Top.Mail.Ru

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Вопрос
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
Отвечает

Ответ на подобные многочисленные «почему» может получиться очень длинным, поэтому здесь постараемся дать вам основные ориентиры.

Писать, как нам угодно, мы можем дома и личные письма. А на работе мы должны знать «матчасть», как говорят военные.

О служебных документах, которые представляют собой единство формы, формуляра (совокупность реквизитов) и содержания (текст), не случайно говорят, что они составляются и оформляются. Если наименование вида документа является реквизитом, то оно оформляется прописными буквами так, как, например, предусматривает ГОСТ Р ­6.30-2003, без каких-либо кавычек:

Пример 1. Вид документа (цифра 1) и заголовок к его тексту (цифра 2) на нем самом

Если наименование вида документа употребляется в тексте и является его частью, то оно может быть оформлено как с прописной, так и со строчной буквы и тоже без кавычек, например:

  • «в соответствии с п. 1.2.4 Инструкции по работе с обращениями граждан, утвержденной приказом от 12.03.2014 № 79/03-04»;
  • «согласно положению о премировании, утвержденному приказом от 12.01.2015 № 3/од».

Обратите внимание: если локальный нормативный акт («Инструкция по...») и пишут с заглавной буквы, то распорядительный документ, ­который его утвердил, принято писать с маленькой буквы («приказ»).

На практике можно встретить оформление наименований видов документов в констатирующей части приказа, изданного во исполнение решения вышестоящей организации, в разных вариантах (курсивом ­выделим разницу в написании):

  • «Во исполнение приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей...»;
  • «Во исполнение Приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей...».

Оба варианта могут быть признаны в конкретной организации правильными. Заметьте, что здесь в кавычках оформлен только заголовок к тексту документа, на который оформляется ссылка. А по общим академическим правилам правописания наименование вида документа и ­название должности должны были бы быть оформлены так:

  • «Во исполнение приказа руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 « Об утверждении перечня должностей...».

Не случайно уже достаточно давно министерства, ведомства и органы местного самоуправления оформляют в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству или утверждают в качестве самостоятельных документов перечни / списки написаний наименований должностей, структурных подразделений и видов документов, которые приняты в отрасли или в данной системе управления. Они являются обязательными при издании распорядительных документов и в процессе ведения переписки. Такие перечни существуют в Администрации Президента Российской Федерации, в Мэрии Москвы, в исполнительных органах субъектов Российской Федерации и закрепляют нормы этикета деловых коммуникаций.

Деловой стиль характеризуется краткостью, точностью, ясностью, определенной формализованностью, использованием стандартных речевых моделей. Поэтому наименования видов документов, наименования структурных подразделений и должностей, которые в тексте часто повторяются и являются длинными, порой заменяют на более краткие (так называемые «родовые» слова) для удобства «узнавания» и восприятия, обеспечения быстроты чтения и поиска. Чтобы текст документа имел однозначное толкование, нужно сначала ввести сокращение (образовать «родовое» слово), а потом употреблять его по тексту. Чтобы оно бросалось в глаза, его часто оформляют с прописной (большой) буквы:

Пример 2. Образование нескольких условных сокращений в преамбуле дополнительного соглашения к договору, которые будут далее заменять собой более длинные текстовые конструкции в данном документе (вводимые родовые слова выделены оранжевым цветом)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице генерального директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании устава, вместе именуемые Стороны, а по отдельности – Сторона, пришли к соглашению внести нижеследующие ­изменения в договор поставки от 05 ноября 2014 года № 586/14 (далее – Договор):

Пример 3. Образование сокращения, которое будет далее в данном документе заменять собой более длинное полное название документа (вводимое родовое слово ­выделено оранжевым цветом)

Разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизвоству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Пример 4. Обычай делового оборота также допускает написание с заглавной буквы ряда ключевых слов в преамбуле договора (они выделены оранжевым)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице Генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании Устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице Коммерческого директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании Доверенности от 05.11.2014 № 21, заключили настоящий договор о нижеследующем:

В этих примерах вы видите результат формирования законодательного, юридического (договорного) подстилей делового стиля русского литературного языка.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

Наталья П.
23.08.2022, 14:30

Название организационно-правовой формы пишется со строчной, то бишь маленькой буквы. Само название-с прописной. Так что общество с ограниченной ответственностью "Рога и копыта", публичное акционерное общество "Весёлый одуванчик" пишется именно так. С прописной пишутся их сокращения, т.е. ПАО, ООО, ЗАО......

Редакция журнала
23.08.2022, 17:01 Наталья П.

Вы совершенно правы!
Только маленький нюанс: Вы оставили комментарий к публикации 2015 года)
А сейчас мы придерживаемся Вашей точки зрения в своих публикациях.
И приятное совпадение: как раз сейчас у нас выходит статья про ошибки в документах. Первая ее часть уже на нашем сайте в № 8, 2022, а вторая будет в № 9, 2022 – ее только что отредактировали. И там как раз целый раздел посвящен правилам написания наименований организаций (что с большой буквы принято писать, а что с маленькой). Так что приглашаем Вас 1 сентября почитать статью Игнатьевой в № 9, 2022 журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии».
Приятно иметь дело с профессионалами! Заходите к нам почаще)

Рекомендовано для вас

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

По какой форме делать протокол собрания о создании общества

1. В интернете много форм протоколов общего собрания о создании общества, но там везде регистрационный номер протокола пишется рядом с наименованием документа и заголовок сразу под ним. Верно ли это, или нужно перенести заголовок и регистрационный номер туда, где они должны быть согласно ГОСТ 7.0.97-2016? 2. Может ли быть протокол оформлен на бланке организации, если наименование организации только будут утверждать в протоколе?

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Архив входит в общий отдел. Как составить Положение о нем?

По структуре нашей организации (АО) архив входит в состав общего отдела. Необходимо ли издание отдельного Положения об архиве, если функции прописаны в Положении об общем отделе?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?