Заявления – основания к приказам
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Рекомендуем в плановом порядке разработать локальный нормативный акт – Правила формирования и ведения личных дел государственных гражданских служащих в зависимости от их категорий и работников типовых вспомогательных подразделений. Основой для разработки подобных документов в государственных органах и органах местного самоуправления является Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»1. Изменения, внесенные в это Положение, акцентировали внимание кадровых служб на соблюдении правил и порядка обработки персональных данных государственных гражданских служащих и кадрового резерва, которые относятся к сведениям конфиденциального характера.
Но требования к составу документов личного дела и последовательности их расположения внутри дела остались стабильными и в основном соответствующими общим архивным правилам обработки дел и ведения дел-досье (п. 16 Положения), в которых документам присваиваются очередные порядковые номера по мере их включения в дело. Обратите внимание, что в соответствии с п. 17 Положения в состав обязательных документов необходимо включить лист ознакомления с документами личного дела, а п. 18 прямо закрепляет, что документы личного дела нумеруются и к личному делу прилагается опись.
Под этой описью понимается внутренняя опись документов дела, в которую вносятся номера листов документов, которыми пополняется личное дело (каждый том). Документы в деле (в каждом его томе) располагаются в хронологической последовательности и нумеруются в валовом порядке. Таким образом, первыми документами в каждом томе личного дела гражданского служащего будут:
В статье «Как формировать личные дела работников» в № 4’ 2018 объясняем, на кого необходимо вести личные дела; какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – в виде копий, в какой последовательности; как определить срок хранения личного дела; как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела. Показаны фрагмент номенклатуры дел кадровой службы и внутренняя опись документов личного дела
См. статью «Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах» в № 1’ 2020
Примеры заполнения описи дел структурного подразделения, внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела см. в статье «Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют» в № 11’ 2023
Кадровая служба министерства «А»:
То есть в кадровой службе министерства «А» ведется одно личное дело в нескольких томах. Заметьте, что индекс и заголовок дела освобожденного от занимаемой должности служащего должны быть включены в опись дел по личному составу или в отдельную опись личных дел не ранее, чем через 1 год и не позднее чем через 3 года, следующего за годом увольнения2. Личные дела и опись личных дел продолжают хранится в кадровой службе в зоне ответственности сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению и учету личных дел и возложена ответственность за обработку и защиту персональных данных, содержащихся в документах личного дела.
Когда государственный служащий вновь поступает на гражданскую службу в министерство «Б», то его кадровая служба:
В Примере 1 мы показали, какие изменения необходимо сделать сотрудникам министерства «Б» на каждом полученном томе личного дела из министерства «А» (см. оранжевый текст): старые данные берутся в скобки и рядом добавляются новые. Здесь отражена ситуация, когда:
Архивный шифр на деле может быть проставлен только после его включения в опись, а личное дело в опись отдел кадров министерства «А» включает в течение 1-3 лет после увольнения (поэтому архивный шифр в Примере 3 пока не заполнен, см. «!»).
Пример 1. Изменения на обложке дела после его передачи в Министерство «Б»
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?
В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.
В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Раздел не найден.