Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Архивное дело

Разбор хранилища документов, или Путь от склада макулатуры к работающему архиву

Многие организации хранят свои документы в одном помещении, куда год за годом стихийно переносят коробки и папки, а то и просто пачки файлов, которые уже не помещаются в кабинетах. Порядка в таких помещениях нет. Рано или поздно кому-то предстоит разобрать эти завалы и начать движение к системе архивного хранения документов компании. Автор статьи неоднократно справлялась с этой задачей на практике и делится своей оптимальной методикой: порядок действий, ценные тонкости, таблица для систематизации.

Если обнаружены документы за период, за который остальные уже сданы в архив (часть 1)

В этом номере журнала рассказываем, как действовать, если дело уже сформировано, прошито, включено в уже утвержденную опись дел и передано в архив, а после этого в подразделении обнаружились документы, которые должны были быть подшиты в это дело. Объясняем, как вшить или вклеить новые листы в ранее обработанное дело, перенумеровать все листы, оформить новый лист-заверитель, что исправить на обложке дела, как отразить изменения в описи дел.

Если обнаружены документы за период, за который остальные уже сданы в архив (часть 2)

Мы разобрались в сложном вопросе, потому что в действующих архивных Правилах 2023 года не дана четкая технология действий. Поэтому на практике поступают по-разному. Мы описали все эти варианты и пояснили, от чего зависит выбор каждого их них, какие + и – надо учитывать. Если обнаружены документы, которые составляют отдельные дела или тома дел за тот период, за который документы уже сданы в архив, то можно действовать по-разному: внести изменения рукописно в первоначальный вариант описи дел, оформить отдельный документ – дополнение к описи дел или дополнительную опись, можно даже полностью переработать опись. Объясняем, в каком порядке действовать; как составить акт об обнаружении неучтенных документов или дел; как нумеровать новые единицы хранения; оформлять лист-заверитель этих дел; как корректировать итоговую запись к годовому разделу описи дел; надо ли подписывать, согласовывать и утверждать эти изменения.

Каким образом передавать электронные документы в государственные и муниципальные архивы

Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.

Составление описи дел (часть 3)

Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.

Составление описи дел (часть 2)

Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.

Как рассчитать степень загруженности архива для заполнения его паспорта

В предыдущих Правилах работы архивов организаций 2015 года не было методики расчета загруженности архивохранилища. В Правилах 2023 года появился принцип расчета площади архивохранилищ. Мы сделали расчет для одной и той же ситуации по старому алгоритму (при котором практики отталкивались только от фактических данных) и по новому (который базируется на плановом показателе), чтобы вы почувствовали разницу и смогли выбрать свой способ расчета загруженности архивохранилища. Он понадобится не только для представления отчетности в конце года в архивное учреждение (необходимо для источников комплектования), но и для разговора с собственным руководством, когда назревает дефицит свободной площади.

Что делать, если опись дел утрачена?

Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.

Составление описи дел (часть 1)

Начинаем подробный разговор об оформлении описи дел – показывать будем на примере описи дел по личному составу, дадим оптимальный алгоритм действий и предупредим о тонкостях в сложных ситуациях. В этом номере журнала разбираем следующие вопросы: по какой форме составлять данный документ? когда стоит указывать сокращенное наименование организации? какие наименования организации указать в верхнем левом углу и в грифе утверждения, если название в описываемый период отличается от текущего? а что делать, если оно изменилось в течение описываемого периода? кто и какие номера фонда и описи указывает на этом документе, какие буквенные индексы при этом обычно используют? и др.

Аудиовизуальные электронные документы в описи дел

В каких описях следует отражать такие электронные документы, как тексты выступлений руководства на мероприятиях, презентации для докладов на совещаниях в формате Power Point, фотографии, видеозаписи заседаний и мини-фильмы об истории организации. В архивных Правилах 2023 г. существенно изменили форму описи электронных документов (по сравнению с фигурировавшей в предыдущих Правилах 2015 г.). Показываем на примере, как ее надо заполнять данными аудиовизуальных документов. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Новости

Все новости

Архив статей

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Анализ практических ситуаций: что делать с документом при замене ответственного

Что делать, когда оформлено множество приказов, где работник назначен контролирующим лицом, а он потом переводится в другой филиал? Если работника уволили, а потом оформили обратно на работу в ту же организацию и на ту же должность? Если переименовали структурное подразделение, которое под старым названием значится в ЛНА?

Расширение зоны запретов на использование иностранных мессенджеров

Объясняем, какие мессенджеры каким организациям и для чего запретили использовать. С 1 июня 2025 года широкому кругу организаций в принципе запретили общение с гражданами России (в т.ч. с собственными клиентами) через иностранные мессенджеры. Ранее 1 марта 2023 года были введены более фрагментарные запреты, которые тоже продолжают действовать.А штраф для непослушных организаций может доходить до 700 000 рублей. Рассказываем и о конкретном судебном деле, возникшем из-за того, что сотрудник банка послал клиенту информацию о взыскании просроченной задолженности, а банк потом за это оштрафовали на 200 000 рублей.

Отпуск без сохранения заработной платы: документальное оформление и правила предоставления

Как документально оформить отпуск за свой счет, если работодатель согласился с просьбой работника – показываем образцы заявления, приказа, заполнения табеля учета рабочего времени и личной карточки.В каких случаях работодатель обязан отпустить работника в отпуск без сохранения зарплаты – показываем в таблице законодательно определенные для этого категории работников и ситуации, а также предельно возможную длительность отпуска. Как в этом случае меняется состав оформляемых документов.Может ли организация отозвать работника из отпуска за свой счет? Может ли работник по своей инициативе раньше выйти на работу? Как длительный отпуск за свой счет может сдвинуть дату, когда у работника появится право на ежегодный оплачиваемый отпуск?

Документируем отзыв работника из отпуска

Показываем полный комплект документов для отзыва работника из отпуска по инициативе работодателя: образцы служебной записки, уведомления работника, его согласия (разные варианты), приказа об отзыве из отпуска, внесения изменений в график отпусков и личную карточку работника (если она ведется). Как работодатель может обозначить причину отзыва из отпуска.Предупреждаем, кого ни при каких условиях нельзя отзывать из отпуска. А кого отзывать рискованно. Какие еще подводные камни надо учитывать? Возможен ли досрочный выход из отпуска по инициативе работника?

Медицинская документация: виды и правила ведения

На какую нормативную базу стоит опираться при работе с медицинской документацией.Как оформить информированное добровольное согласие, которое требуется подписать до начала медицинского вмешательства (с этим документом сталкивается практически каждый человек). Что включить в его утвержденную форму с точки зрения интересов медицинской организации. Почему пациенту важно все прочитать перед подписанием. Кто кроме него может подписать такое согласие. В каких исключительных случаях медицинское вмешательство может быть и без подписи со стороны пациента. Как внести изменения: для правок технического характера и содержательных изменений оформление разное. Как оформить отказ от медицинского вмешательства.

Сроки хранения приказов на отпуск

Разберемся со сроками хранения приказов на отпуск, в т.ч.: на отпуск по беременности и родам, на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, на дополнительный социальный отпуск по коллективному договору (на бракосочетание, смерть родственника и т.д.), на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови или за работу в районах Крайнего Севера. Поводом стал вопрос читателя, который не нашел соответствующих статей в действующем типовом Перечне 2019 года. Объясняем, как определять сроки хранения таким документам: сейчас (отталкиваясь от формулировок Перечня 2019 года) и потом (исходя из проекта нового варианта этого Перечня, утверждения которого мы ждем в 2025 году).

Ода дружбе

Дружба – это синергия, когда совместное действие людей существенно превосходит простую сумму действий каждого из них. Циолковский даже «оцифровал» ее – данная «математика» весьма любопытна. Автор делится собственным жизненным опытом, обильно приправляя его ценными мыслями признанных мудрецов.Кто входит в ближний круг друзей. Как сохранить синергию в личных отношениях. Особенности дружбы на работе.

ГОСТ Р 7.0.97 на оформление документов: изменения в 2025 году

В июне–июле 2025 года ожидаем вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016). Один из ключевых разработчиков стандарта объясняет, что именно изменилось: в применяемых шрифтах, наименованиях реквизитов. Появился новый реквизит «Штрих-код (QR-код) документа», новые требования к визуализации отметки об электронной подписи, размещению оттиска печати. Сделаны точечные уточнения в правилах размещения гербов / товарных знаков и в правилах оформления даты документа, этикетной рамки, подписи (в т.ч. по указанию инициалов). А заголовок к тексту теперь надо составлять ко всем документам.

Работа в электронных почтовых сервисах

Какие организации обязаны использовать только отечественное ПО для электронной почты. Адрес Единого реестра отечественного ПО Минцифры России. Перечень и основные характеристики самых распространенных отечественных программ электронной почты. Правила ведения электронной переписки. Какой порядок действий убережет от распространенных ошибок. Как оптимизировать хранение писем. Что можно понять из адреса электронной почты.

ГОСТ Р 7.0.97 на оформление документов: изменения в 2025 году

В июне–июле 2025 года ожидаем вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016). Один из ключевых разработчиков стандарта объясняет, что именно изменилось: в применяемых шрифтах, наименованиях реквизитов. Появился новый реквизит «Штрих-код (QR-код) документа», новые требования к визуализации отметки об электронной подписи, размещению оттиска печати. Сделаны точечные уточнения в правилах размещения гербов / товарных знаков и в правилах оформления даты документа, этикетной рамки, подписи (в т.ч. по указанию инициалов). А заголовок к тексту теперь надо составлять ко всем документам.

Как влияют праздничные и выходные дни на продолжительность отпуска

Показываем примеры расчетов на календаре мая и июня 2025 года, где как раз есть «майские праздники» и День России. Объясняем правила подсчета дней ежегодного оплачиваемого отпуска, если в него попадают: федеральные и региональные нерабочие праздничные дни, «обычные» выходные суббота и воскресенье, а также перенесенные выходные и больничный. Предупреждаем при этом о распространенных ошибках. Приводим образцы оформления документов на такой «растянутый» благодаря праздникам отпускной период: заявления, отражения в графике отпусков, табеле учета рабочего времени, приказе о предоставлении отпуска, личной карточке.

Письмо-претензия: правила эффективной коммуникации

Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.

Кто и как отвечает в организации за работу с персональными данными

Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Обновление штрафов за нарушения в работе с персональными данными

С 30 мая 2025 г. вступили в силу самые крупные многомиллионные штрафы (в т.ч. % с годовой выручки) за нарушения в работе с персональными данными. В табличной форме показываем все виды нарушений в этой сфере и наказаний за них, которые действуют на данный момент в административном и уголовном кодексах. Комментируем самые примечательные моменты. Например, за что и в каких организациях оштрафуют только должностное лицо, а в каких только само юрлицо, каким организациям штраф уменьшат в 2 раза или взыщут как с ИП.

Тонкости составления писем в госструктуры и вышестоящие инстанции

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Новый ГОСТ вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).

«Заранее благодарю» в конце электронного письма

Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.

Дела с перепиской в вопросах и ответах

Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?