Церемония награждения сотрудников: организационно-протокольные вопросы

Торжества, праздники, церемониалы составляют немалую часть нашей жизни: и личной, и деловой. Поводов для организации торжественных мероприятий может быть множество, условно их принято делить на 3 основные группы:

• государственные или связанные с государственной деятельностью мероприятия: вручение государственных премий и наград, возложение цветов к памятникам, участие в государственных праздниках, открытие памятников, участие в торжественных митингах и т.п.;
• торжества, проводимые общественными организациями, творческими союзами, партиями, бизнес-структурами, рабочими коллективами: открытие новых объектов и памятников, награждение лучших по профессии или за вклад в развитие компании (сообщества), юбилей организации и т.п.;
• личные и семейные праздники: юбилеи, годовщины, дни рождения, свадьбы и т.п.

Церемонии награждения – это всегда кульминационное событие для организации и сотрудников, торжественное мероприятие вручения награды победителю конкурса, соревнования, или лауреату премии. Часто церемонию награждения называют протокольным мероприятием, но это неверно, т.к. по факту эта церемония является официальным мероприятием, независимо от формы собственности организации (государственный церемониал строго регламентирован, в этой статье мы рассматривать его не будем).

Несмотря на то что на законодательном уровне понятия «протокольные мероприятия» и «официальные мероприятия» не установлены, следует ориентироваться на разъяснения Минтруда России ¹, где

• под официальным мероприятием следует понимать мероприятие, проведение которого подтверждено (санкционировано) соответствующим распоряжением, приказом и т.п.;
• под протокольным мероприятием следует понимать мероприятие, при проведении которого предусмотрены сложившийся в результате внутриведомственных, национальных, культурных особенностей церемониал и (или) введение процедур протокола – документа, фиксирующего ход проведения мероприятия.

То есть в разговорной речи мы можем использовать формулировку «протокольное мероприятие», но при подготовке документов следует использовать «официальное мероприятие», чтобы в дальнейшем избежать недопонимания, например, со стороны налоговой службы.

Пакет документов

При подготовке к проведению официальных мероприятий можно взять за основу Регламент проведения официальных мероприятий с участием главы администрации субъекта Российской Федерации. Он предусматривает подготовку целого пакета документов:

• приказ о проведении мероприятия;
• сценарный план и сценарий проведения мероприятия;
• программа пребывания (визита) делегации (если предполагается);
• повестка дня мероприятия (если предполагается);
• информационные материалы о проводимом мероприятии;
• список участников мероприятия;
• список выступающих, с указанием полного наименования должностей,...