Top.Mail.Ru

Оформление текста приказа в вопросах и ответах

Какие организации должны оформлять слово «приказываю» строчными буквами в конце абзаца преамбулы, а каким лучше писать его заглавными буквами на отдельной строке? Когда Ф.И.О. исполнителя надо писать в скобках? В пункте о возложении контроля за исполнением приказа правильно писать слово «возложить» или «возлагается»? Надо ли подписывать приложение к приказу? В каких моментах есть расхождения между сформулированными правилами и приведенными рядом примерами в Примерной инструкции по делопроизводству для госорганизаций? И чему тогда следовать?
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Какая есть рекомендация по написанию слова «приказываю» в приказах:

1) заглавными буквами на отдельной строке или

2) строчными буквами в конце преамбулы?

Зависит ли это от типа организации, т.е. для кого-то правилен первый вариант, а для кого-то второй? Что можно привести в качестве аргумента?

Рекомендуем обратиться к источникам:

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и
  • Методическим рекомендациям по его внедрению и применению (Рос­архив/ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива; далее по тексту – Методические рекомендации).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепляет применение термина делового стиля «приказываю», отражающего принцип единоначалия при принятии управленческого решения (п. 5.18). А Методические рекомендации устанавливают варианты его оформления в связи со структурой текста приказа, который состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В п. 5.5 Методических рекомендаций зафиксировано 2 варианта оформления распорядительной словесной формулы «приказываю»:

1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки без абзаца (см. Пример 1);

2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия (см. Пример 2).

Пример 1. Текст приказа – 1-й вариант оформления

Пример 2. Текст приказа – 2-й вариант оформления

Именно 2-й вариант, который исторически сложился при оформлении распорядительных документов высших органов государственного управления, был избран в качестве правила при оформлении приказов в государственных органах, органах местного самоуправления и в иных государственных организациях.

Это было закреплено:

  • в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199), в приложении № 3 к которым установлено, что слово «приказываю» оформляется вразрядку и может выделяться полужирным шрифтом (п. 17);
  • в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) также было предусмотрено, что слово «приказываю» печатается строчными буквами вразрядку (п. 3.24).

Поэтому, если ваша организация не является государственной, если вашим учредителем не является государственный орган или орган местного самоуправления, которые сейчас довольно часто регламентируют правила документирования в подведомственных организациях за счет обязательных для них правил и инструкций, то при составлении и оформлении приказов вы вполне можете применять универсальное правило, известное всем по классическим учебникам, т.е. 1-й вариант:

  • текст приказа состоит из 2 частей – констатирующей и распорядительной;
  • части текста приказа разделяются ключевым словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется прописными буквами без разрядки от границы левого поля (даже не с абзаца) и заканчивается двоеточием.

Именно такая структура текста приказа является самой удобной для цифровизации и разработки электронного шаблона документа:

Таблица 1. Структура текста приказа, удобная для автоматизации

В своей Инструкции по делопроизводству вы можете самостоятельно установить правила издания распорядительных документов, зафиксировав один из возможных для вашей организации вариантов.

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Допустимо ли в преамбуле приказа излагать в повествовательной форме, например, «В соответствии с планом проведения конференций 27 мая 2022 года проводится Всероссийская конференция молодых ученых… В рамках подготовки к ее проведению приказываю: …»

В приведенном примере текст легко ложится. В практике встречались и более «накрученные» примеры. Допустима ли в общем и целом такая форма изложения или следует стремиться к конструкции «с целью…» или «в соответствии…» и потом сразу слово «приказываю:»?

При обосновании целей и причин издания приказа в его преамбуле абсолютно допустим ваш пример изложения основания для принимаемых управленческих решений, это способствует их правильному пониманию и исполняемости (обычно – в инициативных приказах).

Но возможно и краткое обоснование в форме ссылки на решения вышестоящих органов или на нормативный правовой акт (в приказах, издаваемых «во исполнение», с языковой меткой «Во исполнение», «На основании», «В соответствии»).

Таким образом, объем текста констатирующей части приказа зависит от ситуации его издания. Данное правило отражено:

  • в п. 3.23 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
  • п. 5.5. Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива).

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Когда в приказе поручение дается конкретному лицу, указывается должность и Ф.И.О. в дательном падеже без скобок? В примере, приведенном в п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, указана Фамилия И.О. исполнителя в скобках. Есть ли какая-то специфика в оформлении приказов госорганизаций?

При изучении нормативных правовых актов необходимо сначала проанализировать текст нормативного пункта и только потом – иллюстрирующий рисунок, поясняющее приложение, пример оформления и т.п. В случае обнаружения расхождения между предписанием (в тексте нормативного документа) и примером, приоритет следует отдавать предписанию.

Фрагмент документа

Пункт 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44); далее – Примерная инструкция

Никакой особой специфики в формулировании поручений в приказах в государственных организациях нет. В п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, на которую вы ссылаетесь, исчерпывающим образом изложены 2 правила оформления поручительских пунктов:

  • если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Это означает, что в приказе за руководителем подразделения закрепляется статус ответственного исполнителя со всеми вытекающими полномочиями: организовать исполнение сотрудниками своего подразделения, назначая конкретных исполнителей, проводить оперативные совещания, давать оперативные указания, намечать план исполнения, уточнять сроки, принимать промежуточные отчеты, оценивать исполнение по ним и представлять окончательный отчет об исполнении поручения;
  • если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и Ф.И.О. указываются без скобок в дательном падеже. Конкретный сотрудник сразу указан в статусе ответственного исполнителя.

К сожалению, пример поручения конкретному исполнителю оформлен в Примерной инструкции неудачно (см. «!» во фрагменте документа выше): при фамилии главного бухгалтера скобки поставлены ошибочно. К тому же в организации по штатному расписанию действует единственный главный бухгалтер с таким наименованием должности. В примере необходимо было оформить: «Главному бухгалтеру Петрову Ю.С. подготовить...».

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как правильно сформулировать пункт о контроле:

  • «Контроль за исполнением приказа возложить на...», что соответствует логике изложения пунктов приказа или
  • «Контроль за исполнением приказа возлагается на...», как приведено в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях?

Можно ли не нумеровать это последнее распоряжение, т.е. не включать его в перечень нумерованных пунктов после слова «приказываю»? Встречала такой вариант оформления в одной государственной организации.

Ответ вы можете найти в Методических рекомендациях, где даны конкретные примеры оформления интересующего вас пункта с использованием глагола «возложить» (см. «1» и «3»):

Фрагмент документа

Пункт 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива)

Правильный вариант отмечен «1» во фрагменте документа.

А вот в приложении № 5 к Методическим рекомендациям (отметили цифрой «3» там же) есть погрешность в оформлении – фамилия конкретного исполнителя ошибочно оформлена в скобках. Это мы объяснили при ответе на предыдущий вопрос.

Теперь посмотрите на пример оформления в приложении № 4, отмеченный «2». Формулировка «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» означает, что делегирования контрольных полномочий не будет, руководитель сам будет осуществлять контроль.

В п. 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) содержится аналогичное предписание и пример оформления.

Но руководитель, подписавший приказ, все равно в соответствии с уставом организации несет ответственность за свое решение и контролирует его исполнение, подобная формулировка является избыточной. Поэтому во многих государственных организациях и крупных корпорациях, где внедрена система делегирования полномочий, действует простое правило: если в приказе нет пункта о том, на кого возлагается контроль исполнения, то руководитель самостоятельно и единолично контролирует исполнение приказа.

Однако Примерная инструкция обязательна для госорганизаций в том смысле, что они должны на ее основе разработать свои конкретные Инструкции по делопроизводству. Поэтому госорганизации на этом этапе исправляют некоторые погрешности Примерной инструкции, не перенося их в свою Инструкцию по делопроизводству. В частности, в своей Инструкции устанавливают правило: если распорядительный документ не содержит пункта о том, кто должен контролировать его исполнение, то контроль осуществляет руководитель, подписавший документ.

Фрагмент документа

Пункт 3.25 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

Различия в формулировках пункта о возложении контроля за исполнением приказа:

  • в Методических рекомендациях в примере мы видим формулировку (отмечена «1» выше): «Контроль за исполнением приказа возложить на...»;
  • в Примерной инструкции тоже в примере видим (отмечено «5»):

«Контроль за исполнением приказа возлагается на...».

Именно это расхождение вы и заметили, поэтому и задали вопрос о том, какой из двух вариантов правильный.

Читайте нормативный текст в Примерной инструкции, и только потом соотносите с ним примеры и образцы! В п. 3.5 (см. «4») о формулировке поручения приказа сказано, что «предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме» – этому правилу соответствует глагол «возложить». В Примерной инструкции пример (отмеченный «5») не соответствует правилу (отмеченному «4»). Рекомендуем следовать правилу, используя в тексте приказа такие глаголы неопределенной формы, как «провести», «разработать», «возложить» и др.

Можно ли не нумеровать последнее распоряжение о возложении обязанности по контролю? И практика, и методические, и нормативные документы всегда однозначно отвечают на этот вопрос:

  • каждый пункт распорядительной части текста должен быть пронумерован арабскими цифрами;
  • а сами пункты с управленческими решениями (поручениями) располагаются в логико-временной последовательности, т.е. по степени их значимости и с учетом сроков исполнения.

Следовательно, и пункт о возложении контроля за исполнением должен быть пронумерован в общем порядке.

Порядок формулировки поручения в примерах в Методических рекомендациях и в Примерной инструкции технически оформлен верно. Обратите внимание, что в них формулировки поручительских распорядительных пунктов начинаются с указания исполнителя (исполнителей) по речевой модели: кому – что сделать – когда. В этом случае по правилам документной лингвистики последний пункт о возложении контроля должен начинаться с существительного «контроль» («Контроль за исполнением приказа возложить…»), что и показано в примерах.

Но если все пункты распорядительной части текста приказа строятся по модели: что сделать – когда (с какой даты) – ответственный (кто), то последний пункт о контроле формулируется в таком же порядке слов, т.е. первым в формулировке располагается глагол действия по формуле: «Возложить контроль за исполнением приказа...».

Построение текстов приказов по стандартным речевым моделям облегчает их восприятие и способствует проектированию электронных шаблонов этих важнейших распорядительных документов.

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Приказом переводим часть сотрудников на простой с выплатой уменьшенной зарплаты (на основании ТК РФ). Людей много, поэтому перечисляем их не в тексте приказа, а отдельным списком в приложении.

По общему правилу руководитель подписывает только приказ, но не ставит подпись на его приложениях. Как защитить содержимое приложения от последующих изменений? Может ли руководитель подписать и его тоже?

Вы правы в том, что по общему правилу руководитель организации подписывает только сам приказ. Связь между приказом и его приложением:

  • в тексте приказа видна в виде ссылок на приложение;
  • а в самом приложении в верхнем правом углу принято делать отметку со ссылкой на основной документ, к которому относится приложение.

Для защиты содержания приложения от фальсификации можно использовать один или сразу несколько способов:

  • нумеровать его страницы, начиная со второй. Страницы распорядительного документа и его приложения нумеруются отдельно;
  • прошить листы приложения (можно сшить их вместе с листами приказа);
  • установить правило парафирования страниц приложения:
    • конкретным исполнителем, готовившим проект документа, либо
    • руководителем того подразделения, которое готовило приказ;
  • если документ очень значимый, его может подписать и тот исполнитель, который его разрабатывал. Например, в ситуации со списком работников, отправляемых в простой, это приложение к приказу может подписать руководитель кадровой службы. А сам приказ о введении простоя будет подписан руководителем организации.

Наконец, в особо важных случаях можно отойти от общего правила и руководитель организации может подписать приложение одновременно с приказом – ведь это не запрещено.

Пункт 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает, что по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Правила парафирования: обычно на нижнем поле каждой страницы ближе к правому углу ставится личный росчерк без расшифровки и указания должности. Если документ многосторонний, то такую визу-параф может ставить представитель каждой или только одной стороны. Так часто поступают с договорами, причем парафировать страницы может как подписант, так и юрист организации в рамках подготовки договора к подписанию руководителем. У приложения к приказу ситуация аналогичная.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 2)

Во второй части статьи читайте ответы на следующие вопросы: как оформлять абзацы? надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? в каких документах принято оформлять этикетную рамку? в каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной буквы, а в каких со строчной? что пишется с заглавной и что со строчной буквы в названиях организаций, праздников и массовых мероприятий? В этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения с примерами вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в методички и памятки для них... и для себя :)

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 1)

Когда не ставят букву «г.» перед наименованием города? Как правильно писать многозначные числа и физические величины, порядковые числительные, даты и периоды? Как сделать ссылку на другой документ? Как оформить абзац? Надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? В каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной, а в каких со строчной? Можно ли писать «касательно» или «касаемо» в заголовке к тексту документа? Именно в этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения (как не правильно, как правильно и почему) вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в наглядные методички и памятки для них... и для себя :) В этом номере читайте первую часть статьи.

Церемония награждения сотрудников: организационно-протокольные вопросы

Показываем, какой приказ стоит издать, чтобы утвердить им программу торжественной церемонии награждения и план подготовки, проведения мероприятия с назначением ответственных. Показываем сценарный план с подробным таймингом: в каком порядке кто что делает и говорит. Описываем тонкости, которые позволят вам избежать досадных недоразумений на церемонии награждения (исковерканных фамилий, растерянных выступающих, отсутствия необходимых фото о прошедшем мероприятии, неадекватной одежды и др.).

Простой: как оплачивать и документировать

Из-за санкций многие компании столкнулись с проблемами и вынуждены были полностью или частично приостановить деятельность. На какой срок можно ввести простой и для каких работников? Как оплачивать период простоя? Можно ли уйти в оплачиваемый отпуск во время простоя? Может ли работодатель вместо простоя настоять на оформлении отпуска за свой счет? Как оформить документы о введении простоя, мы тоже показали: это приказ об объявлении простоя по причинам, не зависящим от работодателя, и документы-основания (служебная записка, акт о простое).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?