления определенного вида документа или Регламенте деятельности комиссии / подразделения.

Итак, в каком порядке надо подписывать:

  • акты:
    • сначала это делают все участники комиссии. При этом они проверяют правильность отражения в акте фактов (это немного напоминает процесс согласования документа перед его подписанием);
    • потом подписывает председатель – появление его подписи ставит окончательную точку в процессе придания документу юридической силы;
  • протоколы:
    • сначала это делает секретарь, как составитель документа. Его подпись «сигнализирует» председателю, что данный человек принял на себя ответственность за правильность отражения хода обсуждений и принятых решений;
    • потом расписывается председатель и проект переходит в статус действующего документа.

Если же у вас все 3 «действующих лица», то обычно:

  • первым подписывает составитель документа;
  • далее участники собрания / заседания / комиссии (если их подписи должны быть на нем, что может быть отражено в ЛНА);
  • последним это делает председатель.

Данный порядок логичен! И тогда получается (см. Пример 3), что оформление подписей идет «снизу вверх» – от нижестоящих к вышестоящим.

Последовательность проставления собственноручных подписей зависит от коллегиального принципа управления и коллегиальности в принятии решений.

В рамках корпоративного управления некоторые организации в Регламенты работы совета директоров, правления и комитетов включают пункты о том, что протоколы заседаний в обязательном порядке подписываются всеми членами соответствующего коллегиального органа, присутствовавшими на заседании. В этом случае в Регламенте закрепляется и образец оформления подписей в порядке алфавита фамилий всех членов коллегиального органа.

Пример 3. Образец оформления подписей на протоколе в Регламенте работы Правления (коллегиального исполнительного органа)

Оговорим еще одну особенность: в актах приема-передачи дел, инвентаризации, проверок и т.п. принимающий дела, проверяющие включаются в состав комиссии, а проверяемые и передающие дела лица оформляются как присутствующие при установлении фактов и составлении акта. В конце акта их подпись указывается с наименованием должности:

Пример 4. Подписи в акте проверки отдела комплектации

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Об «одиноких» подписях на последней странице документа

Если при составлении акта подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле. Как правильнее? Аналогичный вопрос часто возникает и с другими документами, например с приказами и письмами.

Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют

Наш читатель столкнулся с ситуацией, когда часть протоколов комиссии отсутствует, а у некоторых протоколов дублируются номера. Объясняем, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дел при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.

Кто подпишет документы за работодателя

Какие задачи в кадровой сфере, в т.ч. ведение и подписание каких документов генеральный директор может делегировать другим людям? Это особенно выручает в крупной организации и при территориально распределенной структуре (филиалы, представительства). Кому именно можно поручить эту работу – быть уполномоченным представителем работодателя? Подсказываем возможные варианты и предупреждаем об ограничениях. Как документально оформить передачу полномочий? Показываем примеры формулировок локальных нормативных актов, должностной инструкции, приказов. Поясняем, нужна ли доверенность.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.