И протокол, и акт составляются на основе коллегиальности, но принадлежат к разным подсистемам документации внутри организационно-распорядительных документов. Протокол относится к распорядительной документации, а акт является справочно-информационным документом.
Данные документы имеют разные типовые формуляры и отличные друг от друга правила составления и оформления. Действующий для них порядок оформления и подписания установлен:
- в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»,
- Методических рекомендациях по его применению (Росархив, ВНИИДАД. М., 2018; далее – Методические рекомендации), а также
- в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция).
Фрагмент документа
Пункт 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Поэтому при оформлении протоколов выше всех располагается подпись председателя (или председательствующего на заседании), а второй – подпись секретаря заседания (или секретаря коллегиального органа) – см. Пример 1. А в актах подпись председателя комиссии располагается выше подписей ее членов, которые располагаются по алфавиту фамилий без указания должности – Пример 2.
Пример 1. Подписи в протоколе
Пример 2. Подписи в акте комиссии
Точно такие же правила оформления подписей закреплены в п. 4.22 Методических рекомендаций, они упоминаются в п. 5.7 и 5.9, показываются в примерах оформления протокола (приложение № 7) и акта (приложение № 8).
В Примерной инструкции мы видим следующее:
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) – цитируем документ без редакторских правок в первозданном виде
3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами…
3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.
3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются. Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту…
Мнение эксперта
Наталия Лобанова, главный редактор журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
В перечисленных выше нормативно-методических документах нет ответа на вопрос о порядке подписания протокола и акта, здесь везде речь идет о месте расположения подписей. Но ответ все-таки есть, он выработан практикой, логикой работы. И вы можете зафиксировать его в своих локальных нормативных актах (ЛНА), чтобы правильно организовать работу сотрудников вашей организации. Это можно сделать в Инструкции по делопроизводству, в Регламенте оформления определенного вида документа или Регламенте деятельности комиссии / подразделения.
Итак, в каком порядке надо подписывать:
-
акты:
- сначала это делают все участники комиссии. При этом они проверяют правильность отражения в акте фактов (это немного напоминает процесс согласования документа перед его подписанием);
- потом подписывает председатель – появление его подписи ставит окончательную точку в процессе придания документу юридической силы;
-
протоколы:
- сначала это делает секретарь, как составитель документа. Его подпись «сигнализирует» председателю, что данный человек принял на себя ответственность за правильность отражения хода обсуждений и принятых решений;
- потом расписывается председатель и проект переходит в статус действующего документа.
Если же у вас все 3 «действующих лица», то обычно:
- первым подписывает составитель документа;
- далее участники собрания / заседания / комиссии (если их подписи должны быть на нем, что может быть отражено в ЛНА);
- последним это делает председатель.
Данный порядок логичен! И тогда получается (см. Пример 3), что оформление подписей идет «снизу вверх» – от нижестоящих к вышестоящим.
Последовательность проставления собственноручных подписей зависит от коллегиального принципа управления и коллегиальности в принятии решений.
В рамках корпоративного управления некоторые организации в Регламенты работы совета директоров, правления и комитетов включают пункты о том, что протоколы заседаний в обязательном порядке подписываются всеми членами соответствующего коллегиального органа, присутствовавшими на заседании. В этом случае в Регламенте закрепляется и образец оформления подписей в порядке алфавита фамилий всех членов коллегиального органа.
Пример 3. Образец оформления подписей на протоколе в Регламенте работы Правления (коллегиального исполнительного органа)
Оговорим еще одну особенность: в актах приема-передачи дел, инвентаризации, проверок и т.п. принимающий дела, проверяющие включаются в состав комиссии, а проверяемые и передающие дела лица оформляются как присутствующие при установлении фактов и составлении акта. В конце акта их подпись указывается с наименованием должности:
Пример 4. Подписи в акте проверки отдела комплектации
