Разграничим понятия типографского бланка и электронного шаблона документа в Word или СЭД. Вы поймете, для каких разновидностей документов и авторов стоит разрабатывать индивидуальный бланк. Покажем их образцы. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Подскажите, пожалуйста, какие документы оформляются на фирменном бланке предприятия. Наш юрист утверждает, что только исходящие документы, а я думаю, что все документы компании, т.е. и приказы, и служебные записки, и инструкции, и т.п.

С позиций управления документами вы, конечно, правы. Все документы организации оформляются на бланках (по образцу бланков или их электронных шаблонов). А теперь обратимся к нормативным требованиям и опыту «лучших практик» работы с организационно-распорядительными документами.

Бланк документаэто лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа 1. Бланк как носитель (форма) для оформления документа представляет собой лист бумаги стандартного формата или электронный шаблон, которые содержат заранее нанесенную постоянную информацию и площади или поля для внесения переменной информации (см. Примеры 2–6). Цель применения бланков – сократить трудозатраты на составление и оформление документов, удешевить процесс документирования, т.к. созданием документов занимаются абсолютно все сотрудники организации – руководители, должностные лица и специалисты, чье рабочее время стоит дорого (по крайней мере, сейчас дороже рабочего времени сотрудников службы делопроизводства).

Раздел 4 действующего в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»2 устанавливает, что организация, ее структурные подразделения и каждое из уполномоченных должностных лиц (т.е. авторы документов) могут иметь следующие виды бланков:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа(например, приказов, служебных записок, актов, справок и т.п.).

Вы можете создать таблицу (см. Пример 1), в которой по горизонтали перечислить авторов документов вашей организации, а по вертикали – виды и разновидности документов, которые они имеют право составлять и оформлять. Тогда можно будет наглядно определить, какие бланки лучше всего использовать в организации.

Пример 1. Состав утвержденных бланков / шаблонов организационно-распорядительных документов (ОРД) в коммерческой организации

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Делегируем право издания распорядительных документов

Какие права можно делегировать? И какими документами это стоит оформить при передаче полномочий на постоянной или временной основе (например, для штатного заместительства в отношении временно отсутствующего руководителя его заместителем)? Как можно внести дополнительную ясность, закрепив в локальных нормативных актах организации права на издание разных видов распорядительных документов за разными «уровнями власти»?

Что понимать под двуязычной международной перепиской?

Стоит ли оформлять письмо иностранному партнеру с текстом сразу на двух языках (подобно тому, как это делается в договорах)? Как данный аспект обычно регулируется в договоре? Каким должен быть бланк, разработанный отечественной организацией для международной переписки? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Шаблоны документов в MS Word

В этом номере журнала мы начинаем разбираться с возможностями шаблонов документов в MS Word: чем они могут помочь службе делопроизводства и исполнителям на местах? как создать шаблоны, взяв за основу утвержденные унифицированные формы документов организации?

Разработка форм документов на предприятии

В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.

Что понимать под двуязычной международной перепиской?

Стоит ли оформлять письмо иностранному партнеру с текстом сразу на двух языках (подобно тому, как это делается в договорах)? Как данный аспект обычно регулируется в договоре? Каким должен быть бланк, разработанный отечественной организацией для международной переписки? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Шаблоны документов в MS Word

В этом номере журнала мы начинаем разбираться с возможностями шаблонов документов в MS Word: чем они могут помочь службе делопроизводства и исполнителям на местах? как создать шаблоны, взяв за основу утвержденные унифицированные формы документов организации?

Разработка форм документов на предприятии

В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.

Систематизация электронных документов в аспекте управления документами и их метаданными

Автор статьи уже больше десятка лет участвует в разработке информационных систем управления документами (сначала в качестве руководителя Управления делами финансовой корпорации, а потом в качестве стороннего эксперта в крупных компаниях различных отраслей экономики). В этой статье сконцентрированы идеи систематизации документов (электронных оригиналов и электронных копий бумажных оригиналов), которыми сможете воспользоваться и вы, попутно прояснив для себя множество важных вопросов, таких, например: как формировать и описывать электронное дело? как поступать с «гибридными» делами? какие метаданные предусмотреть «на входе» документа в систему, чтобы их хватило и для его хранения, и для полноценной обработки системой по всем правилам делопроизводства, и для последующей передачи в архив или на уничтожение? В конце статьи дан ценный совет архивистам, готовящимся к приему на хранение электронных документов из подразделений своей организации.