Top.Mail.Ru
На кого необходимо вести личные дела? Для каких категорий работников это можно делать по-разному? Какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – в виде копий? В какой последовательности? Как определить срок хранения личного дела? Как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела?

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело формируется по принципу досье:

  • содержит и оригиналы, и копии документов (см. Пример 1);
  • документы с разными нормативными сроками хранения (Пример 2);
  • документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации (Пример 4).
Пример 1. Формирование в личное дело оригиналов и копий документов

В личное дело помещаются:

  • оригинал заявления о приеме на работу,
  • копия приказа о приеме на работу (или назначении на должность),
  • подлинник трудового договора с работником (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении и получении своего экземпляра этого документа).
Пример 2. Формирование в личное дело документов с разными сроками хранения

Общий нормативный срок хранения, например:

  • копий приказов – до минования надобности, а 
  • трудового договора – 50 или 75 лет 1.

Теперь вспомним принцип определения срока хранения дела по «старшему» сроку входящих в его состав документов. Тогда на копию приказа распространится более длительный срок хранения трудового договора, и общий срок хранения всех документов личного дела получится 50 или 75 лет.

Личное дело, «закрывающееся» сейчас в обычной коммерческой организации в связи с увольнением соответствующего работника, будет считаться законченным делопроизводством после 1 января 2003 года, поэтому срок его хранения составит 50 лет (см. Пример 3) на основании ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле (см. цитату из этого закона далее).

Только если человек уволился до 1 января 2003 года (т.е. его личное дело закончено делопроизводством до 1 января 2003 года), храниться оно должно 75 лет на основании ч. 1 той же статьи.

Фрагмент документа
Статья 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» (в ред. от 18.06.2017) Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Ранее действовавшие формулировки ст. 22.1 вызывали сложности при их выполнении на практике, т.к. требовали определять срок хранения в зависимости от даты создания документа по личному составу. В результате исправлений, внесенных в эту статью летом 2017 года, определяющим моментом стала дата окончания делопроизводством – порядок действий стал более привычным и понятным:

Пример 3. Как отсчитывать срок хранения личного дела

Допустим, Иванов устроился на работу в 2010 году, а уволился в ноябре 2017 года, тогда считается, что его личное дело закончено делопроизводством в 2017 году (хотя в него сформировано много оригиналов документов с разными годами создания: трудовой договор от 03.03.2010, дополнительное соглашение об изменении трудового договора от 05.05.2012 и т.п. вплоть до приказа об увольнении от 01.11.2017).

Личное дело этого человека (а значит, и всех документов, входящих в него) закончено делопроизводством после 01.01.2003, поэтому хранить его следует 50 лет. Исчислять срок начинаем с 1 января 2018 года. Истекает он 31 декабря 2068 года, и выделить это дело к уничтожению можно будет начиная с 1 января 2069 года.

Пример 4. Формирование в личное дело документов разных систем документации

Личный листок по учету кадров (кадровая анкета) является учетным документом, который включен в подсистему документации по личному составу, а приказ является распорядительным документом. Документы об образовании и квалификации – правоустанавливающие документы личного хранения.

Но в целом личные дела, документы которых фиксируют отношения работника и работодателя в период выполнения работником трудовых функций, принято рассматривать как относящиеся к подсистеме документов по личному составу.

Личное дело в номенклатуре дел

Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.

Документы, накапливаемые в личных делах, содержат персональные данные и относятся к информации конфиденциального характера. Работа с ними должна регулироваться Политикой в области обработки и защиты персональных данных, которая обязательна для каждой организации. Кроме того, в организации может быть разработан такой локальный нормативный акт (ЛНА), как Регламент формирования личных дел работников.

Основные правила формирования личных дел начали складываться в период разработки Единой государственной системы делопроизводства 2. Тогда предусматривалось, что для людей рабочих профессий личные дела формировать нет надобности, а для специалистов (ИТР) и руководителей – надо.

Подчеркнем, что в настоящее время личную карточку необходимо вести всем работодателям на всех своих работников, а личные дела необходимо вести только на госслужащих. Поэтому...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?