Top.Mail.Ru
На какую нормативную базу можно опереться при работе с документами для служебного пользования (для федеральных органов исполнительной власти и подведомственных организаций действует Положение 1994 года; Минцифры России разработало новый проект Положения; какие ЛНА утверждает организация). Как оформляется умноженный оригинал и копии: в чем разница между ними, как они регистрируются в журнале, какие отметки проставляются на самих документах (состав сведений в грифе ДСП, как обозначить изготовление копий, даже если какие-то из них изготавливаются в разное время).
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Когда мы создаем приказ ДСП, руководитель подписывает 1 экземпляр. Далее мы его тиражируем и проставляем номера экземпляров в соответствии со списком рассылки. На оборотной стороне указываем: «Отп.». И указываем количество сделанных копий/экземпляров в соответствии со списком рассылки, а не 1 экземпляр, который был фактически отпечатан до подписания. По наблюдениям, такой подход используется многими государственными органами при массовой рассылке документов ДСП. Не является ли это нарушением?

Такой подход и ваши действия не будут нарушением, если они соответствуют требованиям локальных нормативных актов (ЛНА) вашей организации.

Чем регламентируется

Для ведения конфиденциального делопроизводства в качестве обязательных организации разрабатывают следующие ЛНА:

  • Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству, которая утверждается первым руководителем организации. Если служба делопроизводства осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства в соответствии с данной инструкцией, не забудьте внести эту функцию в Положение о службе, а также в должностные инструкции и трудовые договоры сотрудников, участвующих в работе с конфиденциальными документами;
  • Перечень конфиденциальной информации и документов, в котором в зависимости от направлений деятельности организации и видов документов, обеспечивающих бизнес-процессы и административные процедуры, устанавливаются виды тайн, отметки (грифы) об ограничении доступа, срок действия ограничения доступа, наименование должностей руководителей (до уровня руководителя структурного подразделения), которым по должности предоставляется право ограничивать доступ к документам (по видам тайн) и снимать его, а также порядок присвоения / снятия ограничения (единолично или экспертной комиссией по защите конфиденциальной информации);
  • Перечень должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации и документам, включая права на издание, согласование, утверждение, ознакомление с документами, имеющими гриф ограничения доступа. Данный перечень обычно ведет и актуализирует служба безопасности организации.

В крупных организациях может дополнительно разрабатываться Регламент издания конфиденциальных распорядительных документов, в котором подробно фиксируется порядок выбора и учета носителей, виды документов (издаваемых на основе коллегиальности или единоначалия), создание проекта документа в электронном виде при условии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, оформление отметок об ограничении доступа, оформление подлинника, определение экземплярности, возможность создания дополнительных экземпляров, особенности поэкземплярного учета распорядительных документов и их регистрации.

Защита служебной информации в действующем законодательстве и других нормативных правовых актах не имеет однозначного отражения. Проект закона о служебной тайне в свое время не нашел поддержки в государственных структурах, в т.ч. у депутатского корпуса, вопрос о структуре конфиденциальной информации и соотношении различных видов тайн решается в законодательстве по-разному.

Грифом ДСП («Для служебного пользования») обычно отмечается документ, содержащий служебную информацию несекретного характера, относящуюся к вопросам деятельности организации, но ограниченного распространения. Ограничения на ее распространение диктуются служебной необходимостью, которая формально регламентируется Перечнем конфиденциальной информации и документов.

Работа с документами ДСП организуется в настоящее время с учетом действующего постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 (ред. от 06.08.2020) «Об утверждении...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Если на основном документе есть гриф ДСП, а на приложениях нет

Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?

Алгоритм действий по удалению из Интернета информации о себе

Как заставить поисковики исключить из результатов поиска незаконную, недостоверную или неактуальную информацию о человеке: как действовать, как найти правильную фирму-адресат, к которой надо обратиться, как составить такое требование, сколько времени отводится поисковику на «реагирование», как найти управу на тех, кто игнорирует ваше требование. Как заставить владельца сайта удалить с него персональные данные человека: порядок действий, образец требования, сколько отводится времени на его исполнение, куда жаловаться.

Кто дает разрешение на копирование документа ДСП?

Можно ли копировать входящий документ с отметкой ДСП? Достаточно ли получить разрешение на создание копии экземпляра входящего документа с отметкой ДСП у руководителя своей организации или необходимо получить разрешение на копирование у организации, направившей нам этот документ?

Отдельная опись для конфиденциальных дел

На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Могут ли коммерческие организации использовать гриф «ДСП»?

Может ли коммерческая организация использовать в своих документах гриф «Для служебного пользования» (или сокращенно «ДСП»)? Или это прерогатива госорганов? Чем отличаются конфиденциальная информация, коммерческая тайна, служебная, государственная и иные виды тайн? И что из этого арсенала может использовать коммерческая организация для ограничения доступа к своим документам, в т.ч. к персональным данным?

Если на основном документе есть гриф ДСП, а на приложениях нет

Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?

Кто дает разрешение на копирование документа ДСП?

Можно ли копировать входящий документ с отметкой ДСП? Достаточно ли получить разрешение на создание копии экземпляра входящего документа с отметкой ДСП у руководителя своей организации или необходимо получить разрешение на копирование у организации, направившей нам этот документ?