Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Почему актуально

Руководство нашей компании, которая относится к предприятиям оборонно-промышленного комплекса, проводит большое количество совещаний, решения которых, как управленческие, так и производственные, должны быть документально оформлены. Для этих целей мы используем форму протокола.

Протоколов у нас действительно много: более 2 тыс. за последний год с ежегодным увеличением на 30%. У исполнителя всего 3 дня для оформления и согласования протокола (если нет указаний от руководства о более сжатом сроке). Протоколы могут содержать большое количество пунктов, поручения могут переходить из протокола в протокол с уточнением сроков и статуса исполнения. Как видите, система не простая. Перед нами была поставлена задача максимально облегчить для исполнителя процесс оформления протокола.

Мы используем только те формы документов, которые прошли унификацию и включены в Альбом унифицированных форм документов нашей организации. Поэтому исполнители уже знают, что для создания какого-либо документа им необходимо зайти на корпоративный портал и в папке «Альбом форм документов» найти нужную форму (а точнее, шаблон).

У нас накоплен большой опыт по унификации форм документов и созданию их шаблонов в MS Word – это пустая форма документа с полями разных типов (дата, текст и др.) и комментариями о том, как следует заполнять каждое поле.

Связанный материал
Шаблоны документов в MS Word
№ 02 / 2017
Связанный материал
Шаблоны документов в MS Word
№ 03 / 2017
Связанный материал
Шаблоны документов в MS Word
№ 04 / 2017
Связанный материал
Разработка форм документов на предприятии
№ 01 / 2017

Как разработать Классификатор, Табель и Альбом унифицированных форм документов организации, показано в статье с множеством примеров «Разработка форм документов на предприятии» в № 1' 2017

Связанный материал
Подготовка к годовому собранию акционеров по новым правилам, «продиктованным» COVID-19
№ 07 / 2020

См. статью «Подготовка к годовому собранию акционеров по новым правилам, “продиктованным” COVID-19» в № 7' 2020

Связанный материал
Проведение годового общего собрания акционеров: документы и особенности очной и заочной формы
№ 07 / 2020

См. статью «Проведение годового общего собрания акционеров: документы и особенности очной и заочной формы» в № 7' 2020

На чем основываемся

Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Правила оформления самого протокола в этом стандарте не приводятся, но они есть в Методических рекомендациях по его применению.

Более детально оформление протокола рассмотрено в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (Далее – Примерная инструкция). Несмотря на то, что она устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве только государственных организаций, мы вполне можем взять ее образец протокола, адаптировав под свои нужды (на что-то ведь опираться надо).

Каким мы сделали шаблон протокола

Предлагаем последовательно рассмотреть правила оформления обязательных реквизитов протокола.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 для оформления протокола может использоваться бланк. Реквизиты на нем могут располагаться:

  • флаговым способом (когда каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) или
  • центрованным (когда начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

В нашей организации для оформления протокола мы используем продольный бланк с центрованным расположением реквизитов:

Пример 1. Продольный бланк протокола

Согласно Примерной инструкции «заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос “чего?” и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется». Протоколы каждого подразделения / органа имеют свой отдельный документопоток с индивидуальным индексом, что отражается в регистрационном номере документа. С целью большей информативности мы к реквизиту «заголовок» дополнительно ввели поле темы совещания (см. «1» в Примере 2), разместили иначе реквизиты «регистрационный номер» («2»), «место составления» («3»), к реквизиту «дата» добавили поле «время проведения» («4»). Сравните:

Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

Пример 2. Заголовочная часть шаблона протокола нашей разработки

Как видите, мы достаточно вольно обращаемся с расположением реквизитов протокола – используем вариант не из Примерной инструкции, а тот, что у нас давно закрепился на практике. Заголовок к тексту помещаем сразу под словом «ПРОТОКОЛ», как это показано в приложении № 7 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. его далее).

В нашем шаблоне есть преднастроенные поля, которые не требуется заполнять вручную, и есть поля редактируемые – в шаблоне они отображаются серым шрифтом (см. Примеры 2 и 5). При наведении курсора серое поле с подсказкой исчезает и исполнитель самостоятельно вводит нужный текст (см. «!» в Примере 3), можно еще выбирать вариант из списка либо дату на календаре («!» в Примере 4) и т.д.

Несмотря на наличие преднастроенных полей, в случае необходимости (а точнее, ввиду ненадобности) такие поля могут быть удалены, как, например, поле «Время проведения с 00:00 по 00:00». В шаблоне мы отображаем максимально возможное количество полей, разрешая исполнителю редактировать такие поля. В самом начале нашего пути разработки шаблонов мы запрещали редактировать преднастроенные поля, но жизнь показала, что создать шаблоны на все случаи жизни невозможно, поэтому мы сняли запреты и теперь все поля являются редактируемыми.

Пример 3. Заполнение текстового поля в шаблоне протокола

Пример 4. Выбор даты в календаре при заполнении шаблона протокола

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Записывать в протокол заседания не приглашенных, но присутствовавших?

На заседании постоянной депутатской комиссии присутствовали неприглашенные товарищи. Необходимо их записывать в протокол заседания или нет?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?

Как определить сроки исполнения?

После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.