Top.Mail.Ru

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Информационные технологии

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Цифровое поведение – разумный подход

Какие цифровые следы вы оставляете и кто их анализирует. Как очищать свою историю посещений сайтов, как просматривать их в режиме «Инкогнито». Как разумнее было бы вести себя, чтобы формировать в интернете нужный вам образ для потенциальных работодателей и др. К чему приводит человека бездумное поглощение информации.

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Что можно понять о человеке по его общению в сети

Статья поможет вам быстрее распознавать психотип «собеседников» в интернете по манере их общения и аватаркам. Методика анализа объясняется на примерах. Показываем, на что обращать внимание. Используйте наши подсказки, как штрихи к портрету – чем больше критериев подтверждают особенность характера, тем она вероятнее и ярче у конкретного анализируемого вами человека.

Выпадающие списки в Excel

При ведении журнала регистрации документов или иного реестра есть поля и графы таблицы, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Поможем вам освоить его создание и применение в Excel – начнем с простых инструментов и перейдем к более сложным: простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Штрихкоды и QR-коды в делопроизводстве

Сравнили сильные и слабые стороны QR- и штрихкодов. Объяснили, где и как их лучше использовать в делопроизводстве, что это даст. Какие возможности для этого предоставляют современные СЭД. Как минимизировать необходимое оборудование, которым придется оснастить рабочие места сотрудников.

Новые возможности режима «Рецензирование» в MS Word версии 2016

В предыдущей статье мы рассмотрели функционал MS Word по совместной работе нескольких пользователей с файлом при помощи команд закладки «Рецензирование». Но тогда мы рассмотрели возможности программы MS Word наиболее распространенной версии 2010. В этой статье покажем, какие дополнительные возможности появились у этого функционала в MS Word версии 2016.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Программа Trello – менеджер задач для визуалов

Это инструкция работы в программе Trello, которая будет удобна для визуалов, привыкших обклеивать монитор и стол стикерами-напоминалками. Кроме того, психолог дает советы руководителю по дистанционной постановке задач подчиненным и контролю их выполнения.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения

Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации. Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов

Кто имеет право уйти в отпуск за свой счет без согласия работодателя, а просто уведомив его? На какой срок можно уйти в такой отпуск? Как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать? Оплачивается ли сотруднику больничный, если он «выпал» на этот период? Могут ли его уволить? Показываем документальное оформление такого отпуска: образцы заявления, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки и табеля учета рабочего времени.

Женский диалог о женской карьере

Интервью с Ириной Токаревой, психотерапевтом, клиническим психологом, доцентом Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС), которая имеет обширную консультационную практику. Предлагаем вместе разобраться, какие психологические барьеры чаще всего мешают женщинам выстраивать свою карьеру... и получить грамотные советы. В чем заключается гормональная защита женщины. Что делать, если на работу уходит слишком много времени и женщина начинает чувствовать вину перед ребенком и мужем за недостаток внимания к ним. Как сильной женщине не сломать собственного сына. Как вести себя с кричащим начальником. Как строить карьеру, не споря со своей женской природой.

Как оформить приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность?

Кого можно назначить ответственным за пожарную безопасность всей организации? И как оформить такой приказ? Кто кроме него и за что может отвечать в данной сфере? Почему их ответственность лучше закрепить отдельным приказом? По каким поводам и как часто переиздавать эти приказы? Как правильно оформлять на них отметки об ознакомлении? Какое обучение должны пройти эти люди?

Процедура привлечения к работе в выходные и праздники

Грядут майские праздники. Мы поэтапно описали процедуру привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (с образцами приказа и заявления). Объяснили, для кого действует особый порядок. Дали варианты компенсации за работу в такие дни: двойной размер оплаты или отгул. По ходу описания правильной процедуры отметили распространенные ошибки, которые чаще всего допускают работодатели, и объяснили, сколько они будут «стоить» в случае их выявления.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Как оформить протокол разногласий к договору

Сначала кратко и просто объясняем необходимый юридический базис: что такое оферта и акцепт, каким составом документов можно оформить заключение сделки (возможны варианты) и когда договор считается заключенным, если стороны попали в ситуацию «пин-понга документами». А потом уже подробно разбираемся с практическими вопросами. Как оформить протокол разногласий и протокол согласования разногласий, какая меж ними разница? Кто их может подписать? Стоит ли в них дублировать из договора полный состав реквизитов сторон? Как оформить письмо с функцией протокола разногласий либо сопроводительное письмо, направляя свой встречный проект договора? Как встроенный в MS Word режим рецензирования и электронная почта помогут существенно упростить процедуру согласования сторонами условий сделки и совместного «отутюживания» текста договора? Как соблюсти жесткие требования, предъявляемые к протоколу разногласий процедурой госзакупок? Ответы на вопросы сопровождаются образцами составления 6 документов целиком (протоколов и писем), а также примерами оформления отдельных отметок и реквизитов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?