Сроки хранения различных приказов
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Какая есть рекомендация по написанию слова «приказываю» в приказах:
1) заглавными буквами на отдельной строке или
2) строчными буквами в конце преамбулы?
Зависит ли это от типа организации, т.е. для кого-то правилен первый вариант, а для кого-то второй? Что можно привести в качестве аргумента?
Рекомендуем обратиться к источникам:
ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепляет применение термина делового стиля «приказываю», отражающего принцип единоначалия при принятии управленческого решения (п. 5.18). А Методические рекомендации устанавливают варианты его оформления в связи со структурой текста приказа, который состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В п. 5.5 Методических рекомендаций зафиксировано 2 варианта оформления распорядительной словесной формулы «приказываю»:
1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки без абзаца (см. Пример 1);
2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия (см. Пример 2).
Именно 2-й вариант, который исторически сложился при оформлении распорядительных документов высших органов государственного управления, был избран в качестве правила при оформлении приказов в государственных органах, органах местного самоуправления и в иных государственных организациях.
Это было закреплено:
Поэтому, если ваша организация не является государственной, если вашим учредителем не является государственный орган или орган местного самоуправления, которые сейчас довольно часто регламентируют правила документирования в подведомственных организациях за счет обязательных для них правил и инструкций, то при составлении и оформлении приказов вы вполне можете применять универсальное правило, известное всем по классическим учебникам, т.е. 1-й вариант:
Именно такая структура текста приказа является самой удобной для цифровизации и разработки электронного шаблона документа:
В своей Инструкции по делопроизводству вы можете самостоятельно установить правила издания распорядительных документов, зафиксировав один из возможных для вашей организации вариантов.
Допустимо ли в преамбуле приказа излагать в повествовательной форме, например, «В соответствии с планом проведения конференций 27 мая 2022 года проводится Всероссийская конференция молодых ученых… В рамках подготовки к ее проведению приказываю: …»
В приведенном примере текст легко ложится. В практике встречались и более «накрученные» примеры. Допустима ли в общем и целом такая форма изложения или следует стремиться к конструкции «с целью…» или «в соответствии…» и потом сразу слово «приказываю:»?
При обосновании целей и причин издания приказа в его преамбуле абсолютно допустим ваш пример изложения основания для принимаемых управленческих решений, это способствует их правильному пониманию и исполняемости (обычно – в инициативных приказах).
Но возможно и краткое обоснование в форме ссылки на решения вышестоящих органов или на нормативный правовой акт (в приказах, издаваемых «во исполнение», с языковой меткой «Во исполнение», «На основании», «В соответствии»).
Таким образом, объем текста констатирующей части приказа зависит от ситуации его издания. Данное правило отражено:
Когда в приказе поручение дается конкретному лицу, указывается должность и Ф.И.О. в дательном падеже без скобок? В примере, приведенном в п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, указана Фамилия И.О. исполнителя в скобках. Есть ли какая-то специфика в оформлении приказов госорганизаций?
При изучении нормативных правовых актов необходимо сначала проанализировать текст нормативного пункта и только потом – иллюстрирующий рисунок, поясняющее приложение, пример оформления и т.п. В случае обнаружения расхождения между предписанием (в тексте нормативного документа) и примером, приоритет следует отдавать предписанию.
Пункт 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44); далее – Примерная инструкция
Никакой особой специфики в формулировании поручений в приказах в государственных организациях нет. В п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, на которую вы ссылаетесь, исчерпывающим образом изложены 2 правила оформления поручительских пунктов:
К сожалению, пример поручения конкретному исполнителю оформлен в Примерной инструкции неудачно (см. «!» во фрагменте документа выше): при фамилии главного бухгалтера скобки поставлены ошибочно. К тому же в организации по штатному расписанию действует единственный главный бухгалтер с таким наименованием должности. В примере необходимо было оформить: «Главному бухгалтеру Петрову Ю.С. подготовить...».
Как правильно сформулировать пункт о контроле:
Можно ли не нумеровать это последнее распоряжение, т.е. не включать его в перечень нумерованных пунктов после слова «приказываю»? Встречала такой вариант оформления в одной государственной организации.
Ответ вы можете найти в Методических рекомендациях, где даны конкретные примеры оформления интересующего вас пункта с использованием глагола «возложить» (см. «1» и «3»):
Пункт 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива)
Правильный вариант отмечен «1» во фрагменте документа.
А вот в приложении № 5 к Методическим рекомендациям (отметили цифрой «3» там же) есть погрешность в оформлении – фамилия конкретного исполнителя ошибочно оформлена в скобках. Это мы объяснили при ответе на предыдущий вопрос.
Теперь посмотрите на пример оформления в приложении № 4, отмеченный «2». Формулировка «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» означает, что делегирования контрольных полномочий не будет, руководитель сам будет осуществлять контроль.
В п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) содержится аналогичное предписание и пример оформления.
Но руководитель, подписавший приказ, все равно в соответствии с уставом организации несет ответственность за свое решение и контролирует его исполнение, подобная формулировка является избыточной. Поэтому во многих государственных организациях и крупных корпорациях, где внедрена система делегирования полномочий, действует простое правило: если в приказе нет пункта о том, на кого возлагается контроль исполнения, то руководитель самостоятельно и единолично контролирует исполнение приказа.
Однако Примерная инструкция обязательна для госорганизаций в том смысле, что они должны на ее основе разработать свои конкретные Инструкции по делопроизводству. Поэтому госорганизации на этом этапе исправляют некоторые погрешности Примерной инструкции, не перенося их в свою Инструкцию по делопроизводству. В частности, в своей Инструкции устанавливают правило: если распорядительный документ не содержит пункта о том, кто должен контролировать его исполнение, то контроль осуществляет руководитель, подписавший документ.
Пункт 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
Различия в формулировках пункта о возложении контроля за исполнением приказа:
«Контроль за исполнением приказа возлагается на...».
Именно это расхождение вы и заметили, поэтому и задали вопрос о том, какой из двух вариантов правильный.
Читайте нормативный текст в Примерной инструкции, и только потом соотносите с ним примеры и образцы! В п. 3.5 (см. «4») о формулировке поручения приказа сказано, что «предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме» – этому правилу соответствует глагол «возложить». В Примерной инструкции пример (отмеченный «5») не соответствует правилу (отмеченному «4»). Рекомендуем следовать правилу, используя в тексте приказа такие глаголы неопределенной формы, как «провести», «разработать», «возложить» и др.
Можно ли не нумеровать последнее распоряжение о возложении обязанности по контролю? И практика, и методические, и нормативные документы всегда однозначно отвечают на этот вопрос:
Следовательно, и пункт о возложении контроля за исполнением должен быть пронумерован в общем порядке.
Порядок формулировки поручения в примерах в Методических рекомендациях и в Примерной инструкции технически оформлен верно. Обратите внимание, что в них формулировки поручительских распорядительных пунктов начинаются с указания исполнителя (исполнителей) по речевой модели: кому – что сделать – когда. В этом случае по правилам документной лингвистики последний пункт о возложении контроля должен начинаться с существительного «контроль» («Контроль за исполнением приказа возложить…»), что и показано в примерах.
Но если все пункты распорядительной части текста приказа строятся по модели: что сделать – когда (с какой даты) – ответственный (кто), то последний пункт о контроле формулируется в таком же порядке слов, т.е. первым в формулировке располагается глагол действия по формуле: «Возложить контроль за исполнением приказа...».
Построение текстов приказов по стандартным речевым моделям облегчает их восприятие и способствует проектированию электронных шаблонов этих важнейших распорядительных документов.
Приказом переводим часть сотрудников на простой с выплатой уменьшенной зарплаты (на основании ТК РФ). Людей много, поэтому перечисляем их не в тексте приказа, а отдельным списком в приложении.
По общему правилу руководитель подписывает только приказ, но не ставит подпись на его приложениях. Как защитить содержимое приложения от последующих изменений? Может ли руководитель подписать и его тоже?
Вы правы в том, что по общему правилу руководитель организации подписывает только сам приказ. Связь между приказом и его приложением:
Для защиты содержания приложения от фальсификации можно использовать один или сразу несколько способов:
Наконец, в особо важных случаях можно отойти от общего правила и руководитель организации может подписать приложение одновременно с приказом – ведь это не запрещено.
Пункт 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает, что по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Правила парафирования: обычно на нижнем поле каждой страницы ближе к правому углу ставится личный росчерк без расшифровки и указания должности. Если документ многосторонний, то такую визу-параф может ставить представитель каждой или только одной стороны. Так часто поступают с договорами, причем парафировать страницы может как подписант, так и юрист организации в рамках подготовки договора к подписанию руководителем. У приложения к приказу ситуация аналогичная.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?
Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?