В этом номере журнала мы начинаем разбираться с возможностями шаблонов документов в MS Word: чем они могут помочь службе делопроизводства и исполнителям на местах? как создать шаблоны, взяв за основу утвержденные унифицированные формы документов организации?
Начало статьи. Окончание в № 03 / 2017, № 04 / 2017
Начало статьи. Окончание в № 03 / 2017, № 04 / 2017

В предыдущем номере журнала мы с вами разбирались в том, как организации систематизировать и оптимизировать состав и содержание используемых ею документов при помощи Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм. Тогда же мы отметили, что формы документов в утвержденном Альбоме могут стать прототипом для настройки электронных шаблонов этих документов в СЭД или в Word. С одной стороны, это поможет исполнителям, которые будут создавать свои конкретные документы с их помощью: меньше набирать с клавиатуры, не надо разбираться самим в правилах оформления. С другой стороны, будет легче вам: ошибок в документах станет меньше, обращений к вам за разъяснениями – тоже. Итак, давайте посмотрим, как сделать следующий логический шаг, например, с помощью программы Microsoft Word 2010 из стандартного офисного пакета, который может себе позволить любая организация.

Для начала немного терминологии:

  • формуляр документа – это совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности;
  • унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

В отличие от формы документа его шаблон в MS Word еще может содержать комментарии о том, как следует заполнять каждое поле (более светлым шрифтом), вместо которых исполнитель вносит конкретную информацию для составления итогового документа (см. Рисунок 1). Шаблон можно снабдить списками, из которых можно выбирать готовые формулировки, календарем для выбора дат и др. удобным функционалом.

Разработчик формы может определить, какую ее часть сможет заполнять и редактировать исполнитель, как форматировать добавляемые пользователем значения (даты, шрифт и параметры абзацев текста и др.).

В шаблоне можно использовать следующие типы полей:

  • текстовое (с заполнением с клавиатуры, из буфера обмена или списка);
  • содержащее дату;
  • числовое поле;
  • поле с флагом, которое может принимать два значения: флаг установлен или снят (обычно используется в анкетах).

Надеемся, что описанные возможности убедили вас в том, что создавать документы на базе шаблона MS Word лучше, чем просто копировать предыдущий аналогичный документ и менять там переменную информацию (при таком редактировании исполнитель может изменить форму до неузнаваемости, наделав при этом ошибок в оформлении).

При открытии шаблона исполнителем Word создает его копию, в которую пользователю останется лишь внести переменную информацию по предусмотрительно оставленным вами «подсказкам»:

Рисунок 1. Настроенный шаблон протокола в MS Word для заполнения пользователем

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Шаблоны документов в MS Word

В этом номере журнала начнем осваивать «начинку» шаблона документа в MS Word 2010, упражняться будем на примере служебного письма. Освоим размещение реквизитов на листе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Научимся настраивать поля ввода текста; даты; элементов, выбираемых из списков; а также блоков часто повторяющихся фрагментов текста.

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Для каких документов создавать бланки?

Разграничим понятия типографского бланка и электронного шаблона документа в Word или СЭД. Вы поймете, для каких разновидностей документов и авторов стоит разрабатывать индивидуальный бланк. Покажем их образцы. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Разработка форм документов на предприятии

В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Шаблоны документов в MS Word

В этом номере журнала начнем осваивать «начинку» шаблона документа в MS Word 2010, упражняться будем на примере служебного письма. Освоим размещение реквизитов на листе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Научимся настраивать поля ввода текста; даты; элементов, выбираемых из списков; а также блоков часто повторяющихся фрагментов текста.