Ключевые направления использования ИИ в текущей работе с документами и деловой информацией

Искусственный интеллект (ИИ) перестал быть инструментом «точечной» автоматизации. Постепенно применение ИИ-инструментов начинает охватывать весь жизненный цикл документа:

• от момента создания / получения и захвата в соответствующую информационную систему
• до уничтожения и архивного хранения.

Что уже может делать ИИ в работе с документами

Здесь можно выделить следующие возможности (которыми, конечно же, дело не ограничивается):

• Классификация и маркировка документов и информации. ИИ-алгоритмы способны автоматически анализировать содержание документов, присваивая им категории на основе заданных правил и прецедентов. Это в т.ч. касается проведения первичной экспертизы ценности (выделение документов постоянного и временного хранения, установление сроков хранения и т.д.) и определения степени конфиденциальности (установление грифов секретности, коммерческой тайны).
• Улучшение процесса поиска и извлечения. Технологии ИИ трансформируют поиск из процедуры поиска ключевых слов в смысловое извлечение информации. Системы не только выдают списки документов, но и формируют конкретные ответы на запросы, анализируя содержимое множества источников. Это кардинально снижает временные затраты на работу с информацией.
• Реферирование документов и информации. ИИ способен генерировать краткие, содержательные аннотации объемных документов, обеспечивая быстрое ознакомление с сутью.
• Рекомендации пользователям относительно выбора названий дел и файлов, их размещения, маркировки. ИИ выступает в роли интеллектуального ассистента. Системы могут давать рекомендации по выбору названий дел и файлов, их корректному размещению в структуре, а также по установлению грифов, повышая общую культуру документооборота и соблюдение политик.
• Автоматическое генерирование типовых документов и их проектов. На основе шаблонов и анализа контекста системы могут автоматически генерировать проекты типовых документов (договоры, письма, протоколы), минимизируя рутинную работу.
• Выявление документов, необходимых для обеспечения непрерывности деловой деятельности в случае ЧП и для восстановления после катастроф. ИИ может автоматически выявлять и помечать документы, критически важные для восстановления деятельности после сбоев или катастроф, формируя основу для планов действий в случае чрезвычайных ситуаций.
• Выявление и цензурирование конфиденциальной информации. Алгоритмы способны выявлять и цензурировать (маскировать) конфиденциальную информацию, такую как персональные данные, в т.ч. номера счетов и паспортов, в документах, предназначенных для внутреннего или внешнего обмена, обеспечивая соблюдение требований законодательства.
• Анализ закономерностей создания и использования документов в организации. ИИ позволяет выявлять закономерности в создании, движении и использовании документов в организации, предоставляя информацию для оптимизации бизнес-процессов и загрузки сотрудников.
• Юридический анализ создаваемых документов. Передовые системы способны проводить предварительный юридический анализ создаваемых документов, проверяя их на соответствие типовым формулировкам, выявляя потенциально рискованные положения и внутренние противоречия.
• Перевод на другие языки. Обеспечивается оперативный перевод документации на другие языки, что критически важно при осуществлении международных деловых контактов.

Под деловыми системами понимаются все информационные системы организации, которые не предназначены специально для решения задач управления документами и их архивного хранения.

Можно выделить следующие уровни использования ИИ-алгоритмов в деловых системах (перечислим их от более простых к более сложным):

• уровень 1: инструменты оцифровки, распознавания, чат-боты и т.п.;
• уровень 2: генерация контента, резюмирование, перевод с языка на язык;
• уровень 3: принятие ответственных решений на основе выявления закономерностей и «выколотых точек» (например, выявление и диагностирование сбоев в работе промышленных систем, выдача льгот и пособий, выдача кредита на основе сведений о заемщике, интеллектуальный анализ жалоб и обращений граждан и т.п.).

На текущем этапе использование ИИ в основном сфокусировано на рутинных, вспомогательных операциях (например, подготовка справок, проверка орфографии, резюмирование документов, сравнение версий нормативно-правовых актов). При этом активно развивается стенографирование совещаний (создание протоколов), умный поиск, классификация документов.

В России имеется свой интересный опыт такого рода как в коммерческой деятельности, так и (что особенно показательно) в государственном управлении.