В организационно-распорядительных документах научных, учебных и всех других организаций самым важным является наименование субъекта и объекта управления, т.е. наименование должности в соответствии со штатным расписанием организации и схемой организационной структуры.
Поэтому во всех ситуациях и в документах всех видов, когда документируются внутренний организационный порядок, внутреннее и внешнее взаимодействие первичным всегда является наименование должности и фамилия с указанием инициалов.
Действующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации по его применению (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018), в которых установлены требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, не предусматривают обязательности указания ученых степеней и ученых званий (при их наличии) в реквизитах «адресат», «подпись», «резолюция» и др.
Их указание в конкретных управленческих ситуациях может быть проявлением правил этикета, которые сформировались в учебных и научных организациях, а также особенностью личного лингвистического стиля их руководителей. При необходимости в реквизите «подпись» вместе с наименованием должности указывается ученое звание.
Пример 1. Добавление ученого звания к должности в подписи (при оформлении документа на бланке учебного заведения)
При этикетном обращении в реквизите «адресат» после наименования должности указывается ученое звание, что будет подчеркивать особое отношение к компетенции адресата:
Пример 2. Добавление ученого звания к должности в адресате
При составлении списков приглашенных на заседания, при перечислении состава советов, комиссий, комитетов и иных коллегиальных совещательных органов, когда необходимо подчеркнуть высокий уровень квалификации и компетентность их членов, оформляются и наименования должностей, и ученые степени, и ученые звания (при их наличии).
Пример 3. Состав приглашенных в протоколе
Приглашенные: Авилов А.А., ведущий специалист отдела экспертиз ООО «АВС», к.т.н.;
Березкин Б.Б., начальник отдела экспертиз ООО «АВС», д.т.н., профессор <. . .>
По общему правилу, в организационно-распорядительном документе после фамилии, имени и отчества (с указанием или без указания наименования должности) указывают сначала ученую степень, а потом – ученое звание.
В других системах документации (например, научно-исследовательской, учебно-методической и др.) обязательность оформления ученых степеней и ученых званий, подчеркивающих уровни квалификации авторов, устанавливается соответствующими стандартами и правилами, например, на оформление отчета по теме научно-исследовательской работы (отчет по НИР).
Следует различать звание по должности (или занимаемую должность) от ученого звания, которое может быть присвоено без назначения на аналогичную должность.
Согласно ЕКС на должность доцента или профессора могут быть приняты лица, не имеющие ученой степени кандидата (доктора) наук и ученого звания, но имеющие стаж научно-педагогической работы или работы в организациях по направлению профессиональной деятельности.
О наличии ученой степени свидетельствует диплом кандидата или доктора наук, а о наличии ученого звания – аттестат доцента, профессора. Так что официальные подтверждающие документы для степени и звания называются по-разному.
То есть можно занимать должность профессора, но не иметь такого же звания, подтверждаемого наличием аттестата. И можно, наоборот, обладать званием профессора, иметь соответствующий официальный аттестат, но работать в должности доцента.
«Ученое звание профессора присваивается научному или научно-педагогическому работнику, претендующему на присвоение ученого звания, если он на день представления аттестационного дела в совет организации удовлетворяет следующим требованиям:
а) имеет опубликованные учебные издания и научные труды, а также читает курс лекций на высоком профессиональном уровне;
б) имеет ученую степень доктора наук либо ученую степень, полученную в иностранном государстве, признаваемую в Российской Федерации, обладателю которой предоставлены те же академические и (или) профессиональные права, что и доктору наук…»1.
Таким образом, ученое звание является квалификационной системой в высшей школе и науке (аналогично присвоению категорий и разрядов инженерно-техническому и рабочему персоналу).
При оформлении реквизитов «адресат», «подпись», необходимо придерживаться последовательности:
1) наименование должности,
2) ученая степень,
3) ученое звание.
В адресате ученую степень и звание не сокращают (так же как и должность). Кроме того, люди науки очень трепетно относятся к своим регалиям. Бывали случаи, когда из-за таких вещей отказывали в помощи. Так что сокращение ученой степени и ученого звания допустимо в тексте документа, но не в адресате.
Пример 4
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
Показываем состав, правила оформления и схему расположения реквизитов делового письма, принятого в арабском мире и в Иране. У них много общего, но есть и отличия. Вы сразу заметите обилие этикетных фраз и даже уместность обращения к Богу. Зная структуру их письма, вы сможете в нем быстрее ориентироваться. И даже если будете сами составлять письмо на английском языке, сможете вложить в него привычные адресату формулировки. Обратите внимание на отличие их календаря от нашего. Показываем, как перевести «арабские» и «персидские» даты в наши и наоборот. А начинаем разговор с вопроса о том, на каком бланке письма отечественные организации ведут международную переписку и что советует ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Даем необходимый ликбез по составу сведений об организации на бланке письма. Как правильно написать юридический и почтовый адреса, телефон и факс, сайт и электронную почту, идентификационные коды и банковские реквизиты. Что из этого не могут указывать госорганы и органы местного самоуправления. Что предписывают нормативные документы и какая практика сложилась. Какие сложности с адресом надо учитывать (юридические последствия, порядок элементов адреса, возможные сокращения). Как использовать знаки препинания.
Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
