Top.Mail.Ru

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Вопрос
Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.
Отвечает

Рекомендуем в плановом порядке разработать локальный нормативный акт – Правила формирования и ведения личных дел государственных гражданских служащих в зависимости от их категорий и работников типовых вспомогательных подразделений. Основой для разработки подобных документов в государственных органах и органах местного самоуправления является Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»1. Изменения, внесенные в это Положение, акцентировали внимание кадровых служб на соблюдении правил и порядка обработки персональных данных государственных гражданских служащих и кадрового резерва, которые относятся к сведениям конфиденциального характера.

Но требования к составу документов личного дела и последовательности их расположения внутри дела остались стабильными и в основном соответствующими общим архивным правилам обработки дел и ведения дел-досье (п. 16 Положения), в которых документам присваиваются очередные порядковые номера по мере их включения в дело. Обратите внимание, что в соответствии с п. 17 Положения в состав обязательных документов необходимо включить лист ознакомления с документами личного дела, а п. 18 прямо закрепляет, что документы личного дела нумеруются и к личному делу прилагается опись.

Под этой описью понимается внутренняя опись документов дела, в которую вносятся номера листов документов, которыми пополняется личное дело (каждый том). Документы в деле (в каждом его томе) располагаются в хронологической последовательности и нумеруются в валовом порядке. Таким образом, первыми документами в каждом томе личного дела гражданского служащего будут:

  • лист ознакомления с документами личного дела;
  • внутренняя опись документов личного дела.

Связанный материал
Как формировать личные дела работников
№ 04 / 2018

В статье «Как формировать личные дела работников» в № 4’ 2018 объясняем, на кого необходимо вести личные дела; какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – в виде копий, в какой последовательности; как определить срок хранения личного дела; как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела. Показаны фрагмент номенклатуры дел кадровой службы и внутренняя опись документов личного дела

Связанный материал
Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах
№ 01 / 2020

См. статью «Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах» в № 1’ 2020

Связанный материал
Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют
№ 11 / 2023

Примеры заполнения описи дел структурного подразделения, внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела см. в статье «Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют» в № 11’ 2023

Кадровая служба министерства «А»:

  • после завершения 1-го тома личного дела (250 листов + листы внутренней описи) оформляет лист-заверитель к 1-му тому дела, чтобы отразить особенности его формирования, и прошивает дело на 4 отверстия. Документы, возникающие в ходе продолжения службы, продолжают формироваться в составе 2-го тома личного дела в хронологическом порядке и фиксироваться во внутренней описи 2-го тома;
  • а после увольнения гражданского служащего ко 2-му тому личного дела в таком же порядке оформляется свой отдельный лист-заверитель (фиксируются 100 листов дела + листы внутренней описи).

То есть в кадровой службе министерства «А» ведется одно личное дело в нескольких томах. Заметьте, что индекс и заголовок дела освобожденного от занимаемой должности служащего должны быть включены в опись дел по личному составу или в отдельную опись личных дел не ранее, чем через 1 год и не позднее чем через 3 года, следующего за годом увольнения2. Личные дела и опись личных дел продолжают хранится в кадровой службе в зоне ответственности сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению и учету личных дел и возложена ответственность за обработку и защиту персональных данных, содержащихся в документах личного дела.

Когда государственный служащий вновь поступает на гражданскую службу в министерство «Б», то его кадровая служба:

  • самостоятельно формирует его личное дело в соответствии со ст. 16 Положения, поскольку при приеме требуется актуальная информация и сведения, достоверные на дату заключения служебного контракта. Оформляются лист ознакомления и внутренняя опись документов дела, в которую вносятся документы, полученные и подписанные / удостоверенные на дату заключения служебного контракта. Заметьте, что последовательность расположения документов в любом личном деле – логически-хронологическая;
  • кадровая служба министерства «Б» письменно запрашивает в министерстве «А» личное дело служащего, которое уже в обработанном виде находится на хранении. Прием-передача личного дела оформляется актом, форму которого самостоятельно разрабатывает кадровая служба по типовому формуляру данного вида документа, т.к. какая-то утвержденная единообразная форма такого акта в Положении отсутствует;
  • получив 2 тома личного дела из министерства «А», кадровая служба министерства «Б» проверяет его полноту по внутренним описям к каждому тому, делает отметку об их получении (дата получения и номера дел) в журнале учета личных дел, в котором уже зарегистрировано новое личное дело нового служащего с номером, присвоенным в министерстве «Б» (условный том 3), и вносит необходимые изменения на обложку каждого тома полученного дела.

В Примере 1 мы показали, какие изменения необходимо сделать сотрудникам министерства «Б» на каждом полученном томе личного дела из министерства «А» (см. оранжевый текст): старые данные берутся в скобки и рядом добавляются новые. Здесь отражена ситуация, когда:

  • в номенклатуре дел министерства «Б» дело «Личные дела государственных служащих» имеет индекс 04-18;
  • а личное дело Добровольского П.С. по журналу учета личных дел в министерстве «Б» получает порядковый номер 28;
  • при этом служащий продолжает трудиться в отделе с таким же наименованием, которое было у него по предыдущему месту работы, поэтому данные сведения на обложке дела не корректируются.

Архивный шифр на деле может быть проставлен только после его включения в опись, а личное дело в опись отдел кадров министерства «А» включает в течение 1-3 лет после увольнения (поэтому архивный шифр в Примере 3 пока не заполнен, см. «!»).

Пример 1. Изменения на обложке дела после его передачи в Министерство «Б»

Сноски 2

  1. Далее по тексту – Положение. Вернуться назад
  2. Пункт 7.3 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Незаверенные сканированные копии документов и выписки из реестров в делах, передаваемых в архив

Читатель поднял актуальную проблему, которая легла в основу этой статьи. Стоит ли оставлять в деле, готовящемся к передаче в архив, незаверенные копии документов (например, сканы, выписки из ЕГРН Росреестра и др.), полученные через Интернет или ЕМСЭД? Можно ли считать такие дела гибридными? Данные вопросы разбираем на примере документов по оформлению права аренды или собственности на земельные участки. При отсутствии ведомственного перечня документов со сроками хранения Росреестра говорим, на какую нормативную базу можно опереться.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют

Наш читатель столкнулся с ситуацией, когда часть протоколов комиссии отсутствует, а у некоторых протоколов дублируются номера. Объясняем, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дел при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства

Описана работа отдела делопроизводства при ликвидации госоргана: взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику).

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вступили в силу новые Правила хранения НТД

Для кого обязательны уже вступившие в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации. Что относится к НТД (перечислили их группы и виды документов внутри) – этого в Правилах нет, но данная информация пригодится вам для их понимания. Далее объясняем «основные вехи» того, как новые Правила регламентируют процессы работы: принципы систематизации документов у каждой группы НТД свои; что будет единицей хранения / учета; регистрация электронных НТД; основные положения об использовании и экспертизе ценности НТД и др. Что организация должна регламентировать сама.