На сколько обязательны утвержденные организацией шаблоны документов?

Регламент разработки, утверждения электронных моделей (шаблонов) документов вашего предприятия, а также порядок ведения и актуализации Единого реестра шаблонов могут быть оформлены как приложения к приказу, которым данные организационные документы утверждаются и вводятся в действие, но действуют они как самостоятельные локальные нормативные акты (ЛНА).

Электронная модель (шаблон) представляет собой унифицированную форму документа, структурированную и логически выстроенную по реквизитам, атрибутам и метаданным. Электронная модель обеспечивает сокращение времени исполнителей на составление и оформление документов, предоставляет некоторые удобства при составлении конкретного документа, поскольку в СЭД или иной информационной системе обеспечивается автоматическая подгрузка / выборка наименований реквизитов, метаданных и их значений из классификаторов и справочников, а электронные модели используются в качестве «входных» форм системы и могут представлять собой «библиотеку форм», обеспечивающую создание электронных документов в статусе оригинала. В необходимых случаях оптимальные структура текста и речевые формулы документов того или иного вида включаются в шаблон (повторяющиеся формулировки включаются в реквизит «текст») в качестве типового / неизменяемого текста и типовой логической структуры.

Шаблоны документов подлежат утверждению (актуализации, отмене, замене) приказом первого руководителя или уполномоченного им лица. Обычно издается приказ по административно-организационной деятельности с указанием даты введения формы в действие, и только после утверждения она включается в соответствующий реестр применяемых шаблонов предприятия. Утвержденные таким образом электронные шаблоны документов являются обязательными для применения.

Если на вашем предприятии функция ведения Единого реестра шаблонов возложена на какое-то подразделение, и статус «шаблон» зависит только от регистрации разработанной электронной модели в данном Едином реестре, то рекомендуем проверить, как организационно и юридически оформлена эта функция, какое структурное подразделение ее осуществляет.

Обычно служба делопроизводства разрабатывает электронные модели (шаблоны) документов, готовит соответствующие приказы об их утверждении или отмене, а ИТ-подразделение в порядке поддержки функциональности информационной системы (ИС) имеет право физически включать утвержденные модели в соответствующие ИС и выделять к уничтожению утратившие силу шаблоны. А если служба делопроизводства выполняет роль менеджера системы со всеми правами управления документами в ней (создание, редактирование, уничтожение), то ее квалифицированные специалисты по управлению документами самостоятельно могут осуществлять ведение Единого реестра и могут быть наделены правами утверждения электронных моделей (шаблонов). Факт утверждения формы, дата начала ее применения, код формы должны отражаться в метаданных унифицированной формы. То есть регистрация электронных моделей (шаблонов) в Едином реестре – это не простая фиксация их создания, а юридически значимое действие, связанное с обязательностью их применения, что должно быть закреплено в соответствующих ЛНА, включая Положение о службе делопроизводства.

Не забудьте также, что в Единый реестр электронные модели (шаблоны) должны включаться с соответствующим кодом унифицированной формы документа на основании отдельно существующего самостоятельного классификатора унифицированных форм документов предприятия или с учетом того, что в структуре Единого реестра уже заранее предусмотрен механизм присвоения кодового обозначения и идентификации включаемых в него унифицированных форм. Служба делопроизводства в порядке ведения библиотеки шаблонов дополнительно защищает их от несанкционированного изменения системой паролей, которые должны знать и вести не более 2 специалистов по управлению документами.

Электронные модели (шаблоны) документов проектируются на основе типовых формуляров документов (типового состава реквизитов документов одного и того же вида / разновидности) с учетом типовой структуры текста и возможности унификации его отдельных речевых моделей.

Должностная инструкция имеет определенный состав разделов, логическую структуру текста. Если работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции, не будет изменять состав ее разделов, но в какой-то из них включит дополнительные пункты, которые отсутствуют в шаблоне, то это не будет являться отступлением от требований в использовании шаблона.

При необходимости изменить состав разделов должностной инструкции, внести в нее уточнения или увеличить стандартную площадь для внесения текста (например, в реквизите «заголовок к тексту») при составлении и оформлении конкретного документа работник-исполнитель может обратиться в службу делопроизводства с просьбой сделать доступными для изменений («распаролить») эту электронную модель (шаблон) или ее часть.

А если та или иная электронная модель требует существенных изменений и актуализации, то руководитель структурного подразделенияисполнителя должен направить соответствующие предложения и заявку в службу делопроизводства.