Top.Mail.Ru

Систематизация электронных документов в аспекте управления документами и их метаданными

Автор статьи уже больше десятка лет участвует в разработке информационных систем управления документами (сначала в качестве руководителя Управления делами финансовой корпорации, а потом в качестве стороннего эксперта в крупных компаниях различных отраслей экономики). В этой статье сконцентрированы идеи систематизации документов (электронных оригиналов и электронных копий бумажных оригиналов), которыми сможете воспользоваться и вы, попутно прояснив для себя множество важных вопросов, таких, например: как формировать и описывать электронное дело? как поступать с «гибридными» делами? какие метаданные предусмотреть «на входе» документа в систему, чтобы их хватило и для его хранения, и для полноценной обработки системой по всем правилам делопроизводства, и для последующей передачи в архив или на уничтожение? В конце статьи дан ценный совет архивистам, готовящимся к приему на хранение электронных документов из подразделений своей организации.

Статья адресована специалистам, которые стремятся к статусу «управляющий документами», а также IT-специалистам, в чьей зоне ответственности находится система электронного документооборота1 на всех стадиях ее жизни – проектирования, разработки, внедрения, эксплуатации и поддержки.

Перед службой делопроизводства стоит задача в полной мере организовать и вести делопроизводство так, как это установлено Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти2 (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями3). Подразделения информационных технологий должны обеспечивать такую системно-функциональную архитектуру СЭД и такое программное обеспечение, чтобы они удовлетворяли как минимум Требованиям к информационным системам электронного документооборота, утвержденным приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 2214, и в конечном счете поддерживали бы технологию делопроизводства.

Управление документами

Реальный переход на электронный документооборот требует совместной работы и эффективного взаимодействия всех специалистов, занимающихся СЭД, а также понимания того, что они участвуют в реализации одной и той же функции под названием «управление документами».

Базовый стандарт по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет управление документами как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Сделаем выводы из этого определения.

Во-первых, по отношению к документу как объекту управления необходимо применять все общие функции управления, которые известны в общей теории менеджмента:

  • прогнозирование;
  • планирование;
  • принятие решений (в рамках оперативного управления);
  • контроль и регулирование за счет получения отчетности и «обратной связи»;
  • управление персоналом (все сотрудники организации должны правильно понимать свое место и роль в системе управления документами организации);
  • управление ресурсами (скорее, борьба за ресурсы, когда речь идет о бюджете подразделения).

Во-вторых, создание, использование, хранение и уничтожение документов следует рассматривать как единую технологию, которая базируется на традиционной делопроизводственной технологии, представляющей собой единый процесс! Информационная система должна обеспечивать не просто движение документов (быть «транспортом»), а выполнять все технологические операции с ними. Процессы использования, права доступа зависят от параметров, по которым создаются документы; выбор носителя зависит от сроков хранения документов, а регламентированное уничтожение документов определяется в момент задания параметров для их создания.

И, в-третьих, документ является средством доказательства, его главная функция – правовая. Для ее обеспечения каждый документ необходимо идентифицировать и в системе управления организацией, и в той СЭД, в которой он создан или в которую включена информация о нем.

Методология

Вопрос о систематизации документов в составе документального фонда организации имеет и теоретическое значение, и большую практическую значимость. В концепции управления документами за счет систематизации документов обеспечивается корпоративная целостность среды управления документами, прогнозируются и заранее планируются включение документов в СЭД и сроки их хранения, ответственность за хранение и порядок уничтожения, закрепляется идентификация документов в системе управления организацией, т.к. отражающие «деловую» деятельность документы закрепляются за основными направлениями и функциями, связываются со структурой организации. В практическом смысле значимость принятых решений о систематизации документов подчеркивается, например, тем, что номенклатуру дел организации утверждает первый руководитель.

Все документы, которые образуются в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Правила делопроизводства предусматривают, что основным документом, закрепляющим систематизацию документального фонда, является номенклатура дел (на страницах нашего журнала мы неоднократно рассматривали вопросы ее разработки).

Единый подход к формированию документальных фондов при применении СЭД, включению в состав фонда электронных документов, созданных или полученных в качестве электронного оригинала, совершенствование требований к составлению номенклатур дел должен быть основан на следующих методологических принципах:

  • электронный документ создается, используется и хранится в информационной системе прежде всего как электронный оригинал;
  • электронный документ в обязательном порядке идентифицируется как в системе управления организацией, так и в любой применяемой в ней информационной системе (системе электронного документооборота/системе управления документами) в пределах своего документопотока;
  • работа с документами, существующими в бумажной форме, и с электронными документами организуется на одних и тех же методических и технологических основах;
  • должна быть обеспечена преемственность признаков систематизации электронных документов и соблюдены единые признаки описания состава и содержания документов, сформированных в дела, в пределах документального и архивного фондов организации (и соответствующего архивного фонда, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива);
  • СЭД в обязательном порядке включает систему управления правами доступа, базируется на ней.

Задачи систематизации

Одной из актуальных задач модернизации системно-функциональных требований, реализуемых современными СЭД, является разработка решений, основанных на:

  • оптимальных методических подходах к систематизации электронных документов;
  • обобщении опыта систематизации документальных фондов за счет разработки, утверждения и ведения номенклатур дел организаций.

Данная проблема является чрезвычайно актуальной в связи с решением задач перехода...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.