Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Предлагаем вам обзор доступных сейчас программ для автоматизации проведения совещаний, контроля исполнения поручений, сбора статусов по задачам, формирования итоговой отчетности об исполнительской дисциплине. Как можно поделить зоны ответственности по контролю исполнения поручений между службой делопроизводства и личными помощниками руководителей (в крупных и малых организациях). Как помощнику (секретарю) преодолевать саботаж исполнителей, которым не нравится идея отчитываться перед ним о проделанной работе.

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Ведущий отечественный эксперт по тайм-менеджменту дает свои рекомендации по организации системы разнотипных совещаний, которая способна задать эффективный бизнес-ритм для продвижения проектов: предложена своя логика для небольших и крупных организаций. Даны отдельные советы по подготовке повестки, определению состава участников, ведению и протоколированию совещания, контролю исполнения принятых решений, по выбору оптимальных ИТ-решений для автоматизации этого процесса.

ФНС России весной 2022 г. утвердила формат для электронных договорных документов. Он обязателен? Каких видов документов это касается? Чем удобен и чем опасен формат PDF/A-3, выбранный налоговиками для файла обмена? Что должно быть внутри? Какой электронной подписью подписывать? Чему отдается приоритет в случае выявления расхождений?

Где можно бесплатно скачать отечественные программы «МойОфис.Текст» и «МойОфис.Таблица» (аналоги MS Word и Excel). Для кого лицензия все-таки будет платной. Чтобы показать схожесть интерфейсов и основных функций отечественного текстового редактора с Word`ом, объяснили, как в нем можно создать и отформатировать служебное письмо, как сохранить файл. В «МойОфис.Текст» можно открывать вордовские файлы либо копировать их содержимое. Поможем вам скачать бесплатные шрифты семейства ХО_Fonts – метрические аналоги основных импортных шрифтов.

Во-первых, рассказываем об облачной СЭД, изначально предназначенной для автоматизации делопроизводства бюджетных организаций, которой теперь совершенно бесплатно могут воспользоваться и другие организации, ведущие регулярную переписку с госорганами (в пилотном режиме к ней подключилось уже 2 338 организаций): что она умеет и как ее можно заполучить. Во-вторых, рассказываем об ИС для электронного архива, которая пока находится в стадии разработки. Минцифре России поручено ввести ее в эксплуатацию до 31.12.2022.

Отключение Instagram и Facebook (запрещены на территории РФ) для многих стало неожиданным шоком, ведь все мы не только привыкли к этим сетям, но и вкладывались в них временным и материальным ресурсами. В настоящее время ситуация развивается таким образом, что вполне возможны санкции и в отношении других западных площадок, например, YouTube и Google. Что делать, какие выбирать альтернативные социальные сети и как максимально легко пережить этот переход, рассмотрим в статье.

Обзор того, как обстоят дела с реформой применения электронных подписей и машиночитаемыми доверенностями, с электронным кадровым документооборотом и долгосрочным хранением (свыше 15 лет) юридически значимых электронных документов. Какие необходимые для этого нормативные документы и ИТ-решения недавно вышли, и чего пока не хватает. Что можно делать уже сейчас.

Почему России необходимо суверенное информационное пространство. Какие последние шаги сделаны в этом направлении. Где иностранное ПО уже запретили. Список аналогов, на которые Минцифры России рекомендует переходить (мессенджеры и соцсети, программы для видеоконференций, антивирусы, редакторы документов, почтовые сервисы, браузеры, сервисы бронирования жилья, вызова такси, заказа авиабилетов и др.). На какие отечественные бесплатные шрифты переходить с популярных Times New Roman, Arial и др. шрифтов американской компании Monotype.

Руководитель отдела делопроизводства описывает свой личный опыт работы в СЭД на различных предприятиях: какие несовершенства функционала постепенно устраняли; что стоит предусмотреть в ТЗ на доработку СЭД; примеры блок-схем, которые желательно включать в ТЗ, чтобы служба делопроизводства и ИТ-отдел лучше понимали друг друга.