В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 08 / 2022

Вопрос

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В организационно-распорядительных документах научных, учебных и всех других организаций самым важным является наименование субъекта и объекта управления, т.е. наименование должности в соответствии со штатным расписанием организации и схемой организационной структуры.

Поэтому во всех ситуациях и в документах всех видов, когда документируются внутренний организационный порядок, внутреннее и внешнее взаимодействие первичным всегда является наименование должности и фамилия с указанием инициалов.

Действующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации по его применению (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018), в которых установлены требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, не предусматривают обязательности указания ученых степеней и ученых званий (при их наличии) в реквизитах «адресат», «подпись», «резолюция» и др.

Их указание в конкретных управленческих ситуациях может быть проявлением правил этикета, которые сформировались в учебных и научных организациях, а также особенностью личного лингвистического стиля их руководителей. При необходимости в реквизите «подпись» вместе с наименованием должности указывается ученое звание.

Пример 1. Добавление ученого звания к должности в подписи (при оформлении документа на бланке учебного заведения)

При этикетном обращении в реквизите «адресат» после наименования должности указывается ученое звание, что будет подчеркивать особое отношение к компетенции адресата:

Пример 2. Добавление ученого звания к должности в адресате

При составлении списков приглашенных на заседания, при перечислении состава советов, комиссий, комитетов и иных коллегиальных совещательных органов, когда необходимо подчеркнуть высокий уровень квалификации и компетентность их членов, оформляются и наименования должностей, и ученые степени, и ученые звания (при их наличии).

Пример 3. Состав приглашенных в протоколе

Приглашенные: Авилов А.А., ведущий специалист отдела экспертиз ООО «АВС», к.т.н.;

Березкин Б.Б., начальник отдела экспертиз ООО «АВС», д.т.н., профессор <. . .>

По общему правилу, в организационно-распорядительном документе после фамилии, имени и отчества (с указанием или без указания наименования должности) указывают сначала ученую степень, а потом – ученое звание.

В других системах документации (например, научно-исследовательской, учебно-методической и др.) обязательность оформления ученых степеней и ученых званий, подчеркивающих уровни квалификации авторов, устанавливается соответствующими стандартами и правилами, например, на оформление отчета по теме научно-исследовательской работы (отчет по НИР).

Мнение эксперта

Елена Игнатьева, разработчик профессионального стандарта, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА

Следует различать звание по должности (или занимаемую должность) от ученого звания, которое может быть присвоено без назначения на аналогичную должность.

Согласно ЕКС на должность доцента или профессора могут быть приняты лица, не имеющие ученой степени кандидата (доктора) наук и ученого звания, но имеющие стаж научно-педагогической работы или работы в организациях по направлению профессиональной деятельности.

О наличии ученой степени свидетельствует диплом кандидата или доктора наук, а о наличии ученого звания – аттестат доцента, профессора. Так что официальные подтверждающие документы для степени и звания называются по-разному.

То есть можно занимать должность профессора, но не иметь такого же звания, подтверждаемого наличием аттестата. И можно, наоборот, обладать званием профессора, иметь соответствующий официальный аттестат, но работать в должности доцента.

«Ученое звание профессора присваивается научному или научно-педагогическому работнику, претендующему на присвоение ученого звания, если он на день представления аттестационного дела в совет организации удовлетворяет следующим требованиям:

а) имеет опубликованные учебные издания и научные труды, а также читает курс лекций на высоком профессиональном уровне;

б) имеет ученую степень доктора наук либо ученую степень, полученную в иностранном государстве, признаваемую в Российской Федерации, обладателю которой предоставлены те же академические и (или) профессиональные права, что и доктору наук…»¹.

Таким образом, ученое звание является квалификационной системой в высшей школе и науке (аналогично присвоению категорий и разрядов инженерно-техническому и рабочему персоналу).

При оформлении реквизитов «адресат», «подпись», необходимо придерживаться последовательности:

1) наименование должности,

2) ученая степень,

3) ученое звание.

В адресате ученую степень и звание не сокращают (так же как и должность). Кроме того, люди науки очень трепетно относятся к своим регалиям. Бывали случаи, когда из-за таких вещей отказывали в помощи. Так что сокращение ученой степени и ученого звания допустимо в тексте документа, но не в адресате.

Пример 4