Top.Mail.Ru

На сколько обязательны утвержденные организацией шаблоны документов?

Вопрос
Согласно приказу введен в действие Единый реестр шаблонов предприятия (в него включены, например, шаблон приказа, исходящего письма, должностной инструкции, локального нормативного акта и др.). В организационно-распорядительном документе также указано, что порядок разработки, утверждения и корректировки указывается в приложении к приказу. Статус «Шаблон» документ получает только на основании регистрации в Едином реестре шаблонов. При этом в приказе ничего не указано о статусе таких шаблонов. Просим разъяснить, какой статус будут носить такие шаблоны: обязательный, добровольный или рекомендательный? Если, например, работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции и включит пункты, которые отсутствуют в нем, то будет ли это являться отступлением от требований в использовании шаблона?
Отвечает

Регламент разработки, утверждения электронных моделей (шаблонов) документов вашего предприятия, а также порядок ведения и актуализации Единого реестра шаблонов могут быть оформлены как приложения к приказу, которым данные организационные документы утверждаются и вводятся в действие, но действуют они как самостоятельные локальные нормативные акты (ЛНА).

Электронная модель (шаблон) представляет собой унифицированную форму документа, структурированную и логически выстроенную по реквизитам, атрибутам и метаданным. Электронная модель обеспечивает сокращение времени исполнителей на составление и оформление документов, предоставляет некоторые удобства при составлении конкретного документа, поскольку в СЭД или иной информационной системе обеспечивается автоматическая подгрузка / выборка наименований реквизитов, метаданных и их значений из классификаторов и справочников, а электронные модели используются в качестве «входных» форм системы и могут представлять собой «библиотеку форм», обеспечивающую создание электронных документов в статусе оригинала. В необходимых случаях оптимальные структура текста и речевые формулы документов того или иного вида включаются в шаблон (повторяющиеся формулировки включаются в реквизит «текст») в качестве типового / неизменяемого текста и типовой логической структуры.

Шаблоны документов подлежат утверждению (актуализации, отмене, замене) приказом первого руководителя или уполномоченного им лица. Обычно издается приказ по административно-организационной деятельности с указанием даты введения формы в действие, и только после утверждения она включается в соответствующий реестр применяемых шаблонов предприятия. Утвержденные таким образом электронные шаблоны документов являются обязательными для применения.

Если на вашем предприятии функция ведения Единого реестра шаблонов возложена на какое-то подразделение, и статус «шаблон» зависит только от регистрации разработанной электронной модели в данном Едином реестре, то рекомендуем проверить, как организационно и юридически оформлена эта функция, какое структурное подразделение ее осуществляет.

Обычно служба делопроизводства разрабатывает электронные модели (шаблоны) документов, готовит соответствующие приказы об их утверждении или отмене, а ИТ-подразделение в порядке поддержки функциональности информационной системы (ИС) имеет право физически включать утвержденные модели в соответствующие ИС и выделять к уничтожению утратившие силу шаблоны. А если служба делопроизводства выполняет роль менеджера системы со всеми правами управления документами в ней (создание, редактирование, уничтожение), то ее квалифицированные специалисты по управлению документами самостоятельно могут осуществлять ведение Единого реестра и могут быть наделены правами утверждения электронных моделей (шаблонов). Факт утверждения формы, дата начала ее применения, код формы должны отражаться в метаданных унифицированной формы. То есть регистрация электронных моделей (шаблонов) в Едином реестре – это не простая фиксация их создания, а юридически значимое действие, связанное с обязательностью их применения, что должно быть закреплено в соответствующих ЛНА, включая Положение о службе делопроизводства.

Не забудьте также, что в Единый реестр электронные модели (шаблоны) должны включаться с соответствующим кодом унифицированной формы документа на основании отдельно существующего самостоятельного классификатора унифицированных форм документов предприятия или с учетом того, что в структуре Единого реестра уже заранее предусмотрен механизм присвоения кодового обозначения и идентификации включаемых в него унифицированных форм. Служба делопроизводства в порядке ведения библиотеки шаблонов дополнительно защищает их от несанкционированного изменения системой паролей, которые должны знать и вести не более 2 специалистов по управлению документами.

Электронные модели (шаблоны) документов проектируются на основе типовых формуляров документов (типового состава реквизитов документов одного и того же вида / разновидности) с учетом типовой структуры текста и возможности унификации его отдельных речевых моделей.

Должностная инструкция имеет определенный состав разделов, логическую структуру текста. Если работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции, не будет изменять состав ее разделов, но в какой-то из них включит дополнительные пункты, которые отсутствуют в шаблоне, то это не будет являться отступлением от требований в использовании шаблона.

При необходимости изменить состав разделов должностной инструкции, внести в нее уточнения или увеличить стандартную площадь для внесения текста (например, в реквизите «заголовок к тексту») при составлении и оформлении конкретного документа работник-исполнитель может обратиться в службу делопроизводства с просьбой сделать доступными для изменений («распаролить») эту электронную модель (шаблон) или ее часть.

А если та или иная электронная модель требует существенных изменений и актуализации, то руководитель структурного подразделенияисполнителя должен направить соответствующие предложения и заявку в службу делопроизводства.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как определить вид приказа об утверждении ЛНА

Возникла спорная ситуация с коллегами в части отнесения приказа к производственной или административно-хозяйственной деятельности. Необходимо ввести в действие Положение о порядке предоставления компенсации стоимости проезда работникам организации. В данном случае приказ о введении в действие будет с буквой «а» или «п»? Если исходить из основного вида деятельности организации, то мы – институт, выполняющий проектные и изыскательские работы по объектам транспортного и промышленно-гражданского строительства.

Как указать в тексте несколько документов с единой датой?

Если есть 2 спецификации от одной даты, то как правильно написать в дополнительном соглашении: «Спецификация № 1 и Спецификация № 2 от 24.09.2024» или «Спецификация № 1 от 24.09.2024 и Спецификация № 2 от 24.09.2024»?

Договор с протоколом разногласий

Между подрядчиком и заказчиком заключен договор подряда. Подрядчик подписал его с протоколом разногласий. Будет ли договор в таком случае считается заключенным?

Распоряжение может отменить приказ?

Может ли распоряжение отменить приказ?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?