Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Как возможно даже среди десятков тысяч документов отыскать нужный в громадном архивохранилище? Ответ простой: благодаря системе учетных документов архива. Однако будет большой ошибкой полагать, что такая система – это удел только федеральных, региональных или муниципальных архивов. В архиве любой организации должна быть разработана и внедрена своя система учетных документов. И складываться учетная система должна уже на этапе текущего делопроизводства, поэтому мы свои объяснения начинаем с работы с номенклатурой дел.

Основной задачей архивов любого уровня является обеспечение сохранности документов, а учет документов помогает осуществлять контроль за их наличием и поиск. В настоящее время во многих организациях¹ отсутствует такое специально созданное структурное подразделение, как архив, и тогда обязанности по ведению архива должны быть закреплены за конкретным работником², включая учет документов, находящихся на архивном хранении.

В сентябре этого года вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года). Глава IX Правил 2023 года посвящена ведению учета архивных документов. В ней понятно расписан порядок выполнения этих работ, но, как зачастую бывает, трудности возникают в самых неожиданных местах. В этой статье мы постараемся осветить наиболее сложные случаи, в т.ч. и такие, ответов на которые вы не найдете в Правилах 2023 года.

Давайте сначала рассмотрим типичную ситуацию, а сложные случаи – потом.

Традиционной формой учета архивных документов в организации является их пофондовый учет. Обычно организация хранит только собственные документы. Архивный фонд организации состоит из единиц хранения – дел. Учет документов в архиве организации ведется с помощью специально установленных форм учетных документов, все они предусмотрены Правилами 2023 года³. В учетных документах должны оперативно отражаться каждое поступление и выбытие даже 1 единицы хранения. Идеально, если в организации имеется утвержденный порядок учета документов на всех этапах их прохождения. Мы же сейчас перечислим, какие учетные документы применяются в архивной работе, и разберем их в этой статье:

Номенклатура дел

Учет документов в архиве организации начинается еще до того, как эти документы поступают в архив, – на стадии делопроизводства, при составлении итоговой записи к номенклатуре дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения⁴, составляемый для учета дел, содержащих документы документального фонда⁵.

Существует мнение, что номенклатура дел – не обязательный документ. Однако согласно Правилам 2023 года, которые являются нормативным правовым актом⁶, предусматривается только вариативность согласования и утверждения документа:

• либо ЭК (ЦЭК) организации, ЭПК соответствующего государственного или муниципального архива и руководителем организации – для организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов;
• либо ЭК (ЦЭК) организации и руководителем организации – для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов⁷.

Из этого следует однозначный вывод: номенклатура дел является обязательным документом.

Кстати, в отличие от предыдущих правил работы архивов организаций⁸, Правила 2023 года устанавливают, что номенклатуры дел организаций – источников комплектования не согласовываются, а утверждаются ЭПК соответствующих архивных учреждений⁹. Соответственно, на ЭПК архивных учреждений возлагается не меньшая ответственность за правильность принятого решения об утверждении номенклатуры дел.

Согласование – это условный компромисс, достижение соглашения между сторонами относительно рассматриваемых вопросов, задач, решений. А утверждение означает, что решение принято независимо от того, все ли заинтересованные стороны согласны друг с другом во всех вопросах. Утвержденный документ подлежит исполнению. Изменения в него без утверждения новой редакции (или точечных поправок) не допускаются. Очевидно, что переход на утверждение номенклатур дел экспертно-проверочными комиссиями архивных учреждений (вместо согласования) оставляет все меньше шансов на компромиссы и все более передает под контроль ЭПК архивных учреждений составление номенклатур дел источников комплектования, возлагая на ЭПК все больше ответственности.

Давайте вспомним базовые определения из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹⁰:

• архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства¹¹;
• учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Итак, учет архивных документов – это количественно-видовой показатель состава архивных документов, часть из которых входит в состав Архивного фонда Российской Федерации, а часть (документы по личному составу) напрямую связаны с социальным благополучием граждан.

Как учетный документ номенклатура дел «стоит на передовой»: грамотно составленная номенклатура – залог безошибочного учета документов «на входе» в архив организации. А теперь вернемся к форме итоговой записи к номенклатуре дел¹². Количественные показатели, отражаемые в итоговой записи к номенклатуре дел, напрямую зависят от того, насколько правильно в номенклатуре:

• были определены сроки хранения в графе 4 (см. «2» в Схеме 1);
• проведен количественный подсчет томов в графе 3 (см. «1» там же);
• проставлялись отметки о переходящих делах: если в графе 5 номенклатуры дел (см. «3») в строках переходящих дел указывать, с какого года они ведутся, то заполнение графы 3 итоговой записи не составит труда.

В организации номенклатура дел должна утверждаться ежегодно. Соблюдая это правило, совсем нетрудно будет переносить отметку о переходящих делах в номенклатуру дел на предстоящий календарный год. Кроме того, отметка о переходящем деле поможет ответственным за делопроизводство вовремя проводить экспертизу ценности таких документов (см. «6» в Примере 4).

Дадим пару лайфхаков, как заполнять графу 5 номенклатуры дел, чтобы в дальнейшем учет документов доставлял меньше хлопот:

• желательно после введения номенклатуры дел в действие вносить в графу 5 фамилию должностного лица, ответственного за формирование дела в течение делопроизводственного года. Непосредственно к количественному подсчету дел это не имеет прямого отношения, но зато позволит мгновенно «найти виноватого» в случае, если в структурном подразделении не смогут указать количество томов (частей) дела или если окажется, что такого дела и вовсе нет;
• в графе 5 необходимо указывать место хранения подлинников документов в случаях, если документы, указанные в заголовках дел, представлены копиями (см. «16» в Примере 4). Данная информация поможет установить точный срок хранения дела. Поясним, о чем речь. Перечнем 2019 года¹³ предусмотрено хранение только 10 наименований групп документов, имеющих в составе копии документов¹⁴. Тот факт, что Перечень 2019 года устанавливает сроки хранения в основном для подлинников документов, не всегда принимается во внимание.

Разумеется, это все требует проверки: важно не пропустить документ, подлежащий обязательному хранению, но также важно не допустить искусственного наращивания объема документов, передаваемых в архив, и особенно для постоянного хранения. Копии документов (при наличии подлинников в другом деле) на архивное хранение не должны передаваться, как правило у них срок хранения короткий – см. «7» в Примере 4.

Описи дел

Теперь перейдем к учету документов по описям. А точнее, мы покажем, как информация «перетекает»:

• из номенклатуры дел (по ней работали в течение делопроизводственного года, см. Пример 4)
• в описи (по которым часть дел передается в архив организации, Пример 3)
• и на обложки дел (Пример 5).

Описи дел составляются по категориям документов:

• постоянного (см. «5» в Примере 3),
• временного хранения свыше 10 лет,
• по личному составу и т.д.

Заголовок дела в описи должен соответствовать заголовку в номенклатуре дел (см. «4» в Примерах 4 и 3), но в то же время реально отражать состав и содержание документов дела, т.е. в некоторых случаях может быть (а в отдельных случаях – должен быть) уточнен, конкретизирован. Вместе с заголовком в опись дел переносится индекс дела, который закреплен за ним в номенклатуре дел (см. «3» в Примерах 4 и 3).

Нумерация дел в описи валовая («8» в Примере 3). На всякий случай напомним: описью дел называется справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета¹⁶, состоящий из годовых разделов. Годовой раздел в свою очередь может состоять из документов за 1 календарный год или за несколько лет – в зависимости от того, за сколько лет проводилось упорядочение документов (в т.ч. их включение в опись дел). Так вот, в каждом разделе описи нумерация дел не начинается с первого номера, а продолжается с номера, следующего за порядковым номером, которым закончился предыдущий раздел:

А теперь покажем, как данные из номенклатуры дел (см. Пример 4) переносятся на обложку дела (Пример 5) и в опись дел (см. Пример 3): одинаковые сведения в этих примерах помечены одинаковыми цифрами в кружочках. В Примере 3 у нас номенклатура дел на 2022 год с уже заполненной графой «Количество томов (частей)» по окончании календарного года. В нее включены документы с разными сроками хранения. Предположим, что наша организация существует с 2010 года, описи дел за 2010–2021 годы составлены, и теперь проводится упорядочение документов за 2022 год.

Комментарии относительно конкретных дел в номенклатуре мы будем давать в сносках. При указании в графе 4 срока хранения из «основного» для нас Перечня 2019 года обычно не вписывают его название, а если срок взят из иного нормативного документа, тогда его указывают.

Для наглядности примеры номенклатуры дел и описи дел мы поместили на 1 разворот журнала.

При составлении описи дел номер фонда и номер описи («10» и «11» в Примере 3) в делопроизводстве не присваивается – это задача архива организации. Впрочем, если составляется очередной раздел описи, эти поля по согласованию с архивом могут заполняться.

Порядковый номер дела («8» в Примере 3) начинается с номера, следующего за порядковым номером, которым закончился предыдущий раздел (предыдущий годовой раздел закончился номером 34).

Проследим преемственность учетно-справочных составляющих в номенклатуре дел и в описи дел:

«1» – годовой раздел описи указывается согласно номенклатуре дел;

«2» – название раздела описи указывается в соответствии с наименованием раздела номенклатуры;

«3» – индекс дела переносится в опись в строгом соответствии с номенклатурой дел. Многотомным делам присваивается одинаковый индекс («3» в Примерах 4 и 3), но порядковые номера по описи – разные (см. графу с отметкой «8» в Примере 3 и строки с отметкой «15» в Примерах 4 и 3), т.к. это будут уже разные единицы хранения;

«4» – заголовок дела указывается в соответствии с номенклатурой дел и при необходимости уточняется и дополняется (см. «15» в Примере 3).

Итак, в опись дел постоянного хранения из Примера 3 включены документы со сроком хранения «постоянно», но вы увидели, что в нашу опись не включены дела под индексами 01-03 и 01-07, хотя они тоже постоянного хранения («6» в Примере 4). Почему же так произошло? Давайте разбираться. Вернемся к Правилам 2023 года: описи составляются только на завершенные дела¹⁷. Дело 01-07 делопроизводством не завершено – в журнал еще вносятся записи, он будет включен в годовой раздел по дате завершения (если последняя запись будет датирована, например, 2023 годом, то дело будет включено в годовой раздел описи за 2023 год). Однако некоторые архивные учреждения рекомендуют включать такие документы по дате заведения дела – это неправильно с точки зрения Правил 2023 года, однако позволяет не упустить дело из поля зрения с момента его создания. В любом случае лучше проконсультироваться с архивным учреждением, на территории которого находится ваша организация.

С Уставом организации (дело 01-03) несколько сложнее. Формально документ издан, имеет дату утверждения – следовательно, должен быть включен в опись. Однако он является документом бессрочного периода действия и в него могут вноситься изменения – поэтому он не может считаться завершенным¹⁸. Но и в этом случае тоже рекомендуем проконсультироваться со своим архивным учреждением.

Описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются аналогично. Единственным отличием будет наличие графы «Срок хранения». Срок хранения переносится из номенклатуры дел без изменений («13» в Примере 4).

Обложка дела

Рассмотрим преемственность учетно-справочных составляющих в описи дел и на обложке дела, что должно быть проконтролировано в архиве при приеме дел. В Примере 5 показан полный вариант заполнения обложки дела, которое подготовлено к передаче по описи в архив организации.

Название архивного учреждения при оформлении дела на обложке не указывается, и в архиве организации оно тоже остается пустым, т.к. заполняется это поле только архивным учреждением, в которое будут переданы документы из архива организации («14» в Примере 5). При приеме документов в архив организации его сотрудник должен убедиться, что данные на обложке дела полностью соответствуют описательной статье описи дел (сравните Примеры 3 и 5):

«2» – наименование структурного подразделения на обложке дела и в описи дел;

«3» – индекс дела в графе 2 описи дел и на обложке дела в строке «Дело №       ». Поле «Том №       » заполняется на обложках многотомных дел, для однотомных дел оно не заполняется (а при рукописном оформлении обложки слова «Том №       » могут отсутствовать);

«4» – заголовок на обложке дела и в описи дел. Здесь есть нюанс: в описи слова «том     » указываются в заголовке дела после уточняющих элементов (например, о номерах приказов, см. «15» в Примере 3), а на обложке дела слова «Том №       » располагаются выше текстовой части заголовка («15» в Примере 5). Требование полного соответствия заголовка дела в описи и на обложке является обязательным, а вот форма обложки из Правил 2023 года – только рекомендованный образец. Поэтому рекомендуем указывать номер тома на обложке дела и в заголовке, и в специальном поле («15» и «4» в Примере 5). Если ваша организация является источником комплектования архивного учреждения, то проконсультируйтесь у своего куратора;

«12» – даты дела на обложке и в описи дел – это даты самого первого и самого последнего документов дела. В методических рекомендациях к Правилам 2015 года было указано, что на обложке дата дела пишется буквенно-цифровым способом, но при этом не было указания, чтобы запись делалась так же и в описи дел. Возможно, в рекомендациях к новым Правилам 2023 года этот момент будет оговорен;

«9» – количество листов на обложке дела и в описи дел;

«5» – срок хранения на обложке и в описи дел. В описи дел постоянного хранения нет графы «Срок хранения», поэтому на обложке дела срок хранения указывается в соответствии со сроком, указанным в наименовании описи – «постоянно». На обложках дел, включенных в описи дел по личному составу или дел временного (свыше 10 лет) хранения, срок хранения указывается в соответствии со сведениями из графы 5 номенклатуры дел («13» в Примере 4).

Поля «10», «11» и «8» называются архивным шифром и наносятся на обложку дела специальным штампом. Архивный шифр наносится в левом нижнем углу и перевернутым – в правом верхнем углу обложки дел:

«10» и «11» – заполняются в архиве организации в соответствии с учетными номерами фонда и описи фонда в листе фонда (о нем будет речь далее). Порядок нумерации описей дел мы наглядно объясним тоже позже, когда будем рассказывать о реестре описей дел;

«8» – номер дела соответствует порядковому номеру дела в описи дел. Как правило, заполняется тоже в архиве организации.

При передаче документов в архив на каждом экземпляре описей дел обязательно должна стоять отметка о приеме дел. Порядок составления такой отметки установлен Правилами 2023 года¹⁹, и это очень важный момент, т.к. прием-передача документов от структурного подразделения в архив организации более нигде не фиксируется – актов приема-передачи архивных документов внутри организации Правилами 2023 года не предусмотрено.

Потом работник архива организации делает записи о поступлении документов в архив организации в книге учета поступления и выбытия дел, документов²⁰.

* * *

Далее сосредоточимся на ведении учета архивных документов непосредственно в архиве организации. Правилами 2023 года установлен состав:

• обязательных основных учетных документов²¹:
  • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
  • лист фонда;
  • описи дел;
  • дело фонда
• и целый ряд вспомогательных учетных документов.

Но мы остановимся только на тех, заполнение которых вызывает наибольшие трудности, особенно при возникновении нетипичных ситуаций. В настоящей статье будет рассмотрен порядок ведения только двух обязательных учетных документов – книги учета поступления и выбытия дел, документов и листа фонда как наиболее сложных и двух вспомогательных учетных документов – списка фондов и реестра описей дел. Однако рассматривать мы их будем не в том порядке, как они перечислены в Правилах 2023 года, а в логической последовательности – по мере возникновения необходимости их заполнения.

Итак, в следующих номерах журнала читайте продолжение статьи, где мы сначала рассмотрим типичную ситуацию:

• поступление и выбытие дел в архив по сводным описям дел, когда в организации своевременно проводится экспертиза ценности и описание документов.

Сначала разберемся, как заполняются графы книги учета поступления и выбытия дел в этой стандартной ситуации, а потом рассмотрим нестандартные, с которыми порой приходится сталкиваться:

• в организации нет сводной утвержденной описи дел, есть только описи дел структурных подразделений – как вести учет этих документов?
• что делать, если в организации отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел?
• как провести учет документов, если нет ни описей дел, ни номенклатур дел?

Потом разберем такие учетные документы архива, как список фондов, лист фонда, реестр описей дел. Разговор предстоит длинный и подробный, объяснять будем на примерах заполнения документов.