Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Вопрос
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
Отвечает

Ответ на подобные многочисленные «почему» может получиться очень длинным, поэтому здесь постараемся дать вам основные ориентиры.

Писать, как нам угодно, мы можем дома и личные письма. А на работе мы должны знать «матчасть», как говорят военные.

О служебных документах, которые представляют собой единство формы, формуляра (совокупность реквизитов) и содержания (текст), не случайно говорят, что они составляются и оформляются. Если наименование вида документа является реквизитом, то оно оформляется прописными буквами так, как, например, предусматривает ГОСТ Р ­6.30-2003, без каких-либо кавычек:

Пример 1. Вид документа (цифра 1) и заголовок к его тексту (цифра 2) на нем самом

Если наименование вида документа употребляется в тексте и является его частью, то оно может быть оформлено как с прописной, так и со строчной буквы и тоже без кавычек, например:

  • «в соответствии с п. 1.2.4 Инструкции по работе с обращениями граждан, утвержденной приказом от 12.03.2014 № 79/03-04»;
  • «согласно положению о премировании, утвержденному приказом от 12.01.2015 № 3/од».

Обратите внимание: если локальный нормативный акт («Инструкция по...») и пишут с заглавной буквы, то распорядительный документ, ­который его утвердил, принято писать с маленькой буквы («приказ»).

На практике можно встретить оформление наименований видов документов в констатирующей части приказа, изданного во исполнение решения вышестоящей организации, в разных вариантах (курсивом ­выделим разницу в написании):

  • «Во исполнение приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей...»;
  • «Во исполнение Приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей...».

Оба варианта могут быть признаны в конкретной организации правильными. Заметьте, что здесь в кавычках оформлен только заголовок к тексту документа, на который оформляется ссылка. А по общим академическим правилам правописания наименование вида документа и ­название должности должны были бы быть оформлены так:

  • «Во исполнение приказа руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 « Об утверждении перечня должностей...».

Не случайно уже достаточно давно министерства, ведомства и органы местного самоуправления оформляют в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству или утверждают в качестве самостоятельных документов перечни / списки написаний наименований должностей, структурных подразделений и видов документов, которые приняты в отрасли или в данной системе управления. Они являются обязательными при издании распорядительных документов и в процессе ведения переписки. Такие перечни существуют в Администрации Президента Российской Федерации, в Мэрии Москвы, в исполнительных органах субъектов Российской Федерации и закрепляют нормы этикета деловых коммуникаций.

Деловой стиль характеризуется краткостью, точностью, ясностью, определенной формализованностью, использованием стандартных речевых моделей. Поэтому наименования видов документов, наименования структурных подразделений и должностей, которые в тексте часто повторяются и являются длинными, порой заменяют на более краткие (так называемые «родовые» слова) для удобства «узнавания» и восприятия, обеспечения быстроты чтения и поиска. Чтобы текст документа имел однозначное толкование, нужно сначала ввести сокращение (образовать «родовое» слово), а потом употреблять его по тексту. Чтобы оно бросалось в глаза, его часто оформляют с прописной (большой) буквы:

Пример 2. Образование нескольких условных сокращений в преамбуле дополнительного соглашения к договору, которые будут далее заменять собой более длинные текстовые конструкции в данном документе (вводимые родовые слова выделены оранжевым цветом)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице генерального директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании устава, вместе именуемые Стороны, а по отдельности – Сторона, пришли к соглашению внести нижеследующие ­изменения в договор поставки от 05 ноября 2014 года № 586/14 (далее – Договор):

Пример 3. Образование сокращения, которое будет далее в данном документе заменять собой более длинное полное название документа (вводимое родовое слово ­выделено оранжевым цветом)

Разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизвоству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Пример 4. Обычай делового оборота также допускает написание с заглавной буквы ряда ключевых слов в преамбуле договора (они выделены оранжевым)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице Генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании Устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице Коммерческого директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании Доверенности от 05.11.2014 № 21, заключили настоящий договор о нижеследующем:

В этих примерах вы видите результат формирования законодательного, юридического (договорного) подстилей делового стиля русского литературного языка.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Какими ручками и чернилами подписывать документы?

Я работаю в канцелярии Курской атомной станции и часто сталкиваюсь с вопросом, какими чернилами (синими или черными) можно подписывать документы, в частности, письма на отправку или приказы? И можно ли подписывать документы капиллярной ручкой? На какой документ ссылаться, ведь руководство требует обоснования, когда просишь не подписывать черной ручкой, и не обращает внимания на то, что при этом документ смотрится как копия?