Top.Mail.Ru

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Вопрос
Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.
Отвечает

Рекомендуем в плановом порядке разработать локальный нормативный акт – Правила формирования и ведения личных дел государственных гражданских служащих в зависимости от их категорий и работников типовых вспомогательных подразделений. Основой для разработки подобных документов в государственных органах и органах местного самоуправления является Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»1. Изменения, внесенные в это Положение, акцентировали внимание кадровых служб на соблюдении правил и порядка обработки персональных данных государственных гражданских служащих и кадрового резерва, которые относятся к сведениям конфиденциального характера.

Но требования к составу документов личного дела и последовательности их расположения внутри дела остались стабильными и в основном соответствующими общим архивным правилам обработки дел и ведения дел-досье (п. 16 Положения), в которых документам присваиваются очередные порядковые номера по мере их включения в дело. Обратите внимание, что в соответствии с п. 17 Положения в состав обязательных документов необходимо включить лист ознакомления с документами личного дела, а п. 18 прямо закрепляет, что документы личного дела нумеруются и к личному делу прилагается опись.

Под этой описью понимается внутренняя опись документов дела, в которую вносятся номера листов документов, которыми пополняется личное дело (каждый том). Документы в деле (в каждом его томе) располагаются в хронологической последовательности и нумеруются в валовом порядке. Таким образом, первыми документами в каждом томе личного дела гражданского служащего будут:

  • лист ознакомления с документами личного дела;
  • внутренняя опись документов личного дела.

Связанный материал
Как формировать личные дела работников
№ 04 / 2018

В статье «Как формировать личные дела работников» в № 4’ 2018 объясняем, на кого необходимо вести личные дела; какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – в виде копий, в какой последовательности; как определить срок хранения личного дела; как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела. Показаны фрагмент номенклатуры дел кадровой службы и внутренняя опись документов личного дела

Связанный материал
Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах
№ 01 / 2020

См. статью «Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах» в № 1’ 2020

Связанный материал
Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют
№ 11 / 2023

Примеры заполнения описи дел структурного подразделения, внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела см. в статье «Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют» в № 11’ 2023

Кадровая служба министерства «А»:

  • после завершения 1-го тома личного дела (250 листов + листы внутренней описи) оформляет лист-заверитель к 1-му тому дела, чтобы отразить особенности его формирования, и прошивает дело на 4 отверстия. Документы, возникающие в ходе продолжения службы, продолжают формироваться в составе 2-го тома личного дела в хронологическом порядке и фиксироваться во внутренней описи 2-го тома;
  • а после увольнения гражданского служащего ко 2-му тому личного дела в таком же порядке оформляется свой отдельный лист-заверитель (фиксируются 100 листов дела + листы внутренней описи).

То есть в кадровой службе министерства «А» ведется одно личное дело в нескольких томах. Заметьте, что индекс и заголовок дела освобожденного от занимаемой должности служащего должны быть включены в опись дел по личному составу или в отдельную опись личных дел не ранее, чем через 1 год и не позднее чем через 3 года, следующего за годом увольнения2. Личные дела и опись личных дел продолжают хранится в кадровой службе в зоне ответственности сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению и учету личных дел и возложена ответственность за обработку и защиту персональных данных, содержащихся в документах личного дела.

Когда государственный служащий вновь поступает на гражданскую службу в министерство «Б», то его кадровая служба:

  • самостоятельно формирует его личное дело в соответствии со ст. 16 Положения, поскольку при приеме требуется актуальная информация и сведения, достоверные на дату заключения служебного контракта. Оформляются лист ознакомления и внутренняя опись документов дела, в которую вносятся документы, полученные и подписанные / удостоверенные на дату заключения служебного контракта. Заметьте, что последовательность расположения документов в любом личном деле – логически-хронологическая;
  • кадровая служба министерства «Б» письменно запрашивает в министерстве «А» личное дело служащего, которое уже в обработанном виде находится на хранении. Прием-передача личного дела оформляется актом, форму которого самостоятельно разрабатывает кадровая служба по типовому формуляру данного вида документа, т.к. какая-то утвержденная единообразная форма такого акта в Положении отсутствует;
  • получив 2 тома личного дела из министерства «А», кадровая служба министерства «Б» проверяет его полноту по внутренним описям к каждому тому, делает отметку об их получении (дата получения и номера дел) в журнале учета личных дел, в котором уже зарегистрировано новое личное дело нового служащего с номером, присвоенным в министерстве «Б» (условный том 3), и вносит необходимые изменения на обложку каждого тома полученного дела.

В Примере 1 мы показали, какие изменения необходимо сделать сотрудникам министерства «Б» на каждом полученном томе личного дела из министерства «А» (см. оранжевый текст): старые данные берутся в скобки и рядом добавляются новые. Здесь отражена ситуация, когда:

  • в номенклатуре дел министерства «Б» дело «Личные дела государственных служащих» имеет индекс 04-18;
  • а личное дело Добровольского П.С. по журналу учета личных дел в министерстве «Б» получает порядковый номер 28;
  • при этом служащий продолжает трудиться в отделе с таким же наименованием, которое было у него по предыдущему месту работы, поэтому данные сведения на обложке дела не корректируются.

Архивный шифр на деле может быть проставлен только после его включения в опись, а личное дело в опись отдел кадров министерства «А» включает в течение 1-3 лет после увольнения (поэтому архивный шифр в Примере 3 пока не заполнен, см. «!»).

Пример 1. Изменения на обложке дела после его передачи в Министерство «Б»

Сноски 2

  1. Далее по тексту – Положение. Вернуться назад
  2. Пункт 7.3 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Заявления – основания к приказам

Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Как учитывать и хранить «гибридные» дела

В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Заявления – основания к приказам

Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Как учитывать и хранить «гибридные» дела

В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.