Это обзор полезных в работе гаджетов и программ, которые существенно повысят вашу мобильность и производительность. Они помогут планировать рабочее время на принципиально новом уровне, чем в бумажном ежедневнике (с учетом приоритета задач, синхронизации на разных мобильных устройствах, порой просто надиктовывая, а не записывая дела); протоколировать встречи; преобразовывать голосовые сообщения в печатный текст; быстро переводить в электронный вид наброски и схемы, сделанные от руки; вести бюджет представительских расходов; заказывать авиабилеты и такси, составляя оптимальный маршрут передвижения.

Такова жизнь

Мы живем в удивительное время – все ускоряется. Причем процесс этот настолько быстрый, что иногда, сами того не подозревая, мы ложимся спать в одном мире, а просыпаемся в другом :) Не парк юрского периода, конечно, но бегать приходится постоянно, чтобы хотя бы идти в ногу со временем.

У руководителей высших уровней задача гораздо сложнее – им необходимо опережать время! Чтобы вести за собой людей и развивать бизнес. Ведь современный руководитель – это лидер, отличающийся интеллектом, гибким мышлением, аналитикой, организаторскими способностями, эмоциональной зрелостью и работоспособностью. И, конечно же, он нуждается в проводнике своих идей, задач – в человеке, который возьмет на себя решение многих проблем, освободит от бремени текучки, а самое главное, сможет предоставить ему ценнейший ресурс – свободное время. Вот об этом человеке и хотелось бы поговорить.

Мой опыт показывает, что персональный ассистент в современных условиях – это практически человек-паук в деловом костюме: вот он сидит, не вызывая ни у кого интереса, и тихонечко сводит аналитический отчет, а через 3 минуты уже собирает директоров на срочной планерке, а еще через полчаса забирает документы у нотариуса, попутно делая рассылку протокола утреннего собрания, параллельно назначая вечернюю встречу с деловым партнером руководителю и само собой, решая еще с десяток «надо срочно», «дедлайн вчера», «поставьте задачу» и т.д. Как правило, на деле современный помощник совмещает функции нескольких специалистов: от секретарских до заместительских, а сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Поэтому очень важно, чтобы ассистент сам четко формировал пул своих задач, как ежедневных, так и долгосрочных, и умел в соответствии с планом их выполнять. Я в работе с задачами всегда использую матрицу Эйзенхауэра, разделяя дела по категориям срочно / несрочно и важно / неважно (см. Схему 1):

  • сначала приступаю к решению срочных / важных,
  • далее срочных / неважных и важных / несрочных,
  • напоследок оставляя несрочные / неважные дела.

И никогда не забываю о том, что есть поручения, которые можно делегировать секретарям, курьерам, юристам, бухгалтерам. Помните, помощник – это не рядовой сотрудник, а лицо, представляющее интересы ТОП-менеджмента компании, и привлекать на решение вопросов руководства других сотрудников можно и нужно! Во избежание возможных конфликтов стоит проверить локальные акты компании: прописаны ли там ваши полномочия. И если нет, то следует инициировать соответствующие дополнения.

Если раньше в стандартный «пакет услуг» ассистента входили административная поддержка руководителя и выполнение личных поручений, то сейчас этот функционал, по моему профессиональному опыту, не заполняет и 50% рабочего времени. Работа ассистента становится более ориентированной на поддержку бизнес-блока руководителя: ведение проектов, помощь в контроле и развитии новых направлений, участие во встречах с партнерами. Происходит это в первую очередь из-за того, что помощниками зачастую становятся люди с высшим финансовым, юридическим образованием, многие проходят дополнительное бизнес-обучение. Их опыт и квалификация позволяют вникать в тонкости ведения бизнес-процессов и самостоятельно контролировать работу сотрудников, задействованных в проектах. Руководителю становится легче взаимодействовать со многими сотрудниками именно через одну «точку входа» – ассистента.

Новые технологические решения для работы

В последние годы работа физически переходит из формата «5 / 2 с 9:00 до 18:00» в формат «24 / 7 / 365». При подобных условиях человек в прямом смысле слова «живет с работой», т.е. она настолько глубоко проникает в нашу жизнь, что разграничить рабочий день и выходной или отпуск уже невозможно. Необходимо всегда быть на связи, в любой точке земного шара отвечать на звонки и почту, а в случае помощника руководителя – быть готовым решить любой экстренный вопрос сиюминутно без промедления. Как в таком графике быть продуктивным? Как эффективно выстроить свой день так, чтобы все успеть, ничего не упустить?

Для начала предлагаю разобраться со сферами деятельности помощника – блоками задач и направлений. Как правило, среди них оказываются:

  • административный блок – организация рабочего дня руководителя, ведение календаря, планирование и назначение встреч, протоколирование, прием корреспонденции и звонков;
  • бизнес-задачи – постановка и контроль задач по проектам, сбор отчетов подразделений, проверка и предоставление их руководителю;
  • личный блок – выполнение личных поручений руководителя, тревел-поддержка;
  • другие блоки (например, курирование определенных подразделений).

Помимо этого ежечасно поступают вопросы и задачи из блока «одноразовые поручения», они могут быть срочными и не очень.

На мой взгляд, чтобы держать руку на пульсе 24 / 7 / 365, недостаточно вести список задач по каждому направлению в обычном ежедневнике (да и наверняка этим методом уже многие не пользуются). Наш высокотехнологичный мир предлагает огромное количество решений в виде техники, гаджетов, программ, которые существенно облегчают работу и жизнь, а прекрасное свойство – синхронизация компьютеров, планшетов, телефонов – позволяет везде и всегда быть на связи по электронной почте и мобильному телефону, посредством мессенджеров (с мгновенным обменом сообщениями – WhatsApp, Viber, Skype).

«Железо»

Наверное, у каждого помощника руководителя на вооружении стоят планшеты и минибуки. Что касается меня, то приходилось работать на представителе Android (минибуке Levono Tab) и iPad. Свое предпочтение отдала второму: мне он показался логичнее и быстрее. Заряд батареи они держат примерно одинаково, хотя встречаются планшеты на платформе Android с повышенной емкостью батареи, которая в 2, а то и 3 раза превышает емкость батареи iPad (и в этом их очевидное преимущество). В целом работать с почтой или приложениями можно и там, и там.

Однако сложно проигнорировать достаточно весомый набор техники Apple, который мы с коллегами, улыбаясь, называем «Вместо тысячи рук»: smart-часы, беспроводная гарнитура, беспроводная зарядка, флеш-накопители. Аналогичная техника есть и у других производителей, но поскольку пользуюсь этой, опишу именно ее специфику.

Умные часы Apple Watch. Скажу честно, не представляю свою жизнь и работу без них: возможность на ходу ответить на сообщение или звонок, просмотреть напоминание, назначить новую встречу в календаре или спросить Siri адрес ресторана для встречи, не нося постоянно с собой по офису телефон, – существенно облегчает рабочий процесс помощника. Кстати, сейчас часы стали водонепроницаемыми, что тоже является плюсом.

И маленький лайфхак на заметку: часто мы принимаем участие во встречах или переговорах, которые необходимо запротоколировать (или просто законспектировать какие-то важные куски), но пользоваться традиционной аудиозаписью неудобно. Тут на помощь и приходят умные часы. По неизвестным нам причинам, встроенное в iOS приложение «Диктофон» почему-то не имеет поддержки Apple Watch. Но не стоит беспокоиться – просто загрузите бесплатное приложение Just Press Record. Оно поможет записать, сохранить и синхронизировать записи между всеми устройствами и является отличным инструментом для помощников. Запись можно сохранить в iCloud. Но самая главная полезность этого приложения – распознавание речи и перевод аудиофайла в текстовый формат! Приложение поддерживает более 30 языков. Вероятно, такой протоколист на совещании вам тоже пригодится.

А теперь предупреждение. Бывают такие переговоры, встречи, на которых запрещено вести аудио- или видеосъемку, тогда до их начала просят все гаджеты оставлять перед входом (в т.ч. и умные часы, зная об их функции записи аудио) или их глушат. Так вот, если вы временно расстались с записывающим устройством, то знаете, что его лишились, и на него не надеетесь. А если включена «глушилка», о которой вас не предупредили, и вы записывали на часы какие-то ключевые фрагменты встречи, ничего не конспектируя на бумаге, то приступив к расшифровке записи будете неприятно удивлены, услышав на ней только шумы!

Умные часы Apple Watch

Беспроводные наушники AirPods. Они автоматически соединяются со всеми вашими устройствами Apple. Одновременно подключены к iPhone и Apple Watch – и вы слышите звук с того устройства, которым пользуетесь. Для меня они – незаменимый аксессуар, когда я за рулем или в очередном «забеге» с папками и пакетами в руках и зубах.

Беспроводные наушники AirPods

Беспроводная зарядка. Кладем iPhone на подставку, и он сразу начнет заряжаться. Нескользящее покрытие подставки не дает смартфону упасть. В комплект входит адаптер питания, с помощью которого подставка подключается к сети. Удобно: прибежал на рабочее место, бросил телефон на подставку на краешек стола, не надо постоянно искать шнур, втыкать в телефон. У меня, например, раньше была постоянная проблема: я забывала, что телефон на зарядке, а так как работа не подразумевает размеренности, то в момент очередного подскакивания со стула телефон на автомате хватался и вместе со шнуром и розеткой бежал следом за мной. С появлением беспроводной зарядки проблема отпала.

Беспроводная зарядка

Флешка Leef iBridge. Нужная и полезная вещь, если у вас не подключено дополнительное хранилище на смартфоне или вам просто необходимо сбросить и сохранить информацию вне своего iCloud. Я пользуюсь не часто, но в качестве резервного копирования имеет место быть у каждого помощника.

Флешка Leef iBridge

«Софт»

Но вернемся к вопросу мобильности и эффективности в работе: первое, что порекомендую сделать, – синхронизацию всех устройств, чтобы вы были максимально независимы от ситуации и работы того или иного устройства. Следующий шаг – обзавестись самыми нужными программами. Из протестированных мною могу выделить следующие.

Google Keep – бесплатный сервис, предназначенный для создания и хранения заметок. Работает на iOs, Android, Windows. Можно составлять списки задач, голосовые заметки и даже добавлять фотографии, создавать напоминания по каждой задаче, выставлять время. Чтобы найти заметку, нужно ввести запрос в строке поиска или выбрать нужную категорию. Для удобства пользователей все заметки можно сортировать по цвету, содержанию или наличию совместного доступа. Google Keep позволяет объединить все записи в одном приложении: заметка, которую создали с телефона, появится в веб-версии сервиса на компьютере.

Google Keep
Google Keep

«Тайм-драйв» – ежедневник по методу Глеба Архангельского. Удобнее я пока ничего не нашла. Что умеет? Напоминать, вычеркивать сделанное и убирать из поля видимости, планировать краткосрочно и долгосрочно, делить дела по срочности и важности (для распределения задач по матрице Эйзенхауэра), синхронизироваться со всеми мобильными устройствами. В общем, ваш постоянный список дел под рукой в любую секунду, на любом устройстве и со своевременными напоминаниями. Приложение бесплатное.

Кстати, для тех, кто все же предпочитает бумажные носители, можно приобрести «Ежедневник 2018» того же автора в книжном магазине (около 800 руб.) или скачать в Интернете в PDF формате бесплатно (правда, вряд ли сможете найти версию этого года). Бумажная версия разве что сама не вычеркивает выполненные задачи и не напоминает о сроках исполнения, а в остальном все то же самое, что и в приложении.

«Тайм-драйв»

Всегда держу в смартфоне приложение «hh календарь». Оно помогает быстро ответить на вопрос о государственных праздниках и графике выходных, уточнить нормы рабочего времени за месяц, вспомнить о предпраздничном сокращенном дне.

«hh календарь»

Приложением Aviasales пользуюсь для поиска и бронирования авиабилетов (работает на iOs, и Android). Можно выбрать прямые билеты, можно найти самые дешевые варианты, сохранять билеты в избранном и следить за изменением цены, создать путешествие и сложный маршрут, забронировав билеты. Aviasales ищет дешевые билеты по всему миру, включая чартеры и лоукосты. Сотрудничает с такими авиакомпаниями, как «Аэрофлот», Air Baltic, Air France и т.д. Полный список авиакомпаний-партнеров можно найти в описании приложения.

Популярные аналоги: «Яндекс.Авиабилеты», skyscanner.ru. Продажу билетов ведут на своих сайтах и авиакомпании, которые постоянным клиентам дают бонусы (например, aeroflot.ru). На tutu.ru есть авиа- и ж/д билеты. Для приобретения билетов на поезд удобен сайт РЖД (rzd.ru).

Aviasales

CoinKeeper – приложение для ведения личного и семейного бюджета, но я использую его для учета представительских расходов. Удобный, дружелюбный интерфейс. Позволяет быстро добавлять расходы и пополнения денежных средств, напоминает о регулярных платежах, учитывает долги, поддерживает все мировые валюты, позволяет видеть все счета, расходы и остатки на одном экране. Приложение бесплатное в обычной версии (пользуюсь именно ею, набор функций достаточен для работы). Если хотите получить премиум-пакет, придется платить около 900 рублей в год.

Программы с аналогичным функционалом – Toshl, Moneyfy, «Мои финансы».

CoinKeeper

В моем смартфоне так же обязательными являются приложения «Яндекс такси» / Gett taxi, «Яндекс метро» (а вдруг руководителю понадобится срочно добраться до встречи на метро, разве вы еще не просчитали время поездки?), Booking.com или Hotels.com (бронирование отелей по всему миру), Gismeteo (ваш босс уже пакует чемодан в Лондон, а вы еще не предупредили его, что там дождь и стоит захватить зонтик?).

Я умышленно сейчас не говорю о том, что у помощника на телефоне, планшете, ноутбуке, на мой взгляд, должен быть пакет необходимых офисных программ для возможности просмотра и редактирования текстовых и графических файлов, приложения банков для быстрой оплаты необходимых счетов, справочная правовая база (например, «КонсультантПлюс» или «Гарант») для возможности оперативной проверки того или иного юридического, налогового вопроса.

Кстати, вы пользуетесь быстрым поиском на смартфоне? А голосовым набором текста? Я – да. Все больше людей пользуется, например, Apple Siri, Amazon Alexa, Google Assistant, Microsoft Cortana. Роботы-помощники находятся на волне популярности и облегчают жизнь персональному ассистенту. Среди них можно найти интересные программы.

Так, Speaktoit Assistant (аналог Siri) поможет надиктовать сообщение в iMessage, открыть сайт, внести события в календарь. Электронный ассистент работает в связке со многими приложениями и с картами.

Speaktoit Assistant

Calendars 5 – мощный менеджер задач и органайзер встреч и календарей. Обладает функцией поддержки речи на английском языке: надиктовываете в своей обычной манере— и получаете заполненный событиями и планами календарь.

Аналоги программы – Google calendar и Todoist.

Calendars 5

Meeting Assistant. Этот голосовой помощник подойдет для тех, у кого бизнес-задачи и организация заметок стоят на первом месте. Есть подробный планировщик встреч. Интерфейс этого приложения напоминает блокнот на пружине, в котором есть основной календарь и встречи, прикрепляемые к конкретному времени и датам. Можно также оставлять заметки и комментарии с привязкой к социальным сетям.

Meeting Assistant

Я благосклонно отношусь к инновациям и люблю апробировать новинки. Так однажды мне в руки попал набор Moleskine NWP F110. Он состоит из специального блокнота и электронного пера. Пером можно делать записи и создавать наброски новых проектов на бумаге, одновременно перенося их в мобильное приложение. Разумеется, тут есть приложение для iPhone. Записи отправляются в приложение и доступ к ним можно получить откуда угодно, равно как отредактировать или поделиться ими. Бумага в блокноте на вид и на ощупь не отличается от обычных плотных листов. Но внутри каждой страницы находится электронная решетка NCode, способная отслеживать даже малейшие движения стилуса. Приложение способно сохранять рисунки и текст в разных форматах и отправлять их в Adobe Creative Cloud, Evernote и Google Drive.

Moleskine NWP F110

Есть альтернативный вариант, мне он понравился больше в силу своей «вечности» – Rocketbook Everlast – смарт-блокнот, который позволяет создавать и сохранять написанный текст или рисунок в облачное хранилище. Поддерживаются все наиболее востребованные и популярные сервисы: Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, Box, Slack и OneNote. Для того чтобы выбрать то или иное «облако», достаточно просто отметить галочкой подходящую пиктограмму на странице умного блокнота.

Оцифровка записей происходит благодаря приложению для смартфонов. В качестве сканера выступает камера телефона или планшета. С помощью QR-кода, который расположен на каждой странице блокнота, приложение обеспечивает корректную цветопередачу и автоматически выравнивает перспективу. Все страницы блокнота сделаны из специального пластика, который позволяет неограниченное количество раз стирать все написанное влажной губкой или салфеткой, что делает блокнот по-настоящему «вечным». Для письма в умном блокноте рекомендуется использовать распространенные ручки Pilot Frixion, одна из которых уже входит в комплект. Время высыхания чернил этих ручек составляет около 5 секунд. Таким блокнотом пользуюсь уже не первый год и могу с уверенностью сказать про него – да, помогает в работе.

Rocketbook Everlast

Ученье – свет

Подобных гаджетов, полезных для помощников и ассистентов, можно найти немалое количество. Главное, уметь правильно применить их в работе для увеличения собственной производительности. А для ее перевода на качественно новый уровень необходимо обновление программного обеспечения уже в своей собственной голове! Учиться нужно постоянно. Речь идет не только о курсах повышения квалификации, тренингах, семинарах, конференциях или очередном высшем образовании. Важно читать умную стоящую литературу: книги и профессиональную периодику.

Я часто слышу фразы: «Мне некогда читать», «У меня и так мало времени». И у меня его мало, и мне некогда, и меня дома ждет семья. Но ведь полчаса перед сном, часок во время маникюра / педикюра или время непредвиденных ожиданий (например, когда ваш визави опаздывает из-за пробок) – все это вполне можно заполнить полезной литературой! А вот от чтения в метро и во время пробежек на тренажере офтальмологи рекомендуют воздерживаться. В здоровом теле – здоровый дух :)

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Редактирование в MS Word: алгоритмы автоматической чистки текста

В длинном документе можно легко «вычищать» множество однотипных ошибок за 1 операцию: избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на более правильные (например, разговорное «Иван Сидоров» на официальное «Сидоров И.А., специалист отдела кадров» или устаревшее «ЗАО “Вектор”» на актуальное «АО “Вектор”», сокращенное «начальник отдела ДОУ» на полное «начальник отдела документационного обеспечения управления» и т.д.). На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, можно оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все одним махом). Помогут нам «Поиск», «Замена», «Навигация», служебные символы и подстановочные знаки.

Как пройти собеседование и стать персональным ассистентом руководителя

Описан живой опыт поиска работы на позицию помощника руководителя, который увенчался успехом. Вам он поможет выработать стратегию поиска работы и даст тактические ориентиры: о чем обычно спрашивают и как лучше отвечать, как проверяют знание иностранного языка, чем отличается работа при владельце бизнеса и наемном руководителе, что вам стоит выяснить на собеседовании и др.

Подготовка документов для доклада руководителю организации

Описан оптимальный алгоритм сбора и подготовки документов на рассмотрение руководителю (на подпись, утверждение, проставление резолюции) – это позволит экономить драгоценное время и силы руководителя. Показываем, как распределить обязанности между отделом делопроизводства и личным помощником руководителя. Как перенести этот логичный сценарий в СЭД.

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировоззрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировоззрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.