Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Вопрос
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
Отвечает

Ответ на подобные многочисленные «почему» может получиться очень длинным, поэтому здесь постараемся дать вам основные ориентиры.

Писать, как нам угодно, мы можем дома и личные письма. А на работе мы должны знать «матчасть», как говорят военные.

О служебных документах, которые представляют собой единство формы, формуляра (совокупность реквизитов) и содержания (текст), не случайно говорят, что они составляются и оформляются. Если наименование вида документа является реквизитом, то оно оформляется прописными буквами так, как, например, предусматривает ГОСТ Р ­6.30-2003, без каких-либо кавычек:

Пример 1. Вид документа (цифра 1) и заголовок к его тексту (цифра 2) на нем самом

Если наименование вида документа употребляется в тексте и является его частью, то оно может быть оформлено как с прописной, так и со строчной буквы и тоже без кавычек, например:

  • «в соответствии с п. 1.2.4 Инструкции по работе с обращениями граждан, утвержденной приказом от 12.03.2014 № 79/03-04»;
  • «согласно положению о премировании, утвержденному приказом от 12.01.2015 № 3/од».

Обратите внимание: если локальный нормативный акт («Инструкция по...») и пишут с заглавной буквы, то распорядительный документ, ­который его утвердил, принято писать с маленькой буквы («приказ»).

На практике можно встретить оформление наименований видов документов в констатирующей части приказа, изданного во исполнение решения вышестоящей организации, в разных вариантах (курсивом ­выделим разницу в написании):

  • «Во исполнение приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей...»;
  • «Во исполнение Приказа Руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 «Об утверждении перечня должностей...».

Оба варианта могут быть признаны в конкретной организации правильными. Заметьте, что здесь в кавычках оформлен только заголовок к тексту документа, на который оформляется ссылка. А по общим академическим правилам правописания наименование вида документа и ­название должности должны были бы быть оформлены так:

  • «Во исполнение приказа руководителя Федерального архивного агентства от 00.00.0000 № 000 « Об утверждении перечня должностей...».

Не случайно уже достаточно давно министерства, ведомства и органы местного самоуправления оформляют в качестве приложений к инструкциям по делопроизводству или утверждают в качестве самостоятельных документов перечни / списки написаний наименований должностей, структурных подразделений и видов документов, которые приняты в отрасли или в данной системе управления. Они являются обязательными при издании распорядительных документов и в процессе ведения переписки. Такие перечни существуют в Администрации Президента Российской Федерации, в Мэрии Москвы, в исполнительных органах субъектов Российской Федерации и закрепляют нормы этикета деловых коммуникаций.

Деловой стиль характеризуется краткостью, точностью, ясностью, определенной формализованностью, использованием стандартных речевых моделей. Поэтому наименования видов документов, наименования структурных подразделений и должностей, которые в тексте часто повторяются и являются длинными, порой заменяют на более краткие (так называемые «родовые» слова) для удобства «узнавания» и восприятия, обеспечения быстроты чтения и поиска. Чтобы текст документа имел однозначное толкование, нужно сначала ввести сокращение (образовать «родовое» слово), а потом употреблять его по тексту. Чтобы оно бросалось в глаза, его часто оформляют с прописной (большой) буквы:

Пример 2. Образование нескольких условных сокращений в преамбуле дополнительного соглашения к договору, которые будут далее заменять собой более длинные текстовые конструкции в данном документе (вводимые родовые слова выделены оранжевым цветом)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице генерального директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании устава, вместе именуемые Стороны, а по отдельности – Сторона, пришли к соглашению внести нижеследующие ­изменения в договор поставки от 05 ноября 2014 года № 586/14 (далее – Договор):

Пример 3. Образование сокращения, которое будет далее в данном документе заменять собой более длинное полное название документа (вводимое родовое слово ­выделено оранжевым цветом)

Разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизвоству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

Пример 4. Обычай делового оборота также допускает написание с заглавной буквы ряда ключевых слов в преамбуле договора (они выделены оранжевым)

Публичное акционерное общество «Проминвестстрой», далее именуемое Поставщик, в лице Генерального директора Зевсова Сергея Петровича, действующего на основании Устава, и Общество с ограниченной ответственностью «Торос», далее именуемое Покупатель, в лице Коммерческого директора Селиверстова Константина Михайловича, действующего на основании Доверенности от 05.11.2014 № 21, заключили настоящий договор о нижеследующем:

В этих примерах вы видите результат формирования законодательного, юридического (договорного) подстилей делового стиля русского литературного языка.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?