Оказывается, и при обращении общедоступной информации есть свои ограничения. А чтобы защитить конфиденциальную информацию, организация обязана предпринять ряд действий: даже если для своих документов она еще не включила режим тайны, получив «закрытые» документы извне (например, от контрагента или вышестоящей организации), она обязана обеспечить их защиту в силу закона. Вы узнаете о существующих видах тайн и какими нормативными документами они регулируются, что в них говорится о реквизите ограничения доступа. Покажем пример Перечня конфиденциальной информации, образцы оформления грифа ограничения доступа, его изменения и снятия. Объясним специфику сообщений о конфиденциальности электронных писем и нанесения грифа на документы с персональными данными.

Эффективный процесс управления предприятием базируется на большом потоке упорядоченной информации. От того, насколько качественно организована работа с ней, будет зависеть и качество управления. В век информационных технологий информация окружает нас повсюду. Что же такое информация и какой она бывает?

Фрагмент документа
Пункт 1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Закон № 149-ФЗ)

1) информация - это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

Существует много градаций видов информации в зависимости от различных оснований (ее содержания или обладателя, порядка ее предоставления или распространения и пр.). В Схеме 1 приведем самую актуальную для управления информационными процессами организации классификацию - в зависимости от категории доступа.

Согласно ч. 2 ст. 5 Закона № 149-ФЗ информация подразделяется:

  • на общедоступную и
  • ограниченного доступа (доступ к ней ограничен федеральными законами).
Схема 1. Классификация информации в зависимости от категории доступа к ней

Информация общедоступная… с ограничениями

К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, к которой доступ никак не ограничен (ч. 1 ст. 7 Закона № 149-ФЗ).

Однако, хоть такая информация и может использоваться любыми лицами по их собственному усмотрению, все же определенные ограничения соблюдать придется.

Так, можно встретить доступную в Интернете информацию, которая тем не менее строго запрещена к распространению на территории нашей страны (например, экстремистские материалы1) под угрозой привлечения к ответственности2.

А открытые данные в Интернете в ряде случаев должны быть изъяты по требованию органов, следящих за гостайной или защищающих персональные данные3.

Есть и еще одна особенность, которую не следует забывать. Если информация становится общедоступной по решению ее обладателя4, то последний вправе требовать от лиц, распространяющих такую информацию, указывать себя в качестве ее источника5. Если требование в добровольном порядке не будет удовлетворено, то обладатель информации может обратиться в суд за защитой нарушенных прав.

Информация ограниченного доступа

К информации ограниченного доступа относятся следующие виды:

  • информация, составляющая государственную тайну;
  • иная конфиденциальная информация.

В отдельных нормативных документах можно встретить определения конфиденциальной информации (см., например, фрагмент из Порядка, утвержденного Советом Евразийской экономической комиссии).

Надо сказать, что термин «конфиденциальная информация» на долгое время вошел в обиход с принятием Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (утратил силу в связи с принятием Закона № 149-ФЗ). Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом:

Фрагмент документа
Порядок работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 18.09.2014 № 71)

«конфиденциальная информация» - все виды информации (включая коммерческую, банковскую, налоговую, нотариальную, врачебную, личную, адвокатскую тайну), в отношении которой в соответствии с нормативными правовыми актами государств-членов, международными договорами ограничен доступ (установлена конфиденциальность), то есть установлено обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к данной информации, требование не передавать (не разглашать) такую информацию третьим лицам без письменного согласия ее обладателя;

  • государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»),
  • служебная тайна (с грифом «секретно») и
  • информация «Для служебного пользования» («ДСП»).

Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн» (например, коммерческая тайна), изменился порядок использования специальных грифов на документах.

В настоящее время Закон № 149-ФЗ оперирует понятием «конфиденциальность информации» (п. 7 ст. 2 Закона № 149-ФЗ) - это обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя. Как таковое свойство «конфиденциальности» присуще всем видам информации ограниченного доступа, в т.ч. гостайне. Поэтому рядом с ней в Схеме 1 (см. «!») стоит не просто «конфиденциальная информация», а «иная конфиденциальная информация». О ней и поговорим подробнее, поскольку, в отличие от гостайны, ее защита не так системно урегулирована и на практике вызывает вопросы. Правила ограничения доступа, в т.ч. указания грифов о конфиденциальности, можно обнаружить в большом числе нормативных документов, причем имеется тенденция к их все большему возрастанию.

Попытка дать классификацию «сведений конфиденциального характера» была предпринята еще в Указе Президента РФ от 06.03.1997 № 188 (далее - Указ). И хотя Указ достаточно «древний», в него вносятся изменения по мере необходимости (последние были в 2015 году).

В Таблице 1 мы собрали основные виды конфиденциальной информации на основании Указа, ст. 9 Закона № 149-ФЗ и главное - со ссылками на отечественные нормативные правовые и международные акты, которые регулируют соответствующие виды тайны. Найдя в таблице тот вид тайны, с которым работаете, вы сможете вычленить ту «нормативку», которую стоит дополнительно проработать.

Таблица 1. Виды конфиденциальной информации со ссылками на нормативные документы

Отдельно приведем важное для нас определение информации, составляющей коммерческую тайну, - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и др.), в т.ч. о результатах...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?