Top.Mail.Ru

Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).
Окончание статьи. Начало в № 02 / 2021
Окончание статьи. Начало в № 02 / 2021

Чтобы реквизиты бланка (наименование и справочные данные об организации, эмблема) были не доступны для редактирования, их нужно добавлять в бланк в виде полей.

Начнем с добавления эмблемы. Для этого следует (см. шаги «1» и «2» на Рисунке 3) открыть вкладку «Разработчик» и в группе «Элементы управления» нажать на кнопку «Элемент управления содержимым “рисунок”».

В бланк будет добавлено поле для эмблемы. При двойном щелчке мыши по нему («3» на Рисунке 3) открывается окно выбора файла эмблемы. После вставки изображения эмблемы ее размеры (высоту и длину) можно изменить на вкладке «Формат» в группе «Размер».

Чтобы защитить эмблему от удаления и изменений, следует нажать кнопку «Свойства» («4»). Откроется окно, в котором следует поставить галочки в параметрах блокировки: «Элемент управления содержимым нельзя удалить» и «Содержимое нельзя редактировать» и нажать кнопку «ОК» («5» и «6»).

Такой вариант защиты позволяет сохранить корректную работу функции «Рецензирование»: при разработке проекта документа сотрудники смогут его согласовывать, внося свои правки в режиме «Исправления», добавляя примечания, сравнивая версии файла. Но при этом у исполнителей не будет закладки «Разработчик», поэтому они не смогут снять защиту с тех полей, для которых вы установили ее при создании шаблона документа.

Если добавлять эмблему в колонтитул, то она будет полупрозрачная при создании документа (особенно проблемно выглядят цветные эмблемы), нормальный вид только при печати или конвертации в pdf. Поэтому мы поступили иначе: чтобы разместить эмблему ближе к краю страницы, верхнее поле у всего документа сделали 0,5 см, а у 2-й и последующих страниц визуально увеличили его за счет увеличения высоты верхнего колонтитула.

Рисунок 3. Добавление поля для эмблемы организации и ее защита от изменений

Рисунок 4. Добавление поля с содержимым «форматированный текст» или «дата»

Для добавления постоянных текстовых реквизитов бланка:

  • встаете курсором туда, где будет находиться создаваемый реквизит, – в соответствующую ячейку таблицы и
  • в группе «Элементы управления» нажимаете кнопку «Элемент управления содержимым “форматированный текст”» («1» и «2» на Рисунке 4).

После добавления поля в бланк следует поставить в него курсор и напечатать реквизит, например наименование организации. Защита реквизита от удаления и редактирования производится аналогично защите поля с эмблемой (шаги «4»–«6» на Рисунке 3).

Далее можно приступать к добавлению полей для реквизитов,...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Виды бланков писем могут различаться по автору и адресату

Работаю в Департаменте. Нам сказали, что письма нужно рассылать на разных официальных бланках: один для министерств и другой – для организаций рангом ниже нас. Где можно узнать юридическую силу таких требований?

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 1)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 2)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Во 2-й части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы продолжим говорить о том, чем можно наполнять базу знаний: о бланках и шаблонах документов и презентаций, заготовках для организации командировок, полезных видеороликах, о скриптах (алгоритмах общения с готовыми фразами), записях телефонных разговоров, чек-листах и памятках. Предлагаем полезные программы и интернет-ресурсы, которые вам могут пригодиться.

Какое из нескольких КПП указывать на бланке письма?

У организации имеется несколько КПП (по месту нахождения юридического лица, в качестве крупнейшего налогоплательщика и т.д.). Какой КПП следует указывать на бланке письма организации?

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).