Top.Mail.Ru

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Формула успеха

Как снизить тревогу

Как прийти в себя, обуздав нахлынувшие эмоции, тревогу и напряжение, чтобы суметь действовать эффективно. Предлагаем конкретные упражнения и приемы.

Графологический анализ почерка

Рассказываем про методику графологического анализа, связь почерка с мозгом. Что и как должен написать человек, чтобы по полученному образцу почерка можно было провести анализ. На примерах показываем характерные черты людей, склонных к административной, аналитической деятельности, прирожденных коммуникаторов и генераторов идей – у каждого свой стиль! Теперь эти характеристики вы сможете замечать у других людей и у себя :)

Психология подписи – объяснения графолога

Почерк отражает характер человека, а подпись – его представление о себе. На примерах показываем, как выглядят яркие моменты в расположении, размере и начертании подписи, и объясняем, что это обычно означает.

Мечта-цель-план-осуществление

Предлагаем методики по выявлению своих желаний (да, да, и над этим тоже надо потрудиться), по переводу их в цели, формированию плана действий для их осуществления. Из какой мечты можно сделать цель, а из какой – не нужно (с желаниями из разряда чудес надо работать иначе). Как срабатывает мозг. Как освободиться от чужих, навязанных нам целей (чтобы не тратить на них драгоценное время и силы). Особенности коллективно сформированного образа будущего. Предлагаем вам прожить этот год более осознанно, воплощая свой образ будущего.

Вся правда о прокрастинации

Прокрастинация – это откладывание важных дел, которое приводит к накоплению проблем. Есть обычные люди, которые склонны иногда полениться и позаниматься нечегонеделанием. Есть дедлайнеры, которых мотивирует лишь доведение ситуации до цейтнота. Истинные прокрастинаторы без целей и желаний. И даже лжепрокрастинаторы – самый оригинальный вариант. Разобравшись с типами прокрастинации и прокрастинаторов, а также с тем, что именно замещают люди с помощью такого поведения, вы сможете найти свои точки роста. Предлагаем вам конкретные техники для самоидентификации. Удачи вам!

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировоззрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Как и чем угощать деловых гостей в офисе

Объясняем, когда принято угощать посетителей в офисе. Чем лучше поить и потчевать. В каких ситуациях в каком порядке «обслуживать» людей. Как не забыть их предпочтения. Как предлагать, вносить и расставлять угощения, как потом это убирать, чтобы все было элегантно и по высшему разряду.

Как пройти собеседование и стать персональным ассистентом руководителя

Описан живой опыт поиска работы на позицию помощника руководителя, который увенчался успехом. Вам он поможет выработать стратегию поиска работы и даст тактические ориентиры: о чем обычно спрашивают и как лучше отвечать, как проверяют знание иностранного языка, чем отличается работа при владельце бизнеса и наемном руководителе, что вам стоит выяснить на собеседовании и др.

Приключения француза в России

Опыт адаптации француза к жизни и работе в русской провинции – это реальная история. Узнаете, с какими стереотипами они приезжают к нам и как с ними постепенно расстаются, в чем им нужна помощь русского ассистента.

Женский диалог о женской карьере

Интервью с Ириной Токаревой, психотерапевтом, клиническим психологом, доцентом Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС), которая имеет обширную консультационную практику. Предлагаем вместе разобраться, какие психологические барьеры чаще всего мешают женщинам выстраивать свою карьеру... и получить грамотные советы. В чем заключается гормональная защита женщины. Что делать, если на работу уходит слишком много времени и женщина начинает чувствовать вину перед ребенком и мужем за недостаток внимания к ним. Как сильной женщине не сломать собственного сына. Как вести себя с кричащим начальником. Как строить карьеру, не споря со своей женской природой.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как год издания влияет на срок хранения документов по личному составу

Как понимать положения ст. 22.1 Закона об архивном деле, чтобы документам со сроком хранения 50 / 75 лет в Перечне в своей организации установить конкретный срок хранения: 50 или 75 лет? На какие документы это правило не распространяется? Что такое «запретные даты» – за какие годы уничтожать документы не принято? Когда кадровый документ считается завершенным делопроизводством? Поводом для написания статьи стали вопросы читателей.

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений (часть 2)

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте вторую часть большой статьи.

Подготовка проектов резолюций без человека: будущее уже наступило

Самый ценный человеческий ресурс – время. А время руководителя ценно вдвойне. В статье мы расскажем о том, как перестать вручную рассматривать письма и выносить резолюции. Искусственный интеллект сможет готовить проекты резолюций (определяя срок, исполнителя и текст поручения), которые руководителю останется лишь просмотреть и, возможно, подправить перед запуском в работу. Данная технология будет полезна секретарям, делопроизводителям, руководителям и их помощникам.

Реестровая модель предоставления государственных и муниципальных услуг

Записи в госреестрах имеют большую юридическую силу, чем выписки из них, которые выдаются организациям и населению. Что похожего еще вошло в нашу жизнь в рамках цифровизации госуправления и какие удобства это дает. Принципы работы реестровой модели показали на примере сферы лицензирования: порядок действий и срок предоставления лицензии, форма и цена получения выписки.

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.

Какого «офисного» ПО мы лишаемся, и на что его заменить

Почему России необходимо суверенное информационное пространство. Какие последние шаги сделаны в этом направлении. Где иностранное ПО уже запретили. Список аналогов, на которые Минцифры России рекомендует переходить (мессенджеры и соцсети, программы для видеоконференций, антивирусы, редакторы документов, почтовые сервисы, браузеры, сервисы бронирования жилья, вызова такси, заказа авиабилетов и др.). На какие отечественные бесплатные шрифты переходить с популярных Times New Roman, Arial и др. шрифтов американской компании Monotype.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.

Срок хранения документов, связанных с созданием и использованием усиленных электронных подписей

В Перечне управленческих документов и свежем Перечне НТД установлены разные сроки хранения для документации, связанной с усиленными электронными подписями. Мы объяснили технологию использования ключа подписания электронного документа и сертификата ключа проверки ЭП, почему опасно следовать срокам их хранения из Перечня НТД, сколько на самом деле их нужно хранить.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Новый Перечень НТД со сроками хранения

Новый Перечень НТД вступил в силу 13.02.2022. Кому и к каким документам его надо применять. Описали кардинальные изменения нового Перечня НТД по сравнению с предыдущим: видовой состав документов, за счет чего количество статей сократилось с 1990 до 1065, структура. Все разделы и подразделы нового Перечня со своими звеньями, отражающими процесс прохождения НТД, даны схематически – это позволит вам быстро понять его сферу охвата.