Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Все больший объем электронных документов ставит задачу обеспечения их доказательной силы (юридической значимости) на весь период хранения. Сомнения вызывает возможность подтвердить значимость документа при истекшем сроке действия сертификата ключа проверки электронной подписи. Какие есть способы сохранения доказательной силы документа? Как на это влияет срок действия сертификата электронной подписи? Чем отличаются разные виды электронных подписей? Какие способы их создания и механизмы проверки существуют? Обязательно ли включать в состав электронной подписи метку доверенного времени? Как она работает и что меняется с ее применением в процедуре проверки электронной подписи? Что делать, если в момент передачи электронного документа в архив истек срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи? Ответим на эти вопросы в статье... Без освоения базовых технических понятий здесь не обойтись :)

Переход на электронный кадровый документооборот привел к росту числа трудовых споров, связанных с использованием электронных документов. Судебная практика показывает возможную аргументацию сторон, а главное – что учитывает суд. Одно из таких интересных дел разбираем в статье – увольнение по электронному заявлению, подписанному неквалифицированной электронной подписью в облачной информационной системе. Оно наглядно показывает, что надо учитывать при организации работы с ЭП в системе для электронного кадрового документооборота.

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Рассказываем о концепции и плане развития электронного документооборота в морских и речных перевозках при прохождении товаров через таможенные пункты пропуска внутри Евразийского экономического союза и на его внешнем контуре. Осязаемым результатом этой деятельности стал «Портал Морской порт»: им пользуются уже 20 тысяч участников, а за 2023 год на нем оформлено более 130 тысяч судовых дел (рост этого показателя составил более 100% за последние 5 лет).

Государственный архив Российской Федерации принимает электронные документы долговременного хранения? Можно ли приказы по основной деятельности и протокол о назначении генерального директора переводить в электронный вид? Как потом представлять эти документы по запросу? Какие документы по охране труда можно перевести в электронный вид? В каком формате должны оформляться электронные подлинники актов по форме КС-2? Можно ли включать в СЭД документы ДСП? Как вскоре изменится регулирование этого вопроса? Может ли организация сама выдавать работникам усиленные электронные подписи?