Top.Mail.Ru

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Начало статьи. Окончание в № 01 / 2024, № 02 / 2024
Начало статьи. Окончание в № 01 / 2024, № 02 / 2024

Как возможно даже среди десятков тысяч документов отыскать нужный в громадном архивохранилище? Ответ простой: благодаря системе учетных документов архива. Однако будет большой ошибкой полагать, что такая система – это удел только федеральных, региональных или муниципальных архивов. В архиве любой организации должна быть разработана и внедрена своя система учетных документов. И складываться учетная система должна уже на этапе текущего делопроизводства, поэтому мы свои объяснения начинаем с работы с номенклатурой дел.

Основной задачей архивов любого уровня является обеспечение сохранности документов, а учет документов помогает осуществлять контроль за их наличием и поиск. В настоящее время во многих организациях1 отсутствует такое специально созданное структурное подразделение, как архив, и тогда обязанности по ведению архива должны быть закреплены за конкретным работником2, включая учет документов, находящихся на архивном хранении.

В сентябре этого года вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года). Глава IX Правил 2023 года посвящена ведению учета архивных документов. В ней понятно расписан порядок выполнения этих работ, но, как зачастую бывает, трудности возникают в самых неожиданных местах. В этой статье мы постараемся осветить наиболее сложные случаи, в т.ч. и такие, ответов на которые вы не найдете в Правилах 2023 года.

Давайте сначала рассмотрим типичную ситуацию, а сложные случаи – потом.

Традиционной формой учета архивных документов в организации является их пофондовый учет. Обычно организация хранит только собственные документы. Архивный фонд организации состоит из единиц хранения – дел. Учет документов в архиве организации ведется с помощью специально установленных форм учетных документов, все они предусмотрены Правилами 2023 года3. В учетных документах должны оперативно отражаться каждое поступление и выбытие даже 1 единицы хранения. Идеально, если в организации имеется утвержденный порядок учета документов на всех этапах их прохождения. Мы же сейчас перечислим, какие учетные документы применяются в архивной работе, и разберем их в этой статье:

Номенклатура дел

Учет документов в архиве организации начинается еще до того, как эти документы поступают в архив, – на стадии делопроизводства, при составлении итоговой записи к номенклатуре дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения4, составляемый для учета дел, содержащих документы документального фонда5.

Существует мнение, что номенклатура дел – не обязательный документ. Однако согласно Правилам 2023 года, которые являются нормативным правовым актом6, предусматривается только вариативность согласования и утверждения документа:

  • либо ЭК (ЦЭК) организации, ЭПК соответствующего государственного или муниципального архива и руководителем организации – для организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов;
  • либо ЭК (ЦЭК) организации и руководителем организации – для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов7.

Из этого следует однозначный вывод: номенклатура дел является обязательным документом.

Кстати, в отличие от предыдущих правил работы архивов организаций8, Правила 2023 года устанавливают, что номенклатуры дел организаций – источников комплектования не согласовываются, а утверждаются ЭПК соответствующих архивных учреждений9. Соответственно, на ЭПК архивных учреждений возлагается не меньшая ответственность за правильность принятого решения об утверждении номенклатуры дел.

Согласование – это условный компромисс, достижение соглашения между сторонами относительно рассматриваемых вопросов, задач, решений. А утверждение означает, что решение принято независимо от того, все ли заинтересованные стороны согласны друг с другом во всех вопросах. Утвержденный документ подлежит исполнению. Изменения в него без утверждения новой редакции (или точечных поправок) не допускаются. Очевидно, что переход на утверждение номенклатур дел экспертно-проверочными комиссиями архивных учреждений (вместо согласования) оставляет все меньше шансов на компромиссы и все более передает под контроль ЭПК архивных учреждений составление номенклатур дел источников комплектования, возлагая на ЭПК все больше ответственности.

Давайте вспомним базовые определения из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»10:

  • архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства11;
  • учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Итак, учет архивных документов – это количественно-видовой показатель состава архивных документов, часть из которых входит в состав Архивного фонда Российской Федерации, а часть (документы по личному составу) напрямую связаны с социальным благополучием граждан.

Как учетный документ номенклатура дел «стоит на передовой»: грамотно составленная номенклатура – залог безошибочного учета документов «на входе» в архив организации. А теперь вернемся к форме итоговой записи к номенклатуре дел12. Количественные показатели, отражаемые в итоговой записи к номенклатуре дел, напрямую зависят от того, насколько правильно в номенклатуре:

  • были определены сроки хранения в графе 4 (см. «2» в Схеме 1);
  • проведен количественный подсчет томов в графе 3 (см. «1» там же);
  • проставлялись отметки о переходящих делах: если в графе 5 номенклатуры дел (см. «3») в строках переходящих дел указывать, с какого года они ведутся, то заполнение графы 3 итоговой записи не составит труда.

Схема 1. Откуда берутся данные для заполнения итоговой записи к номенклатуре дел

В организации номенклатура дел должна утверждаться ежегодно. Соблюдая это правило, совсем нетрудно будет переносить отметку о переходящих делах в номенклатуру дел на предстоящий календарный год. Кроме того, отметка о переходящем деле поможет ответственным за делопроизводство вовремя проводить экспертизу ценности таких документов (см. «6» в Примере 4).

Дадим пару лайфхаков, как заполнять графу 5 номенклатуры дел, чтобы в дальнейшем учет документов доставлял меньше хлопот:

  • желательно после введения номенклатуры дел в действие вносить в графу 5 фамилию должностного лица, ответственного за формирование дела в течение делопроизводственного года. Непосредственно к количественному подсчету дел это не имеет прямого отношения, но зато позволит мгновенно «найти виноватого» в случае, если в структурном подразделении не смогут указать количество томов (частей) дела или если окажется, что такого дела и вовсе нет;
  • в графе 5 необходимо указывать место хранения подлинников документов в случаях, если документы, указанные в заголовках дел, представлены копиями (см. «16» в Примере 4). Данная информация поможет установить точный срок хранения дела. Поясним, о чем речь. Перечнем 2019 года13 предусмотрено хранение только 10 наименований групп документов, имеющих в составе копии документов14. Тот факт, что Перечень 2019 года устанавливает сроки хранения в основном для подлинников документов, не всегда принимается во внимание.

Пример 1

Видя в Перечне 2019 года срок хранения «постоянно» для положения организации15 (будь то положение о самой организации, либо о каком-то направлении деятельности, либо о коллегиальном органе организации и пр.), многие автоматически ставят в номенклатуре дел напротив соответствующего заголовка дела срок хранения «постоянно», совершенно не задумываясь о том, в каком виде документ представлен – подлинник или копия.

Ведь не секрет, что локальные нормативные акты (ЛНА) почти всегда утверждаются распорядительным документом организации и, как правило, являются приложением к нему, а это значит, что подлинник ЛНА хранится только в распорядительных документах. Экземпляры же, используемые работниками структурных подразделений, являются ничем иным, как копиями ЛНА, даже при наличии на них «живых» подписей и печатей. Увы, это так: подлинником может быть только 1 экземпляр ЛНА, если иное не оговорено в самом документе. В текущем делопроизводстве часто используются электронные версии утвержденных распорядительными документами ЛНА либо распечатанные сканы.

Разумеется, это все требует проверки: важно не пропустить документ, подлежащий обязательному хранению, но также важно не допустить искусственного наращивания объема документов, передаваемых в архив, и особенно для постоянного хранения. Копии документов (при наличии подлинников в другом деле) на архивное хранение не должны передаваться, как правило у них срок хранения короткий – см. «7» в Примере 4.

Описи дел

Теперь перейдем к учету документов по описям. А точнее, мы покажем, как информация «перетекает»:

  • из номенклатуры дел (по ней работали в течение делопроизводственного года, см. Пример 4)
  • в описи (по которым часть дел передается в архив организации, Пример 3)
  • и на обложки дел (Пример 5).

Описи дел составляются по категориям документов:

  • постоянного (см. «5» в Примере 3),
  • временного хранения свыше 10 лет,
  • по личному составу и т.д.

Заголовок дела в описи должен соответствовать заголовку в номенклатуре дел (см. «4» в Примерах 4 и 3), но в то же время реально отражать состав и содержание документов дела, т.е. в некоторых случаях может быть (а в отдельных случаях – должен быть) уточнен, конкретизирован. Вместе с заголовком в опись дел переносится индекс дела, который закреплен за ним в номенклатуре дел (см. «3» в Примерах 4 и 3).

Нумерация дел в описи валовая («8» в Примере 3). На всякий случай напомним: описью дел называется справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета16, состоящий из годовых разделов. Годовой раздел в свою очередь может состоять из документов за 1 календарный год или за несколько лет – в зависимости от того, за сколько лет проводилось упорядочение документов (в т.ч. их включение в опись дел). Так вот, в каждом разделе описи нумерация дел не начинается с первого номера, а продолжается с номера, следующего за порядковым номером, которым закончился предыдущий раздел:

Пример 2

Опись дел по личному составу за 2010–2018 годы (годовой раздел включает 9 лет) заканчивается номером 85, и тогда опись дел за 2019 год (годовой раздел описи включает 1 год) начинается с номера 86 и заканчивается номером 91. Опись дел за 2020–2021 годы (годовой раздел включает 2 года) начинается с номера 92 и заканчивается номером 115. С какого номера должна начинаться опись дел за 2022 год? Правильно – с номера 116.

А теперь покажем, как данные из номенклатуры дел (см. Пример 4) переносятся на обложку дела (Пример 5) и в опись дел (см. Пример 3): одинаковые сведения в этих примерах помечены одинаковыми цифрами в кружочках. В Примере 3 у нас номенклатура дел на 2022 год с уже заполненной графой «Количество томов (частей)» по окончании календарного года. В нее включены документы с разными сроками хранения. Предположим, что наша организация существует с 2010 года, описи дел за 2010–2021 годы составлены, и теперь проводится упорядочение документов за 2022 год.

Комментарии относительно конкретных дел в номенклатуре мы будем давать в сносках. При указании в графе 4 срока хранения из «основного» для нас Перечня 2019 года обычно не вписывают его название, а если срок взят из иного нормативного документа, тогда его указывают.

Для наглядности примеры номенклатуры дел и описи дел мы поместили на 1 разворот журнала.

Пример 3. Опись дел постоянного хранения

Пример 4. Фрагмент номенклатуры дел организации

При составлении описи дел номер фонда и номер описи («10» и «11» в Примере 3) в делопроизводстве не присваивается – это задача архива организации. Впрочем, если составляется очередной раздел описи, эти поля по согласованию с архивом могут заполняться.

Порядковый номер дела («8» в Примере 3) начинается с номера, следующего за порядковым номером, которым закончился предыдущий раздел (предыдущий годовой раздел закончился номером 34).

Проследим преемственность учетно-справочных составляющих в номенклатуре дел и в описи дел:

«1» – годовой раздел описи указывается согласно номенклатуре дел;

«2» – название раздела описи указывается в соответствии с наименованием раздела номенклатуры;

«3» – индекс дела переносится в опись в строгом соответствии с номенклатурой дел. Многотомным делам присваивается одинаковый индекс («3» в Примерах 4 и 3), но порядковые номера по описи – разные (см. графу с отметкой «8» в Примере 3 и строки с отметкой «15» в Примерах 4 и 3), т.к. это будут уже разные единицы хранения;

«4» – заголовок дела указывается в соответствии с номенклатурой дел и при необходимости уточняется и дополняется (см. «15» в Примере 3).

Итак, в опись дел постоянного хранения из Примера 3 включены документы со сроком хранения «постоянно», но вы увидели, что в нашу опись не включены дела под индексами 01-03 и 01-07, хотя они тоже постоянного хранения («6» в Примере 4). Почему же так произошло? Давайте разбираться. Вернемся к Правилам 2023 года: описи составляются только на завершенные дела17. Дело 01-07 делопроизводством не завершено – в журнал еще вносятся записи, он будет включен в годовой раздел по дате завершения (если последняя запись будет датирована, например, 2023 годом, то дело будет включено в годовой раздел описи за 2023 год). Однако некоторые архивные учреждения рекомендуют включать такие документы по дате заведения дела – это неправильно с точки зрения Правил 2023 года, однако позволяет не упустить дело из поля зрения с момента его создания. В любом случае лучше проконсультироваться с архивным учреждением, на территории которого находится ваша организация.

С Уставом организации (дело 01-03) несколько сложнее. Формально документ издан, имеет дату утверждения – следовательно, должен быть включен в опись. Однако он является документом бессрочного периода действия и в него могут вноситься изменения – поэтому он не может считаться завершенным18. Но и в этом случае тоже рекомендуем проконсультироваться со своим архивным учреждением.

Описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются аналогично. Единственным отличием будет наличие графы «Срок хранения». Срок хранения переносится из номенклатуры дел без изменений («13» в Примере 4).

Обложка дела

Рассмотрим преемственность учетно-справочных составляющих в описи дел и на обложке дела, что должно быть проконтролировано в архиве при приеме дел. В Примере 5 показан полный вариант заполнения обложки дела, которое подготовлено к передаче по описи в архив организации.

Название архивного учреждения при оформлении дела на обложке не указывается, и в архиве организации оно тоже остается пустым, т.к. заполняется это поле только архивным учреждением, в которое будут переданы документы из архива организации («14» в Примере 5). При приеме документов в архив организации его сотрудник должен убедиться, что данные на обложке дела полностью соответствуют описательной статье описи дел (сравните Примеры 3 и 5):

Пример 5. Обложка дела после его полной технической обработки

«2» – наименование структурного подразделения на обложке дела и в описи дел;

«3» – индекс дела в графе 2 описи дел и на обложке дела в строке «Дело №       ». Поле «Том №       » заполняется на обложках многотомных дел, для однотомных дел оно не заполняется (а при рукописном оформлении обложки слова «Том №       » могут отсутствовать);

«4» – заголовок на обложке дела и в описи дел. Здесь есть нюанс: в описи слова «том     » указываются в заголовке дела после уточняющих элементов (например, о номерах приказов, см. «15» в Примере 3), а на обложке дела слова «Том №       » располагаются выше текстовой части заголовка («15» в Примере 5). Требование полного соответствия заголовка дела в описи и на обложке является обязательным, а вот форма обложки из Правил 2023 года – только рекомендованный образец. Поэтому рекомендуем указывать номер тома на обложке дела и в заголовке, и в специальном поле («15» и «4» в Примере 5). Если ваша организация является источником комплектования архивного учреждения, то проконсультируйтесь у своего куратора;

«12» – даты дела на обложке и в описи дел – это даты самого первого и самого последнего документов дела. В методических рекомендациях к Правилам 2015 года было указано, что на обложке дата дела пишется буквенно-цифровым способом, но при этом не было указания, чтобы запись делалась так же и в описи дел. Возможно, в рекомендациях к новым Правилам 2023 года этот момент будет оговорен;

«9» – количество листов на обложке дела и в описи дел;

«5» – срок хранения на обложке и в описи дел. В описи дел постоянного хранения нет графы «Срок хранения», поэтому на обложке дела срок хранения указывается в соответствии со сроком, указанным в наименовании описи – «постоянно». На обложках дел, включенных в описи дел по личному составу или дел временного (свыше 10 лет) хранения, срок хранения указывается в соответствии со сведениями из графы 5 номенклатуры дел («13» в Примере 4).

Поля «10», «11» и «8» называются архивным шифром и наносятся на обложку дела специальным штампом. Архивный шифр наносится в левом нижнем углу и перевернутым – в правом верхнем углу обложки дел:

«10» и «11» – заполняются в архиве организации в соответствии с учетными номерами фонда и описи фонда в листе фонда (о нем будет речь далее). Порядок нумерации описей дел мы наглядно объясним тоже позже, когда будем рассказывать о реестре описей дел;

«8» – номер дела соответствует порядковому номеру дела в описи дел. Как правило, заполняется тоже в архиве организации.

При передаче документов в архив на каждом экземпляре описей дел обязательно должна стоять отметка о приеме дел. Порядок составления такой отметки установлен Правилами 2023 года19, и это очень важный момент, т.к. прием-передача документов от структурного подразделения в архив организации более нигде не фиксируется – актов приема-передачи архивных документов внутри организации Правилами 2023 года не предусмотрено.

Потом работник архива организации делает записи о поступлении документов в архив организации в книге учета поступления и выбытия дел, документов20.

* * *

Далее сосредоточимся на ведении учета архивных документов непосредственно в архиве организации. Правилами 2023 года установлен состав:

  • обязательных основных учетных документов21:
    • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
    • лист фонда;
    • описи дел;
    • дело фонда
  • и целый ряд вспомогательных учетных документов.

Но мы остановимся только на тех, заполнение которых вызывает наибольшие трудности, особенно при возникновении нетипичных ситуаций. В настоящей статье будет рассмотрен порядок ведения только двух обязательных учетных документов – книги учета поступления и выбытия дел, документов и листа фонда как наиболее сложных и двух вспомогательных учетных документов – списка фондов и реестра описей дел. Однако рассматривать мы их будем не в том порядке, как они перечислены в Правилах 2023 года, а в логической последовательности – по мере возникновения необходимости их заполнения.

Итак, в следующих номерах журнала читайте продолжение статьи, где мы сначала рассмотрим типичную ситуацию:

  • поступление и выбытие дел в архив по сводным описям дел, когда в организации своевременно проводится экспертиза ценности и описание документов.

Сначала разберемся, как заполняются графы книги учета поступления и выбытия дел в этой стандартной ситуации, а потом рассмотрим нестандартные, с которыми порой приходится сталкиваться:

  • в организации нет сводной утвержденной описи дел, есть только описи дел структурных подразделений – как вести учет этих документов?
  • что делать, если в организации отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел?
  • как провести учет документов, если нет ни описей дел, ни номенклатур дел?

Потом разберем такие учетные документы архива, как список фондов, лист фонда, реестр описей дел. Разговор предстоит длинный и подробный, объяснять будем на примерах заполнения документов.

Начало статьи. Окончание в № 01 / 2024, № 02 / 2024

Сноски 21

  1. Здесь и далее по тексту: под организацией следует понимать юридические лица всех форм собственности. Вернуться назад
  2. Как правило, в небольших организациях ответственным за делопроизводство и архив организации является один человек. Вернуться назад
  3. См. п. 118 Правил 2023 года и приложения к ним. Вернуться назад
  4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ-2013). Вернуться назад
  5. Абзац 3 п. 7 Правил 2023 года. Вернуться назад
  6. А государственные органы, органы местного самоуправления должны использовать еще и Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Вернуться назад
  7. Абзацы 6 и 7 п. 11 Правил 2023 года. Вернуться назад
  8. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
  9. Приложение 1 к Правилам 2023 года. Вернуться назад
  10. В настоящее время ВНИИДАД проводит переработку данного ГОСТ и приглашает коллег к публичному обсуждению первой редакции проекта нового документа. Вернуться назад
  11. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ дает развернутое определение, что такое архивный документ, но мы воспользуемся сжатой формулировкой из терминологического ГОСТ Р 7.0.8-2013. Вернуться назад
  12. Стоит отметить, что в Правилах 2023 года номенклатура дел и итоговая запись к ней являются приложением № 1, тогда как в предыдущих правилах они были приложением № 26. Вернуться назад
  13. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
  14. Статья 106 – постоянно; ст. 339 – до ликвидации организации; ст. 178 – 5 лет ЭПК; статьи 54, 58. 110, 143, 144, 177, 183, 298, 438, 451 – 5 и менее лет. Вернуться назад
  15. Статьи 8, 28 Перечня 2019 года. Вернуться назад
  16. Пункт 164 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Вернуться назад
  17. Пункты 29, 47, 62 Правил 2023 года. Вернуться назад
  18. Устав отличается от ЛНА тем, что в последние, как правило, изменения вносятся приказом, приказом же утверждаются новые версии ЛНА – соответственно каждый вариант ЛНА является приложением к «своему» приказу, вместе с ним хранится в первозданном виде. Вернуться назад
  19. Пункт 73 Правил 2023 года. Вернуться назад
  20. Рекомендованный образец книги приведен в приложении № 23 к Правилам 2023 года. Кстати сказать, предыдущие правила 2015 года рекомендовали формат АЗ для книги учета поступления и выбытия дел, Правила 2023 года таких рекомендаций уже не содержат. Вернуться назад
  21. Пункт 118 Правил 2023 года. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

Наталья Д.
04.12.2023, 11:11

Большое спасибо за статью, но как должно быть организовано дело, если в организации (АО) нет и не планируется архив как структурное подразделение и штатный архивист? Организация источником комплектования не является.

Администратор
11.01.2024, 17:11 Наталья Д.

Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Отдельная опись для конфиденциальных дел

На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Что рассылать по подразделениям после утверждения номенклатуры дел?

После утверждения номенклатуры дел что, когда и как рассылается по подразделениям? Может ли номенклатура структурного подразделения, которую оно подавало в службу ДОУ своей организации, отличаться от соответствующего раздела утвержденной сводной номенклатуры дел? А если не отличается, то зачем после утверждения сводной номенклатуры делать такую рассылку по подразделениям (у них ведь и так все уже есть)?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы