Top.Mail.Ru
На кого необходимо вести личные дела? Для каких категорий работников это можно делать по-разному? Какие документы подшивать в личное дело в виде оригиналов, а какие – в виде копий? В какой последовательности? Как определить срок хранения личного дела? Как собирать документы так, чтобы перед сдачей личного дела уволенного в архив не пришлось его «перелопачивать» и переоформлять внутреннюю опись документов дела?

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело формируется по принципу досье:

  • содержит и оригиналы, и копии документов (см. Пример 1);
  • документы с разными нормативными сроками хранения (Пример 2);
  • документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации (Пример 4).

Пример 1. Формирование в личное дело оригиналов и копий документов

В личное дело помещаются:

  • оригинал заявления о приеме на работу,
  • копия приказа о приеме на работу (или назначении на должность),
  • подлинник трудового договора с работником (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении и получении своего экземпляра этого документа).

Пример 2. Формирование в личное дело документов с разными сроками хранения

Общий нормативный срок хранения, например:

  • копий приказов – до минования надобности, а 
  • трудового договора – 50 или 75 лет 1.

Теперь вспомним принцип определения срока хранения дела по «старшему» сроку входящих в его состав документов. Тогда на копию приказа распространится более длительный срок хранения трудового договора, и общий срок хранения всех документов личного дела получится 50 или 75 лет.

Личное дело, «закрывающееся» сейчас в обычной коммерческой организации в связи с увольнением соответствующего работника, будет считаться законченным делопроизводством после 1 января 2003 года, поэтому срок его хранения составит 50 лет (см. Пример 3) на основании ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле (см. цитату из этого закона далее).

Только если человек уволился до 1 января 2003 года (т.е. его личное дело закончено делопроизводством до 1 января 2003 года), храниться оно должно 75 лет на основании ч. 1 той же статьи.

Фрагмент документа

Статья 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» (в ред. от 18.06.2017) Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.

2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Ранее действовавшие формулировки ст. 22.1 вызывали сложности при их выполнении на практике, т.к. требовали определять срок хранения в зависимости от даты создания документа по личному составу. В результате исправлений, внесенных в эту статью летом 2017 года, определяющим моментом стала дата окончания делопроизводством – порядок действий стал более привычным и понятным:

Пример 3. Как отсчитывать срок хранения личного дела

Допустим, Иванов устроился на работу в 2010 году, а уволился в ноябре 2017 года, тогда считается, что его личное дело закончено делопроизводством в 2017 году (хотя в него сформировано много оригиналов документов с разными годами создания: трудовой договор от 03.03.2010, дополнительное соглашение об изменении трудового договора от 05.05.2012 и т.п. вплоть до приказа об увольнении от 01.11.2017).

Личное дело этого человека (а значит, и всех документов, входящих в него) закончено делопроизводством после 01.01.2003, поэтому хранить его следует 50 лет. Исчислять срок начинаем с 1 января 2018 года. Истекает он 31 декабря 2068 года, и выделить это дело к уничтожению можно будет начиная с 1 января 2069 года.

Пример 4. Формирование в личное дело документов разных систем документации

Личный листок по учету кадров (кадровая анкета) является учетным документом, который включен в подсистему документации по личному составу, а приказ является распорядительным документом. Документы об образовании и квалификации – правоустанавливающие документы личного хранения.

Но в целом личные дела, документы которых фиксируют отношения работника и работодателя в период выполнения работником трудовых функций, принято рассматривать как относящиеся к подсистеме документов по личному составу.

Личное дело в номенклатуре дел

Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.

Документы, накапливаемые в личных делах, содержат персональные данные и относятся к информации конфиденциального характера. Работа с ними должна регулироваться Политикой в области обработки и защиты персональных данных, которая обязательна для каждой организации. Кроме того, в организации может быть разработан такой локальный нормативный акт (ЛНА), как Регламент формирования личных дел работников.

Основные правила формирования личных дел начали складываться в период разработки Единой государственной системы делопроизводства 2. Тогда предусматривалось, что для людей рабочих профессий личные дела формировать нет надобности, а для специалистов (ИТР) и руководителей – надо.

Подчеркнем, что в настоящее время личную карточку необходимо вести всем работодателям на всех своих работников, а личные дела необходимо вести только на госслужащих. Поэтому коммерческие организации делают это по собственной инициативе на работников определенных ею категорий либо на всех сотрудников. Для разных категорий сотрудников могут быть установлены разные правила 3: состав собираемых сведений и документов – именно это обычно и отражается в специальном ЛНА.

Мы привыкли, что за работу с трудовыми книжками отвечает специально назначенное лицо. На него же стоит возложить и ответственность за ведение личных дел. Соответствующий пункт приказа может выглядеть так:

Пример 5. Пункт приказа о назначении ответственного за ведение личных дел и трудовых книжек

1. Возложить на старшего специалиста отдела кадров Иванову А.Ф. ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, организацию хранения и обеспечение сохранности трудовых книжек, вкладышей в них, личных дел работников, а также ответственность за обработку персональных данных и их сохранность.

Технология кадрового делопроизводства предусматривает, что личные дела работающих сотрудников и уволенных должны в кадровой службе храниться раздельно (желательно даже в разных запирающихся шкафах-сейфах). Поэтому и в номенклатуре дел кадровой службы личные дела работающих и уволенных сотрудников тоже учитываются раздельно – имеют самостоятельные заголовки (см. соседние строки, отмеченные цифрой «1» в Примере 6).

Какие документы подшивать в личное дело

Личное дело как первичный комплекс...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Как ознакомить работников с документами в бумажном или электронном виде

С какими документами (инструкциями, иными локальными нормативными актами, приказами и др.) следует ознакомить сотрудников под подпись. Кто этим может заниматься. Как регламентировать порядок ознакомления. Как это оформить на бумаге: на самом документе или листе ознакомления с ним; как можно оформить записи в журнале ознакомления со всеми необходимыми документами одного человека при его приеме на работу; как отражать ознакомление в журнале по другой логике – всех сотрудников со всеми необходимыми документами. Как фиксировать факт ознакомления в электронном виде: какие электронные подписи можно использовать; каковы правила для дистанционных работников с 2021 года; каковы правила для всех сотрудников, давших согласие на кадровый электронный документооборот с ними, с ноября 2022 года.

Отдельная опись для конфиденциальных дел

На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Подборка готовых решений для закрытия делопроизводственного года

Что нужно сделать в конце делопроизводственного года и как – собран опыт ведущих специалистов по управлению документами с алгоритмами работы и примерами оформления документов, отчетов (множество вариантов!).

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как определить сроки исполнения?

После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.