Top.Mail.Ru

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 1)

Когда не ставят букву «г.» перед наименованием города? Как правильно писать многозначные числа и физические величины, порядковые числительные, даты и периоды? Как сделать ссылку на другой документ? Как оформить абзац? Надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? В каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной, а в каких со строчной? Можно ли писать «касательно» или «касаемо» в заголовке к тексту документа? Именно в этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения (как не правильно, как правильно и почему) вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в наглядные методички и памятки для них... и для себя :) В этом номере читайте первую часть статьи.
Начало статьи. Окончание в № 09 / 2022
Начало статьи. Окончание в № 09 / 2022

Грамотное оформление документов в соответствии с действующими нормативами и правилами свидетельствует не только о хорошо налаженной делопроизводственной культуре в организации, но и гарантирует юридическую чистоту документа.

В этой статье мы ответим на часто задаваемые вопросы по оформлению деловой документации, которые стоит прорабатывать на тренингах по деловой переписке и делопроизводству.

В своих разъяснениях мы будем опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по его применению.

Буква «г.» перед названием города

Надо ли ставить букву «г.» (сокращение от полного слова «город») перед названием таких городов, как Москва и Нижний Новгород?

Сокращение «г.» не ставится перед городами федерального значения Москва, Санкт-Петербург, Севастополь, а также не указывается для городов, в названии которых уже есть слово «город»/ «град»: Новгород, Белгород, Калининград и т.д. Это правило относится к оформлению реквизита «место издания документа» 1. Такого же правила надо придерживаться и в тексте документа.

Числа и физические величины

Существует 3 способа оформления числительных: буквенный, цифровой и смешанный.

Буквенная (словесная) форма рекомендуется при написании однозначных количественных числительных, кроме указания их при единицах физических и денежных единиц.

Пример 2. Однозначные количественные числительные

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) – она сочетает цифры с сокращениями «тыс.», «млн», «млрд», например: 200 тыс., 10 млрд, 12 млн.

Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт·ч., 30 млрд руб.

Обратите внимание: после некоторых сокращений точка ставится, а после других нет: «тыс.», «млн», «млрд», «трлн».

Цифровой способ чаще всего используется для написания...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Письмо-претензия: правила эффективной коммуникации

Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.

Закон о русском языке: что изменилось?

Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.

Надо ли ставить точку между номером раздела (пункта) и заголовком (текстом)?

При составлении каких документов надо ставить точку после номера пункта (раздела) для его отделения от текста, а в каких документах этого делать не стоит. Почему для разных документов эти правила различаются (рассматриваем стандарты, организационно-распорядительные документы, конструкторскую документацию и общие правила русского языка). Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Организационно-правовую форму надо писать с маленькой или большой буквы?

С какой буквы (заглавной или строчной) надо писать организационно-правовую форму в наименовании организации? Какую аргументацию приводят сторонники каждого из этих вариантов: правила русского языка, нормы Гражданского кодекса РФ, устав организации и пресловутое «все так делают». К сожалению, многие заблуждаются в этом вопросе. Объясняем, как их переубедить и зафиксировать правильный вариант в Инструкции по делопроизводству.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 2)

Во второй части статьи читайте ответы на следующие вопросы: как оформлять абзацы? надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? в каких документах принято оформлять этикетную рамку? в каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной буквы, а в каких со строчной? что пишется с заглавной и что со строчной буквы в названиях организаций, праздников и массовых мероприятий? В этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения с примерами вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в методички и памятки для них... и для себя :)

Письмо-претензия: правила эффективной коммуникации

Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.