Top.Mail.Ru

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Вопрос
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Отвечает

Постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052 утверждены Правила обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны (далее – Правила № 2052), которые не относятся к государственной тайне. Правила достаточно технологичны и объясняют «перекрестную» идентификацию:

  • основного документа (документа-приложения) и
  • сопроводительного письма к нему.

Фрагмент документа

Пункты 2 и 9 Правил обращения со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны, утв. постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052

2. На документах, содержащих сведения, составляющие служебную тайну в области обороны, проставляется пометка «Для служебного пользования» со ссылкой на пункт перечня сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны (далее – перечень), соответствующего органа, уполномоченного на издание перечня, используемого в организации.

Относимость сведений, содержащихся в документе, к сведениям, составляющим служебную тайну в области обороны, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ в соответствии с перечнем.

Указанная пометка, номер экземпляра и пункт перечня проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к указанному документу.

...9. Документы, содержащие сведения, составляющие служебную тайну в области обороны:

печатаются в структурных подразделениях, которым поручен прием и учет несекретной документации или в подразделениях, уполномоченных соответствующим руководителем. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, распечатавшего документ, дата печатания документа, носитель информации, с которого печатался документ. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются в книгах и журналах учета документов с пометкой «Для служебного пользования», как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа, содержащего служебную тайну в области обороны, добавляется пометка «ДСП»...

На основе Правил № 2052 покажем примеры, о которых вы спрашиваете, для ситуации, когда изготовлено 5 экземпляров основного документа и 2 экземпляра сопроводительного письма (по 1 экземпляру каждого из этих документов остается у организации-автора, остальное пересылается адресату).

На верхнем поле первой страницы основного документа (документа-приложения) справа оформляется отметка со ссылкой на специально разработанный Перечень сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны, в который данные сведения включены. Номер экземпляра, как правило, вписывается от руки:

Пример 1. Гриф «ДСП» на основном пересылаемом документе (приложении) (согласно Правилам № 2052)

Пример 2. Гриф «ДСП» на сопроводительном письме (согласно Правилам № 2052)

Пример 3. Регистрационный номер документа с пометкой «ДСП» (согласно Правилам № 2052)

Пример 4. На основном документе отметка об изготовлении документа ДСП на обороте последнего листа каждого экземпляра (согласно Правилам № 2052) 

Пример 5. На сопроводительном письме отметка об изготовлении документа ДСП на обороте последнего листа каждого экземпляра (согласно Правилам № 2052)

К регистрационному номеру добавляется отметка «ДСП» (Пример 3).

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа оформляется так называемый «фонарик» (см. Пример 4). Хотя в Правилах № 2052 говорится только о фамилиях исполнителя и сотрудника, распечатавшего документ (которые могут быть одним или разными людьми), на практике вписывается фамилия с инициалами. Ведь в крупной организации людей с одинаковой фамилией может быть несколько. В Примерах 4 и 5 мы специально показали разные возможные варианты оформления.

Теперь перейдем к оформлению сопроводительного письма. Если четко следовать написанному в последнем абзаце п. 2 Правил № 2052, то гриф ДСП надо оформлять и на сопроводительном письме, т.к. в данной сфере сопроводительное письмо неразрывно связано с основным документом. Обратите внимание, что в грифе на письме (Пример 2):

  • мы ссылаемся на тот же пункт Перечня, на который ссылались в основном документе (потому что именно в нем содержатся сведения ДСП);
  • а вот номер экземпляра у письма будет собственный!

На сопроводительном письме тоже оформляют так называемый «фонарик» (Пример 5) и добавляют «ДСП» к регистрационному номеру письма.

Получается, что даже если сопроводительное письмо в своем тексте не содержит сведений ограниченного доступа, оно неразрывно связано с документом ДСП, поэтому п. 2 и 9 Правил № 2052 к письму тоже применяются.

Если вы работаете со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны, то рекомендуем обратить внимание еще на:

  • Перечень сведений Вооруженных Сил Российской Федерации, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны (утв. приказом Министра обороны РФ от 17.01.2022 № 22) и
  • Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утв. приказом Министра обороны РФ от 04.04.2017 № 170), особенно на ее раздел VIII.

Задолго до выхода Правил № 2052, регулирующих работу с документами ДСП в области обороны, начал действовать другой документ более широкого применения, касающийся всех документов ДСП – это Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233; далее – Постановление № 1233).

Если вы привыкли работать по Постановлению № 1233 и ГОСТ Р 7.0.97-2016, то необходимость оформления похожего грифа ограничения доступа (см. Примеры 1 и 2) на основном документе и на сопроводительном письме к нему вас, действительно, могла смутить. Ведь сведений непосредственно из сопроводительного письма в Перечне сведений, подлежащих отнесению к служебной тайне в области обороны, может не оказаться (если текст сопроводительного письма не содержит конфиденциальной информации, а только «сопровождает» основной пересылаемый документ ДСП). Видимо, эти профессиональные соображения и озадачили автора вопроса, который попросил разъяснений у нас.

Согласно общим правилам работы с документами ДСП и следуя лучшим практикам:

  • на основном пересылаемом документе:
    • в грифе ограничения доступа могут быть (Пример 6):
      • сведения не только о номере данного экземпляра, но и об их изготовленном количестве («Экз. № 3 из 5»);
      • можно добавлять срок действия грифа;
      • ссылаться можно на пункты тех перечней сведений ограниченного доступа, которые у вас есть: может быть отдельный Перечень ДСП, а может быть сводный Перечень со сведениями по разным видам тайн (ДСП, защита персональных данных, коммерческая тайна и т.п.);
    • на обороте последнего листа каждого экземпляра оформляется «фонарик» с количеством отпечатанных экземпляров, фамилиями исполнителя и того, кто распечатал документ, датой печати;
  • на сопроводительном письме (в Примере 8 обратите внимание на фрагменты, выделенные оранжевой заливкой):
    • отметка об ограничении доступа будет иной, более того – можно сразу указать, что без основного документа сопроводительное письмо является не конфиденциальным (как показано в Примере 7);
    • в состав регистрационного индекса включается условное сокращение «ДСП»;
    • отметка о приложении оформляется по общим правилам с учетом того, названо оно в тексте письма или не названо, но далее стоит добавить все составные части отметки об ограничении доступа, которые оформлены на основном документе (документе-приложении к сопроводительному письму).

Но повторимся, что с документами со сведениями, составляющими служебную тайну в области обороны, надо работать по Правилам № 2052.

Пример 6. Гриф «ДСП» на основном пересылаемом документе (приложении) (согласно общим правилам конфиденциального делопроизводства)

Пример 7. Гриф «ДСП» на сопроводительном письме к документу ДСП (согласно общим правилам конфиденциального делопроизводства)

Пример 8. Сопроводительное письмо к документу ДСП, которое названо в тексте письма (согласно общим правилам конфиденциального делопроизводства)

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Как оформить гриф «Коммерческая тайна»

Хотела бы задать вопросы относительно бумажных документов, связанных с коммерческой тайной. Ситуация 1: на бланке организации оформляем исходящее письмо, которое включает сведения, представляющие собой коммерческую тайну. В верхнем правом углу ставим штамп «Коммерческая тайна», ниже указываем номер экземпляра (согласно п. 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Вопросы: — нужно ли там еще ставить штамп с указанием полного наименования и места нахождения? Этого требует подп. 5 п. 1 ст. 10 Федерального закона «О коммерческой тайне». Но ведь и то, и другое уже указано на бланке организации; — нужно ли ставить штамп «Коммерческая тайна», указывать номер экземпляра, наименование и местонахождение организации на 1-м листе каждого приложения, если они идут к такому письму? Ситуация 2: исходящее письмо на бланке организации, которое само по себе не содержит сведений, составляющих КТ, но имеет приложения, составляющие КТ (№ 1 и № 2). А как оформлять такое письмо и приложения к нему? И нужно ли указывать явно в тексте письма «Без приложений не является коммерческой тайной»? Буду очень ждать мнения авторов столь авторитетного журнала.

Что относится к персональным данным

Перечисляем сведения о человеке, которые проверяющие и суды точно относят к персональным данным (Ф.И.О., полный адрес проживания и др.), а также те, по которым однозначной позиции не сформировано, поэтому их на всякий случай тоже стоит включать в согласие на обработку персональных данных и обезличивать при выдаче копий документов (телефон, образование и др.). Примечательно, что паспортные данные отнесены к персональным данным, а ИНН – нет, фотографии – отнесены, а видеосъемка – не всегда. Объясняем, какие сетевые данные (IP-адрес, файлы cookie и др.), сведения о зарплате и условиях работы, состоянии здоровья уже стали признаваться персональными данными. Раскрываем тенденции последнего времени, которые диктуются борьбой с COVID-19 и развитием интернет-технологий.

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

«Новый» реквизит в ГОСТ Р 7.0.97-2016 – гриф ограничения доступа к документу

Расскажем, как этот реквизит появлялся, исчезал и возвращался. Какие виды тайн и вариации его оформления в законодательстве существуют. Какая коллизия и упущения есть в нормативной базе, как не повторить ошибок, допущенных в примерах ГОСТ Р 7.0.97-2016. Нужно ли ставить гриф ограничения доступа не только на подписанных документах, но и на черновиках, проектах и сопроводительных документах. Почему важно указывать номер экземпляра. Как нанести гриф на электронный документ. Может ли организация завести себе свой оригинальный вид тайны.

Как оформить гриф «Коммерческая тайна»

Хотела бы задать вопросы относительно бумажных документов, связанных с коммерческой тайной. Ситуация 1: на бланке организации оформляем исходящее письмо, которое включает сведения, представляющие собой коммерческую тайну. В верхнем правом углу ставим штамп «Коммерческая тайна», ниже указываем номер экземпляра (согласно п. 5.14 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Вопросы: — нужно ли там еще ставить штамп с указанием полного наименования и места нахождения? Этого требует подп. 5 п. 1 ст. 10 Федерального закона «О коммерческой тайне». Но ведь и то, и другое уже указано на бланке организации; — нужно ли ставить штамп «Коммерческая тайна», указывать номер экземпляра, наименование и местонахождение организации на 1-м листе каждого приложения, если они идут к такому письму? Ситуация 2: исходящее письмо на бланке организации, которое само по себе не содержит сведений, составляющих КТ, но имеет приложения, составляющие КТ (№ 1 и № 2). А как оформлять такое письмо и приложения к нему? И нужно ли указывать явно в тексте письма «Без приложений не является коммерческой тайной»? Буду очень ждать мнения авторов столь авторитетного журнала.

Реквизит ограничения доступа к документу

Оказывается, и при обращении общедоступной информации есть свои ограничения. А чтобы защитить конфиденциальную информацию, организация обязана предпринять ряд действий: даже если для своих документов она еще не включила режим тайны, получив «закрытые» документы извне (например, от контрагента или вышестоящей организации), она обязана обеспечить их защиту в силу закона. Вы узнаете о существующих видах тайн и какими нормативными документами они регулируются, что в них говорится о реквизите ограничения доступа. Покажем пример Перечня конфиденциальной информации, образцы оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия. Объясним специфику сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными.