Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.
В условиях цифровизации всех направлений деятельности организаций все большее значение приобретает электронный документооборот. Электронные документы образуются в государственных органах и органах местного самоуправления, в организациях различных форм собственности (далее – организации), они также поступают извне и включаются в документальный фонд организации.
Анализ динамики развития документооборота, который регулярно проводит ВНИИДАД, показывает стабильное возрастание в его составе доли электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), в т.ч. документов постоянного срока хранения. Так, общий объем электронных документов, подписанных УКЭП в 2023 году, по сравнению 2022 годом, возрос на 9%. Эти цифры, очевидно, еще будут расти.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 16.03.2024 № 637-р было утверждено «Стратегическое направление в области цифровой трансформации государственного управления», в соответствии с которым до 2030 года предполагается 100%-ное внедрение электронного документооборота на государственном и муниципальном уровнях и формирование единого информационного пространства взаимодействия.
При этом организации, выступающие источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны передавать электронные документы, включенные в Архивный фонд Российской Федерации (далее – АФ РФ), в соответствующие архивы по истечении временных сроков их хранения в организациях. Эти сроки установлены законодательством и не зависят от вида носителя документа и способа записи информации.
Временное хранение электронных документов в организациях до их передачи в государственный или муниципальный архив
Сроки хранения в организациях
В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле), сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в государственный / муниципальный архив составляют:
-
в органах власти и государственных организациях:
- федерального уровня – 15 лет;
- субъектов Российской Федерации – 10 лет;
- в органах местного самоуправления и муниципальных организациях – 5 лет.
Кроме того, законодательно установлены сроки временного хранения в организациях для отдельных видов документов АФ РФ (п. 4 ст. 22 Закона об архивном деле):
- записей актов гражданского состояния – 100 лет;
- записей похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;
- проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
- технологической и конструкторской документации – 20 лет;
- патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;
- научной документации – 15 лет;
- кино- и фотодокументов – 5 лет;
- видео- и фонодокументов – 3 года.
Сроки временного хранения документов АФ РФ в негосударственных организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов по договору, устанавливаются в соответствующих договорах.
В настоящее время на рассмотрении в Государственной думе находится законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные...
