Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2015

Вопрос

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Отвечает

Иритикова Вера

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Ответ на подобные многочисленные «почему» может получиться очень длинным, поэтому здесь постараемся дать вам основные ориентиры.

Писать, как нам угодно, мы можем дома и личные письма. А на работе мы должны знать «матчасть», как говорят военные.

О служебных документах, которые представляют собой единство формы, формуляра (совокупность реквизитов) и содержания (текст), не случайно говорят, что они составляются и оформляются. Если наименование вида документа является реквизитом, то оно оформляется прописными буквами так, как, например, предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003, без каких-либо кавычек:

Пример 1. Вид документа (цифра 1) и заголовок к его тексту (цифра 2) на нем самом

Если наименование вида документа употребляется в тексте и является его частью, то оно может быть оформлено как с прописной, так и со строчной буквы и тоже без кавычек, например:

«в соответствии с п. 1.2.4 Инструкции по работе с обращениями граждан, утвержденной приказом от 12.03.2014 № 79/03-04»;
«согласно положению о премировании, утвержденному приказом от 12.01.2015 № 3/од».

Обратите внимание: если локальный нормативный акт («Инструкция по...») и пишут с заглавной буквы, то распорядительный документ, который его утвердил, принято писать с маленькой буквы («приказ»).

На практике можно встретить оформление наименований видов документов в констатирующей части приказа, изданного во исполнение решения вышестоящей организации, в разных вариантах (курсивом выделим разницу в написании):

«Во исполнение приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей...»;
«Во исполнение Приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей...».

Оба варианта могут быть признаны в конкретной организации правильными. Заметьте, что здесь в кавычках оформлен только заголовок к тексту документа, на который оформляется ссылка. А по общим академическим правилам правописания наименование вида документа и название должности должны были бы быть оформлены так:

«Во исполнение приказа руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 « Об утверждении перечня должностей...».

Не случайно уже достаточно давно министерства, ведомства и органы местного самоуправления оформляют в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству или утверждают в качестве самостоятельных документов перечни / списки написаний наименований должностей, структурных подразделений и видов документов, которые приняты в отрасли или в данной системе управления. Они являются обязательными при издании распорядительных документов и в процессе ведения переписки. Такие перечни существуют в Администрации Президента Российской Федерации, в Мэрии Москвы, в исполнительных органах субъектов Российской Федерации и закрепляют нормы этикета деловых коммуникаций.

Деловой стиль характеризуется краткостью, точностью, ясностью, определенной формализованностью, использованием стандартных речевых моделей. Поэтому наименования видов документов, наименования структурных подразделений и должностей, которые в тексте часто повторяются и являются длинными, порой заменяют на более краткие (так называемые «родовые» слова) для удобства «узнавания» и восприятия, обеспечения быстроты чтения и поиска. Чтобы текст документа имел однозначное толкование, нужно сначала ввести сокращение (образовать «родовое» слово), а потом употреблять его по тексту. Чтобы оно бросалось в глаза, его часто оформляют с прописной (большой) буквы:

Пример 2. Образование нескольких условных сокращений в преамбуле дополнительного соглашения к договору, которые будут далее заменять собой более длинные текстовые конструкции в данном документе (вводимые родовые слова выделены оранжевым цветом)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице генерального директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании устава, вместе именуемые Стороны, а по отдельности – Сторона, пришли к соглашению внести нижеследующие изменения в договор поставки от 05 ноября 2014 года № 586/14 (далее – Договор):

Пример 3. Образование сокращения, которое будет далее в данном документе заменять собой более длинное полное название документа (вводимое родовое слово выделено оранжевым цветом)

Разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизвоству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Пример 4. Обычай делового оборота также допускает написание с заглавной буквы ряда ключевых слов в преамбуле договора (они выделены оранжевым)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице Генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании Устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице Коммерческого директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании Доверенности от 05.11.2014 № 21, заключили настоящий договор о нижеследующем:

В этих примерах вы видите результат формирования законодательного, юридического (договорного) подстилей делового стиля русского литературного языка.