Оформление текста приказа в вопросах и ответах

Рекомендуем обратиться к источникам:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и
• Методическим рекомендациям по его внедрению и применению (Рос­архив/ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива; далее по тексту – Методические рекомендации).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепляет применение термина делового стиля «приказываю», отражающего принцип единоначалия при принятии управленческого решения (п. 5.18). А Методические рекомендации устанавливают варианты его оформления в связи со структурой текста приказа, который состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В п. 5.5 Методических рекомендаций зафиксировано 2 варианта оформления распорядительной словесной формулы «приказываю»:

1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки без абзаца (см. Пример 1);

2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия (см. Пример 2).

Именно 2-й вариант, который исторически сложился при оформлении распорядительных документов высших органов государственного управления, был избран в качестве правила при оформлении приказов в государственных органах, органах местного самоуправления и в иных государственных организациях.

Это было закреплено:

• в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199), в приложении № 3 к которым установлено, что слово «приказываю» оформляется вразрядку и может выделяться полужирным шрифтом (п. 17);
• в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) также было предусмотрено, что слово «приказываю» печатается строчными буквами вразрядку (п. 3.24).

Поэтому, если ваша организация не является государственной, если вашим учредителем не является государственный орган или орган местного самоуправления, которые сейчас довольно часто регламентируют правила документирования в подведомственных организациях за счет обязательных для них правил и инструкций, то при составлении и оформлении приказов вы вполне можете применять универсальное правило, известное всем по классическим учебникам, т.е. 1-й вариант:

• текст приказа состоит из 2 частей – констатирующей и распорядительной;
• части текста приказа разделяются ключевым словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется прописными буквами без разрядки от границы левого поля (даже не с абзаца) и заканчивается двоеточием.

Именно такая структура текста приказа является самой удобной для цифровизации и разработки электронного шаблона документа:

В своей Инструкции по делопроизводству вы можете самостоятельно установить правила издания распорядительных документов, зафиксировав один из возможных для вашей организации вариантов.

При обосновании целей и причин издания приказа в его преамбуле абсолютно допустим ваш пример изложения основания для принимаемых управленческих решений, это способствует их правильному пониманию и исполняемости (обычно – в инициативных приказах).

Но возможно и краткое обоснование в форме ссылки на решения вышестоящих органов или на нормативный правовой акт (в приказах, издаваемых «во исполнение», с языковой меткой «Во исполнение», «На основании», «В соответствии»).

Таким образом, объем текста констатирующей части приказа зависит от ситуации его издания. Данное правило отражено:

• в п. 3.23 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
• п. 5.5. Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива).

При изучении нормативных правовых актов необходимо сначала проанализировать текст нормативного пункта и только потом – иллюстрирующий рисунок, поясняющее приложение, пример оформления и т.п. В случае обнаружения расхождения между предписанием (в тексте нормативного документа) и примером, приоритет следует отдавать предписанию.

Никакой особой специфики в формулировании поручений в приказах в государственных организациях нет. В п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, на которую вы ссылаетесь, исчерпывающим образом изложены 2 правила оформления поручительских пунктов:

• если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Это означает, что в приказе за руководителем подразделения закрепляется статус ответственного исполнителя со всеми вытекающими полномочиями: организовать исполнение сотрудниками своего подразделения, назначая конкретных исполнителей, проводить оперативные совещания, давать оперативные указания, намечать план исполнения, уточнять сроки, принимать промежуточные отчеты, оценивать исполнение по ним и представлять окончательный отчет об исполнении поручения;
• если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и Ф.И.О. указываются без скобок в дательном падеже. Конкретный сотрудник сразу указан в статусе ответственного исполнителя.

К сожалению, пример поручения конкретному исполнителю оформлен в Примерной инструкции неудачно (см. «!» во фрагменте документа выше): при фамилии главного бухгалтера скобки поставлены ошибочно. К тому же в организации по штатному расписанию действует единственный главный бухгалтер с таким наименованием должности. В примере необходимо было оформить: «Главному бухгалтеру Петрову Ю.С. подготовить...».

Ответ вы можете найти в Методических рекомендациях, где даны конкретные примеры оформления интересующего вас пункта с использованием глагола «возложить» (см. «1» и «3»):

Правильный вариант отмечен «1» во фрагменте документа.

А вот в приложении № 5 к Методическим рекомендациям (отметили цифрой «3» там же) есть погрешность в оформлении – фамилия конкретного исполнителя ошибочно оформлена в скобках. Это мы объяснили при ответе на предыдущий вопрос.

Теперь посмотрите на пример оформления в приложении № 4, отмеченный «2». Формулировка «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» означает, что делегирования контрольных полномочий не будет, руководитель сам будет осуществлять контроль.

В п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) содержится аналогичное предписание и пример оформления.

Но руководитель, подписавший приказ, все равно в соответствии с уставом организации несет ответственность за свое решение и контролирует его исполнение, подобная формулировка является избыточной. Поэтому во многих государственных организациях и крупных корпорациях, где внедрена система делегирования полномочий, действует простое правило: если в приказе нет пункта о том, на кого возлагается контроль исполнения, то руководитель самостоятельно и единолично контролирует исполнение приказа.

Однако Примерная инструкция обязательна для госорганизаций в том смысле, что они должны на ее основе разработать свои конкретные Инструкции по делопроизводству. Поэтому госорганизации на этом этапе исправляют некоторые погрешности Примерной инструкции, не перенося их в свою Инструкцию по делопроизводству. В частности, в своей Инструкции устанавливают правило: если распорядительный документ не содержит пункта о том, кто должен контролировать его исполнение, то контроль осуществляет руководитель, подписавший документ.

Различия в формулировках пункта о возложении контроля за исполнением приказа:

• в Методических рекомендациях в примере мы видим формулировку (отмечена «1» выше): «Контроль за исполнением приказа возложить на...»;
• в Примерной инструкции тоже в примере видим (отмечено «5»):

«Контроль за исполнением приказа возлагается на...».

Именно это расхождение вы и заметили, поэтому и задали вопрос о том, какой из двух вариантов правильный.

Читайте нормативный текст в Примерной инструкции, и только потом соотносите с ним примеры и образцы! В п. 3.5 (см. «4») о формулировке поручения приказа сказано, что «предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме» – этому правилу соответствует глагол «возложить». В Примерной инструкции пример (отмеченный «5») не соответствует правилу (отмеченному «4»). Рекомендуем следовать правилу, используя в тексте приказа такие глаголы неопределенной формы, как «провести», «разработать», «возложить» и др.

Можно ли не нумеровать последнее распоряжение о возложении обязанности по контролю? И практика, и методические, и нормативные документы всегда однозначно отвечают на этот вопрос:

• каждый пункт распорядительной части текста должен быть пронумерован арабскими цифрами;
• а сами пункты с управленческими решениями (поручениями) располагаются в логико-временной последовательности, т.е. по степени их значимости и с учетом сроков исполнения.

Следовательно, и пункт о возложении контроля за исполнением должен быть пронумерован в общем порядке.

Порядок формулировки поручения в примерах в Методических рекомендациях и в Примерной инструкции технически оформлен верно. Обратите внимание, что в них формулировки поручительских распорядительных пунктов начинаются с указания исполнителя (исполнителей) по речевой модели: кому – что сделать – когда. В этом случае по правилам документной лингвистики последний пункт о возложении контроля должен начинаться с существительного «контроль» («Контроль за исполнением приказа возложить…»), что и показано в примерах.

Но если все пункты распорядительной части текста приказа строятся по модели: что сделать – когда (с какой даты) – ответственный (кто), то последний пункт о контроле формулируется в таком же порядке слов, т.е. первым в формулировке располагается глагол действия по формуле: «Возложить контроль за исполнением приказа...».

Построение текстов приказов по стандартным речевым моделям облегчает их восприятие и способствует проектированию электронных шаблонов этих важнейших распорядительных документов.

Вы правы в том, что по общему правилу руководитель организации подписывает только сам приказ. Связь между приказом и его приложением:

• в тексте приказа видна в виде ссылок на приложение;
• а в самом приложении в верхнем правом углу принято делать отметку со ссылкой на основной документ, к которому относится приложение.

Для защиты содержания приложения от фальсификации можно использовать один или сразу несколько способов:

• нумеровать его страницы, начиная со второй. Страницы распорядительного документа и его приложения нумеруются отдельно;
• прошить листы приложения (можно сшить их вместе с листами приказа);
• установить правило парафирования страниц приложения:
  • конкретным исполнителем, готовившим проект документа, либо
  • руководителем того подразделения, которое готовило приказ;
• если документ очень значимый, его может подписать и тот исполнитель, который его разрабатывал. Например, в ситуации со списком работников, отправляемых в простой, это приложение к приказу может подписать руководитель кадровой службы. А сам приказ о введении простоя будет подписан руководителем организации.

Наконец, в особо важных случаях можно отойти от общего правила и руководитель организации может подписать приложение одновременно с приказом – ведь это не запрещено.

Пункт 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает, что по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Правила парафирования: обычно на нижнем поле каждой страницы ближе к правому углу ставится личный росчерк без расшифровки и указания должности. Если документ многосторонний, то такую визу-параф может ставить представитель каждой или только одной стороны. Так часто поступают с договорами, причем парафировать страницы может как подписант, так и юрист организации в рамках подготовки договора к подписанию руководителем. У приложения к приказу ситуация аналогичная.