Top.Mail.Ru

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 2)

Во второй части статьи читайте ответы на следующие вопросы: как оформлять абзацы? надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? в каких документах принято оформлять этикетную рамку? в каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной буквы, а в каких со строчной? что пишется с заглавной и что со строчной буквы в названиях организаций, праздников и массовых мероприятий? В этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения с примерами вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в методички и памятки для них... и для себя :)
Окончание статьи. Начало в № 08 / 2022
Окончание статьи. Начало в № 08 / 2022

Как правильно оформить абзацы в тексте

Согласно п. 3.4 отечественного ГОСТ Р 7.0.97-2016 абзац начинается с красной строки с отступом текста 1,25 см от границы левого поля. Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа. Между абзацами текста дополнительных межстрочных интервалов не предусмотрено. Данный вариант применяется в организационно-распорядительных документах.

Но возможен и другой способ оформления абзацев, который принят в зарубежной практике, – блоковый. При таком способе оформления каждый абзац:

  • начинается от границы левого поля без красной строки и
  • отделяется дополнительными межстрочными интервалами.

Этот вариант часто встречается в переписке по электронной почте – дополнительными межстрочными интервалами отделяются каждый абзац или смысловые блоки из нескольких абзацев.

См. Схему 1. При оформлении документа следует придерживаться единого стилевого оформления текста. Смешивать разные стили оформления абзацев в одном документе не допускается.

Схема 1. Варианты построения абзацев текста

Фразы «Уважаемый... !» и «С уважением,»

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступительное обращение: «Уважаемый... !» и заключительная этикетная фраза: «С уважением,» относятся к реквизиту «текст документа», который оформляется при помощи свободно распространяемых бесплатных шрифтов с кеглем (размером) 12–14.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

На практике начали возникать вопросы:

  • обязательно ли делать дубляж: писать не только в начале текста «Уважаемый... !», но и в конце «С уважением,»?
  • можно ли «С уважением,» вписывать от руки над уже напечатанной подписью?

Четкие ответы на них дает другой документ, разработанный для государственных органов и органов местного самоуправления:

Фрагмент документа

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)

3.3.3. Общие требования к изготовлению документов

...Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту... отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе, а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля...

3.3.11. Деловое (служебное) письмо

...В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:

...в деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма...

Напомним, что согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 реквизит «подпись» включает в себя:

  • наименование должности лица, подписывающего документ,
  • его собственноручную подпись,
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Фраза «С уважением,» в деловых письмах печатается (а не пишется от руки) над должностью в подписи (сразу от границы левого поля документа).

Любые изменения, вносимые от руки в текст напечатанного нетрафаретного документа, должны заверяться в установленном порядке.

Мода на написание от руки заключительных фраз вежливости пришла из зарубежной практики составления деловых писем и призвана вызвать положительные эмоции по отношению к отправителю. Но в российской действительности написанная от руки фраза «С уважением,» в служебном письме вызывает противоположный эффект –...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Уместность отдельных фраз в тексте служебного письма

Для каких видов писем какие обороты лучше использовать: для выражения просьбы, информирования, предложения, напоминания, претензии, требования и др.? Уместно ли использовать такие часто встречающиеся слова-метки, как «в ответ на», «информирую о», «сообщаю», «касательно»? На какую нормативную базу в этих вопросах можно опереться? Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Нужно ли склонять звания при составлении документов?

При составлении документов необходимо ли склонять звания? Например, в приказе: «Назначить главным редактором журнала ректора Иванова В.И., д-ра технических наук, члена экспертного Совета ВАК РФ, академика Академии военных наук Российской Федерации».

Церемония открытия: как грамотно организовать

Описан опыт организации церемоний открытия инфраструктурного объекта (моста), социально значимого объекта (парка) и памятника. Зачем коммерческой организации «играть в эти игры» (например, проводить церемонию открытия нового цеха или магазина). Даны 3 сценарных плана реальных мероприятий с подробным таймингом и уникальными идеями. Советы, как правильно перерезать красную ленточку, привлечь СМИ. Какие еще церемонии и эффектные действа можно использовать, чтобы произвести нужное впечатление на участников и гостей.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 1)

Когда не ставят букву «г.» перед наименованием города? Как правильно писать многозначные числа и физические величины, порядковые числительные, даты и периоды? Как сделать ссылку на другой документ? Как оформить абзац? Надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? В каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной, а в каких со строчной? Можно ли писать «касательно» или «касаемо» в заголовке к тексту документа? Именно в этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения (как не правильно, как правильно и почему) вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в наглядные методички и памятки для них... и для себя :) В этом номере читайте первую часть статьи.

Составляем текст приказа – советы практика

Специалист по нормоконтролю делится накопленным опытом, показывая, как составлять преамбулу, за счет чего можно оптимизировать объем распорядительной части приказа, как формулировать поручения и устанавливать сроки, упоминать приложения, облегчать конструкции сложных предложений, избавляться от «висячих» предлогов и лишних слов, правильно использовать сокращения, склонять фамилии и не склонять наименования населенных пунктов, как лучше нумеровать пункты и подпункты приказа, какие знаки препинания использовать.

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.