Top.Mail.Ru
Практические советы по общению в мессенджерах и групповых чатах, в социальных сетях: что принято, а что нет. При онлайн-общении стоит соблюдать элементарные правила кибербезопасности, о которых мы тоже предупреждаем.

Общение в мессенджерах и групповых чатах

Обмен сообщениями в мессенджерах 1 возник довольно давно, в конце 90-х годов прошлого столетия, и использовался чаще всего между друзьями через ICQ 2. Ему на смену пришли другие приложения, которыми многие из нас пользуются каждый день: WhatsApp, Telegram, Viber, Microsoft Teams, Skype, Slack и др.

С началом пандемии в 2020 году мессенджеры стали активно использоваться и в сфере делового общения, но, к сожалению, люди, которые ранее использовали их только для дружеского общения, так и не смогли осознать, что при общении в мессенджере с коллегой или деловым партнером следует придерживаться рамок делового этикета.

Чтобы не вызвать чувства обоюдного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил при переписке в мессенджерах.

Аватарка. Если вы используете мессенджер как рабочий инструмент, а не только для общения с друзьями, то лучше еще раз посмотреть на свою фотографию в профиле. Аватарка не просто передает внешний вид человека, но и является своего рода визитной карточкой. По аватарке пользователя можно судить о его интересах, убеждениях и даже профессии. Она способна выражать эмоции, настроение пользователя и его отношение к жизни. Аватарка производит первое визуальное впечатление в онлайн-мире, которое может сильно повлиять на восприятие вашей личности другими пользователями Интернета, в т.ч. если вы общаетесь в мессенджере или чатах.

Отсутствие аватарки может говорить о фейковом (поддельном) аккаунте либо о том, что его владелец от кого-то прячется, но при этом считает, что может следить за личной и общественной жизнью своих знакомых и коллег.

Интересный факт

Группа итальянских исследователей в 2014 году, проанализировав фотографии пользователей Facebook, пришла к выводу, что аватарка в социальных сетях несет много информации о пользователе и напрямую связана с его характером.

Так, экстраверты на фотографиях улыбаются и появляются с другими людьми. Интроверты на фотографиях в одиночестве. Невротики чаще всего используют изображения без людей или свое лицо очень крупным планом. А доминирующие люди используют очень яркие, запоминающиеся изображения 3.

Начало контакта и приветствие:

  • если это ваш первый контакт, начните с формального приветствия, затем необходимо представиться и желательно указать, кто вам дал номер телефона. Далее кратко изложите суть вопроса;
  • если вы уже знаете своего собеседника, то после приветствия сразу переходите к делу.

Форма приветствия в мессенджере зависит от стиля общения между коллегами или деловыми партнерами: от дружеского «Привет» до официального «Добрый день».

Если у вас к человеку конкретный вопрос или предложение, то сразу после приветствия (представления) напишите об этом. Не стоит писать только «Привет!» или «Добрый день!» и ждать на него ответа. Ваш адресат имеет право ответить и через 10 минут, и через час, а может вообще не ответить на такое сообщение, посчитав это нецелесообразным.

Избегайте сообщений, разбитых на отдельные слова: каждый раз, когда приходит сообщение, у человека срабатывает сигнал уведомления (если эта функция не отключена), что отвлекает, либо собеседнику придется оторваться от своих дел и уткнуться в экран смартфона, ожидая, когда же вы наконец доформулируете свою мысль. Такую коммуникацию не назовешь эффективной. Поэтому в одном сообщении должна быть полностью сформулированная мысль или четко поставленный вопрос.

Если в одно сообщение хотите «упаковать» несколько тем, то их можно нумеровать либо разделять пустыми строками, что облегчает усвоение информации и ответ на нее, причем может использоваться та же нумерация (только цифра и потом ответ).

Грамотность. Если в дружеской переписке мы можем не придавать значения опечаткам или допущенным ошибкам, то в деловом общении проблемы с орфографией и пунктуацией могут оттолкнуть собеседника: сообщения выглядят неряшливо, а собеседник – непрофессионально.

Всегда, прежде чем отправить сообщение, перечитайте его еще раз, отредактируйте и только после этого нажмите кнопку «Отправить».

Иногда автозамена текста или функции Т9 играют с нами злую шутку: хотели написать одно, а отправили другое. Хорошо, когда у наших собеседников все в порядке с чувством юмора и они правильно отреагируют на подобные недоразумения, но может быть и наоборот. Поэтому автозамену на своем смартфоне лучше отключить.

Если все-таки отправили неправильный текст, в котором явно странно смотрится какая-то фраза или слово, то есть несколько вариантов:

  • можно удалить ошибочное сообщение и направить корректный текст;
  • иногда можно изменить ранее направленный текст, не отзывая его (например, в WhatsApp);
  • в следующем сообщении после ошибочного ставят знак звездочки и после него вписывают правильный вариант фразы / слова (без повторения всего сообщения) – см. Пример 1.

Пример 1

Первое сообщение с ошибкой:

Здравствуйте, Елена Николаевна!
Травка мы можем упеть, но при условии получения данных от Вас сегодня. С нашей стороны гендиректор договор уже подписал.

Следующее сообщение с исправлением ошибки:

* Завтра мы можем успеть

Эмодзи и смайлы. Несмотря на то, что эмодзи и смайлы становятся все более популяры, минимизируйте их использование, особенно если главная цель вашей коммуникации – ясность и однозначность понимания информации.

Обычно смайл или эмодзи ставятся, чтобы выразить эмоции или отношение к событию. Однако эмодзи больше приближены к сленгу и разные люди (это связано с возрастными и национальными...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Процедура подачи документов в арбитражный суд

Показываем алгоритм действий при подаче документов в суд 3 способами: нарочным (при личной явке), по почте, в электронном виде через систему «Мой Арбитр». Объясняем, как заверить копии представляемых в суд документов, даем примеры ходатайств о приобщении материалов к делу (арбитражного суда и суда общей юрисдикции; от имени физлица и организации). Поясняем, как их подписать от имени организации в бумажном и электронном виде, как оформить доверенность на представителя. В каком случае сотрудник суда поставит на ваш экземпляр документа отметку о приеме.

Сопроводительное письмо: особенности оформления

Когда лучше использовать глагол «высылаем», а когда «представляем» или «направляем». Когда в тексте местоимение «Вы» и его производные стоит писать с заглавной буквы, а когда со строчной. Как оформить отметку о наличии приложений. Как правильно адресовать письмо. Как указать исполнителя, с которым можно связаться, если возникнут вопросы. Какие даты могут быть оформлены на письме для фиксации этапов коммуникации. Показываем примеры оформления отдельных реквизитов для разных ситуаций и целых сопроводительных писем.

Дела с перепиской в вопросах и ответах

Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?

Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем

Компания отправила по почте уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином, имеющим вид на жительство в России. Письмо вернулось, потому что истек срок хранения, а в отчете об отслеживании отправления указано «неудачная попытка вручения». Что необходимо сделать? Нужно ли отправлять уведомление о заключении трудового договора повторно?

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Оформляем почтовые отправления

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.