Грамотное оформление документов в соответствии с действующими нормативами и правилами свидетельствует не только о хорошо налаженной делопроизводственной культуре в организации, но и гарантирует юридическую чистоту документа.
В этой статье мы ответим на часто задаваемые вопросы по оформлению деловой документации, которые стоит прорабатывать на тренингах по деловой переписке и делопроизводству.
В своих разъяснениях мы будем опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по его применению.
В какой последовательности указывать: должность и Ф.И.О., ученое звание и степень? Ответ в № 8’ 2022
См. статью «Оформление текста приказа в вопросах и ответах» в № 7’ 2022
Надо ли ставить букву «г.» (сокращение от полного слова «город») перед названием таких городов, как Москва и Нижний Новгород?
Сокращение «г.» не ставится перед городами федерального значения Москва, Санкт-Петербург, Севастополь, а также не указывается для городов, в названии которых уже есть слово «город»/ «град»: Новгород, Белгород, Калининград и т.д. Это правило относится к оформлению реквизита «место издания документа» 1. Такого же правила надо придерживаться и в тексте документа.
Пример 1. Сокращение «г.» в названии города
Существует 3 способа оформления числительных: буквенный, цифровой и смешанный.
Буквенная (словесная) форма рекомендуется при написании однозначных количественных числительных, кроме указания их при единицах физических и денежных единиц.
Пример 2. Однозначные количественные числительные
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) – она сочетает цифры с сокращениями «тыс.», «млн», «млрд», например: 200 тыс., 10 млрд, 12 млн.
Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт·ч., 30 млрд руб.
Обратите внимание: после некоторых сокращений точка ставится, а после других нет: «тыс.», «млн», «млрд», «трлн».
Цифровой способ чаще всего используется для написания...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, в каком месте в новом стандарте сказано, что теперь заголовок обязательно составлять для всех документов.
Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.
Сначала перечисляем привычные правила составления текста приказа. Попутно объясняем, какие нововведения внесли Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025. Потом разбираем 3 конкретных вопроса. Как сформулировать поручение в приказе, которое дается: а) руководителям всех структурных подразделений, б) руководителям нескольких (не всех) подразделений, в) ответственным за делопроизводство в некоторых подразделениях? Как правильно указать в качестве исполнителя руководителя подразделения: в каком порядке перечислять должность, фамилию, инициалы; когда писать Ф.И.О. в скобках? Если документ поступил на исполнение из другой организации, на какой нормативный акт можно сослаться, чтобы доказать, что написанный там срок исполнения «до 01.06.2026» значит по 01.06.2026 включительно?
В журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12` 2019 в статье «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» автора Веры Иритиковой написано: «...в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются...» А можно уточнить пункт ГОСТа 2016 года, где написано о том, что заголовок не берется в кавычки? Я не смогла эту информацию найти ни в ГОСТе 2016 года, ни в новой его версии 2025 года. У нас на работе на принцип идут: действуют с точки зрения грамматики, когда названия нужно заключать в кавычки.
Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.
Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
