Top.Mail.Ru

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Формула успеха

Эмоциональный шантаж

Описание типажей манипуляторов, прибегающих к эмоциональному шантажу, и используемых ими приемов поможет вам лучше распознавать их в своем окружении (активных и молчаливых карателей, самопожертвователей, мучеников, искусителей). Далее предлагаем алгоритм выхода из-под манипуляции: как изменить свои установки и роль, что отвечать в конкретных ситуациях (при попытке заставить сдаться немедленно, при угрозах, оскорблениях, навешивании ярлыков... и для преодоления враждебности).

Психология подписи – объяснения графолога

Почерк отражает характер человека, а подпись – его представление о себе. На примерах показываем, как выглядят яркие моменты в расположении, размере и начертании подписи, и объясняем, что это обычно означает.

Как снизить тревогу

Как прийти в себя, обуздав нахлынувшие эмоции, тревогу и напряжение, чтобы суметь действовать эффективно. Предлагаем конкретные упражнения и приемы.

Графологический анализ почерка

Рассказываем про методику графологического анализа, связь почерка с мозгом. Что и как должен написать человек, чтобы по полученному образцу почерка можно было провести анализ. На примерах показываем характерные черты людей, склонных к административной, аналитической деятельности, прирожденных коммуникаторов и генераторов идей – у каждого свой стиль! Теперь эти характеристики вы сможете замечать у других людей и у себя :)

Мечта-цель-план-осуществление

Предлагаем методики по выявлению своих желаний (да, да, и над этим тоже надо потрудиться), по переводу их в цели, формированию плана действий для их осуществления. Из какой мечты можно сделать цель, а из какой – не нужно (с желаниями из разряда чудес надо работать иначе). Как срабатывает мозг. Как освободиться от чужих, навязанных нам целей (чтобы не тратить на них драгоценное время и силы). Особенности коллективно сформированного образа будущего. Предлагаем вам прожить этот год более осознанно, воплощая свой образ будущего.

Как пройти собеседование и стать персональным ассистентом руководителя

Описан живой опыт поиска работы на позицию помощника руководителя, который увенчался успехом. Вам он поможет выработать стратегию поиска работы и даст тактические ориентиры: о чем обычно спрашивают и как лучше отвечать, как проверяют знание иностранного языка, чем отличается работа при владельце бизнеса и наемном руководителе, что вам стоит выяснить на собеседовании и др.

Приключения француза в России

Опыт адаптации француза к жизни и работе в русской провинции – это реальная история. Узнаете, с какими стереотипами они приезжают к нам и как с ними постепенно расстаются, в чем им нужна помощь русского ассистента.

Вся правда о прокрастинации

Прокрастинация – это откладывание важных дел, которое приводит к накоплению проблем. Есть обычные люди, которые склонны иногда полениться и позаниматься нечегонеделанием. Есть дедлайнеры, которых мотивирует лишь доведение ситуации до цейтнота. Истинные прокрастинаторы без целей и желаний. И даже лжепрокрастинаторы – самый оригинальный вариант. Разобравшись с типами прокрастинации и прокрастинаторов, а также с тем, что именно замещают люди с помощью такого поведения, вы сможете найти свои точки роста. Предлагаем вам конкретные техники для самоидентификации. Удачи вам!

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировоззрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Как и чем угощать деловых гостей в офисе

Объясняем, когда принято угощать посетителей в офисе. Чем лучше поить и потчевать. В каких ситуациях в каком порядке «обслуживать» людей. Как не забыть их предпочтения. Как предлагать, вносить и расставлять угощения, как потом это убирать, чтобы все было элегантно и по высшему разряду.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Электронные документы в номенклатуре дел

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.

Одна номенклатура дел для нескольких подразделений

Если в организации есть несколько однотипных подразделений (цехов, магазинов, кафедр и т.п.) с одинаковым составом документов, то можно оптимизировать номенклатуру дел организации – отказаться от дублирования похожих разделов. Мы на наглядных примерах номенклатуры дел и ее главной таблицы показываем технологию формирования индексов дел таких однотипных подразделений. Поводом для написания этой статьи стал вопрос руководителя управления делами крупного вуза.

Изъятие документов у организации полицией и их возврат

Поводом для написания статьи стал вопрос читателя о ситуации изъятия документов и компьютеров организации сотрудниками МВД. При этом опись изъятого была оформлена в общем виде без конкретики, и теперь документы не могут получить обратно. Опытный адвокат поясняет детали, что в этой истории можно считать весомым нарушением и как это лучше обжаловать, а что укладывается в допустимые рамки. Как должна быть оформлена опись изъятого и как все упаковать. Кто может изымать документы и компьютеры. Как заполучить копии изымаемого. Что важно постараться сделать «принимающей гостей» организации и что отразить в протоколе. Как потом добиваться возвращения документов.

Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.

Защита персональных данных: новая порция изменений

С 1 сентября 2022 г. в 3 раза сократили срок ответа на обращения граждан об обработке их персональных данных, а также на выполнение ряда других действий организацией. Уточнили состав сведений, который в обязательном порядке должен быть указан в поручении при передаче персональных данных третьим лицам. Принципиально изменились правила трансграничной передачи данных. В утечке собранных персональных данных оператор теперь должен сам оперативно сознаваться госорганам. При этом обсуждается введение крупных штрафов за такие «оплошности». Изменили правила сбора биометрических данных населения и их передачи в государственную информационную систему. Усложнили доступ к данным о владельцах недвижимости в ЕГРН.

Как повысить качество подготовки исходящих писем

Делопроизводство – это еще и управление людьми, которые работают с документами. Тут теории из учебников будет мало, важен жизненный опыт, которым и делится автор: зачем стоит затевать борьбу за повышение качества исходящих писем, проекты которых готовят исполнители из разных подразделений; с чего надо начинать и какие приемы по преодолению сопротивления среды вам помогут. Как можно работать «пряником» (обеспечить исполнителям «сервисное обслуживание») и как «кнутом» (кого начинать считать нарушителем, какую отчетность представлять руководителям подразделений и первому лицу организации).

Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

30 июля 2022 г. вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций. Обращаем ваше внимание на несколько важных аспектов в его содержании: фиксированные и условные сроки хранения, бумажные и электронные документы, сроки хранения для документов по валютному контролю.

Об автоматической обработке персданных работников теперь надо уведомлять Роскомнадзор

Если раньше организация обрабатывала персональные данные своих работников только в целях осуществления трудовых отношений, то уведомлять Роскомнадзор об этом не требовалось. С 1 сентября 2022 г. это нужно делать всем работодателям, которые обрабатывают такие данные автоматически. С этим нововведением и поможем вам разобраться. Отсутствие специальной кадровой программы, но присутствие персональных данных работников, например, в бухгалтерской программе «1С:» считается их автоматической обработкой? До какого срока важно успеть уведомить Роскомнадзор? В какой форме это делать? Ну и конечно, какая ответственность грозит нарушителям? Уведомлять надо также о неправомерной или случайной передаче персональных данных, а также об их трансграничной передаче... и даже если вы просто выписываете пропуска на свою территорию, используя автоматизацию.

Уместность отдельных фраз в тексте служебного письма

Для каких видов писем какие обороты лучше использовать: для выражения просьбы, информирования, предложения, напоминания, претензии, требования и др.? Уместно ли использовать такие часто встречающиеся слова-метки, как «в ответ на», «информирую о», «сообщаю», «касательно»? На какую нормативную базу в этих вопросах можно опереться? Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

До апреля 2022 года все новые ведомственные перечни документов со сроками хранения уже должны были быть разработаны, но процесс идет с задержкой. Сориентируем вас, какие актуальные ведомственные перечни уже готовы и какие ожидаем в ближайшем будущем. Автор дает практические рекомендации по разработке структуры ведомственного перечня (восполняя упущения соответствующих Методических рекомендаций Росархива). Они пригодятся как разработчикам, так и будущим пользователям этих перечней.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).