Руководство нашей компании, которая относится к предприятиям оборонно-промышленного комплекса, проводит большое количество совещаний, решения которых, как управленческие, так и производственные, должны быть документально оформлены. Для этих целей мы используем форму протокола.
Протоколов у нас действительно много: более 2 тыс. за последний год с ежегодным увеличением на 30%. У исполнителя всего 3 дня для оформления и согласования протокола (если нет указаний от руководства о более сжатом сроке). Протоколы могут содержать большое количество пунктов, поручения могут переходить из протокола в протокол с уточнением сроков и статуса исполнения. Как видите, система не простая. Перед нами была поставлена задача максимально облегчить для исполнителя процесс оформления протокола.
Мы используем только те формы документов, которые прошли унификацию и включены в Альбом унифицированных форм документов нашей организации. Поэтому исполнители уже знают, что для создания какого-либо документа им необходимо зайти на корпоративный портал и в папке «Альбом форм документов» найти нужную форму (а точнее, шаблон).
У нас накоплен большой опыт по унификации форм документов и созданию их шаблонов в MS Word – это пустая форма документа с полями разных типов (дата, текст и др.) и комментариями о том, как следует заполнять каждое поле.
Как разработать Классификатор, Табель и Альбом унифицированных форм документов организации, показано в статье с множеством примеров «Разработка форм документов на предприятии» в № 1' 2017
См. статью «Подготовка к годовому собранию акционеров по новым правилам, “продиктованным” COVID-19» в № 7' 2020
См. статью «Проведение годового общего собрания акционеров: документы и особенности очной и заочной формы» в № 7' 2020
Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов описаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Правила оформления самого протокола в этом стандарте не приводятся, но они есть в Методических рекомендациях по его применению.
См. статью «Протокол: все тонкости оформления реквизитов» в № 5' 2019
Кто подписывает протокол и акт первым – руководитель или члены комиссии? Ответ в № 6' 2020
Более детально оформление протокола рассмотрено в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 (Далее – Примерная инструкция). Несмотря на то, что она устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве только государственных организаций, мы вполне можем взять ее образец протокола, адаптировав под свои нужды (на что-то ведь опираться надо).
Предлагаем последовательно рассмотреть правила оформления обязательных реквизитов протокола.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 для оформления протокола может использоваться бланк. Реквизиты на нем могут располагаться:
В нашей организации для оформления протокола мы используем продольный бланк с центрованным расположением реквизитов:
Пример 1. Продольный бланк протокола
Согласно Примерной инструкции «заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос “чего?” и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется». Протоколы каждого подразделения / органа имеют свой отдельный документопоток с индивидуальным индексом, что отражается в регистрационном номере документа. С целью большей информативности мы к реквизиту «заголовок» дополнительно ввели поле темы совещания (см. «1» в Примере 2), разместили иначе реквизиты «регистрационный номер» («2»), «место составления» («3»), к реквизиту «дата» добавили поле «время проведения» («4»). Сравните:
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44
Пример 2. Заголовочная часть шаблона протокола нашей разработки
Как видите, мы достаточно вольно обращаемся с расположением реквизитов протокола – используем вариант не из Примерной инструкции, а тот, что у нас давно закрепился на практике. Заголовок к тексту помещаем сразу под словом «ПРОТОКОЛ», как это показано в приложении № 7 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. его далее).
В нашем шаблоне есть преднастроенные поля, которые не требуется заполнять вручную, и есть поля редактируемые – в шаблоне они отображаются серым шрифтом (см. Примеры 2 и 5). При наведении курсора серое поле с подсказкой исчезает и исполнитель самостоятельно вводит нужный текст (см. «!» в Примере 3), можно еще выбирать вариант из списка либо дату на календаре («!» в Примере 4) и т.д.
Несмотря на наличие преднастроенных полей, в случае необходимости (а точнее, ввиду ненадобности) такие поля могут быть удалены, как, например, поле «Время проведения с 00:00 по 00:00». В шаблоне мы отображаем максимально возможное количество полей, разрешая исполнителю редактировать такие поля. В самом начале нашего пути разработки шаблонов мы запрещали редактировать преднастроенные поля, но жизнь показала, что создать шаблоны на все случаи жизни невозможно, поэтому мы сняли запреты и теперь все поля являются редактируемыми.
Пример 3. Заполнение текстового поля в шаблоне протокола
Пример 4. Выбор даты в календаре при заполнении шаблона протокола
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, есть ли правила регистрации протокола? Он должен регистрироваться день в день, или можно его регистрировать позже в СЭД?
Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.
Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.
1. В интернете много форм протоколов общего собрания о создании общества, но там везде регистрационный номер протокола пишется рядом с наименованием документа и заголовок сразу под ним. Верно ли это, или нужно перенести заголовок и регистрационный номер туда, где они должны быть согласно ГОСТ 7.0.97-2016? 2. Может ли быть протокол оформлен на бланке организации, если наименование организации только будут утверждать в протоколе?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
