Что такое наблюдательное дело в государственном / муниципальном архиве? На какие организации оно заводится? Какие документы (сведения) собираются в такое досье? Делимся с вами распространенной практикой работы архивов.
В этом номере журнала разбираем документы о создании организации, изменениях ее наименования, подчиненности, структуры, формы собственности и ликвидации, а также о включении организации в список источников комплектования или исключении из их числа.
На кого и зачем архивное учреждение заводит наблюдательное дело
Некоторые работники архивов организаций 1 могут задать вопрос: а что такое «наблюдательное дело»? Действительно, Правилами архивов организаций 2023 года 2 такое понятие не предусмотрено – оно присуще деятельности государственных и муниципальных архивов 3. Предвидим и следующий вопрос от специалистов архивов организаций: и зачем это нам тогда? Давайте разбираться, чем это может быть полезно архивам организаций: фактически это досье, которое архивное учреждение собирает на каждую интересующую его организацию!
Для начала отметим, что с точки зрения архивных учреждений все организации могут выступать в одной из 2 ипостасей:
- организация является источником комплектования архивного учреждения либо
- не является таковым.
Если организация не знает, является ли она источником комплектования, то, скорее всего, не является, т.к. архивные учреждения не дадут забыть об этом. На каждый источник комплектования архивное учреждение заводит наблюдательное дело. Но бывает и так, что оно заводится и на организацию, которая не выступает источником комплектования, – это означает, что документы этой организации вызывают повышенный интерес архивного учреждения с точки зрения их исторической значимости и даже уникальности. В таких случаях архивные учреждения не занимаются «партизанщиной», а открыто уведомляют организацию о своем интересе и намерении рассмотреть ее как потенциальный источник комплектования.
Итак, наблюдательное дело – это совокупность документов, характеризующих:
- во-первых – правовой статус, деятельность организации;
- во-вторых – порядок работы с архивными документами (работу архива или архивохранилища) и качество ведения делопроизводства, результаты обследований (обычно в виде актов архивного учреждения).
В наблюдательное дело также принято включать переписку с данной организацией.
Проще говоря: это досье организации в разрезе ее работы с архивным учреждением, чтобы...
