Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Архивное дело

Как сдать электронные документы в госархив, если он технически не готов к их приему

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2026
Наталья Ковальчук
руководитель управления делами российского технического университета
Показываем, как на практике можно передать в государственный / муниципальный архив вместо электронных подлинников бумажные копии: как заверить такое дело, что отразить в его заголовке и листе-заверителе, в какую опись включить и как выручит предисловие к ней. Это не утвержденная на федеральном уровне технология работы, а творческий подход к решению сложной задачи по принципу «на безрыбье и рак – щука».
Связанный материал
Изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления
№ 09 / 2026

Внимание! В нормативной базе появилось разрешение передавать в архивные учреждения вместо электронных подлинников их бумажные копии. См. статью «Изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» в № 9’ 2026

Как на практике некоторыми архивами решается проблема, когда организация – источник комплектования уже обязана передать на хранение электронные подлинники, а архивное учреждение не имеет для этого технической возможности? Практика показала, что такая ситуация давно вызывает у архивистов тихий ужас – они понимают, что должны принять, и одновременно осознают, что сделать этого не могут. Но делать-то что-то надо... И тут начинается изобретательство по принципу «я его слепила из того, что было».

Далее покажем рецепт, по которому предложил действовать наш гос-
архив, с добавлением идей других муниципальных архивов, о которых рассказывают коллеги. Отнеситесь к данной методике именно как к идее, которую стоит обсудить с вашим куратором из государственного / муниципального архива. Ведь у него может быть налажена несколько иная технология. На федеральном уровне нет полноценного решения этой проблемы, но возможно, что на региональном какие-то регламентирующие документы есть – все это стоит обсудить с вашим куратором.

Только в конце лета 2026 года появились изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Хранение в организации электронных документов, созданных в личном кабинете сайта ведомства или банка

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2026
Современное делопроизводство

Что остается компании, если документ создается ею в личном кабинете на сайте другой организации (например, отчеты для ведомств с постоянным сроком хранения или договор обслуживания банка, срок хранения которого может оказаться гораздо больше 5 лет с даты создания)? Объясняем, как получить выгрузку из чужой системы архивного пакета файлов, который включает не только подписанный документ и УКЭП, а еще квитанцию и метку доверенного времени – именно они обеспечат юридическую силу подписанного документа даже после истечения срока действия сертификата УКЭП, что важно для архивного хранения. Показываем, как отражать в номенклатуре дела с такими электронными «выгрузками» и их бумажными копиями. Примеры оформления заверительной надписи на бумажной копии: если пакет файлов документа организация сохраняет (в СХЭД или на обособленном носителе в архиве или структурном подразделении) и если не сохраняет его.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Как оформить передачу на ответственное хранение результатов опытно-конструкторских работ

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Права и обязанности

Что такое «ответственное хранение» результатов опытно-конструкторских работ с юридической точки зрения? Чем рискует владелец документов, который оставляет их на хранение (как правило, разработчику, который может продолжить их совершенствовать и таким образом уничтожить первоначальный вариант или даже утверждать, что новый вариант принадлежит уже разработчику; возможны и иные проблемы, которые видны в примерах из судебной практики)? Показываем, как нивелировать эти проблемы путем включения важных положений в договор ответственного хранения, акт приема-передачи имущества или сохранную расписку. Кроме образцов этих документов приводим еще акт осмотра и проверки имущества в период хранения, акт возврата имущества.

Любовь Исаева
доктор юридических наук, профессор, полковник полиции в отставке

Наблюдательное дело в государственном / муниципальном архиве об источнике комплектования (часть 3)

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2026
Архивное дело

В этом номере журнала разбираемся с актами о пропаже и порче архивных документов, которые тоже собираются архивом в наблюдательное дело: это акт проверки наличия и состояния архивных документов; акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о неисправимых повреждениях архивных документов. Когда какой из них составляется и по какой форме? Какие сопутствующие документы могут понадобиться?

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Современное делопроизводство

Уже вступили в силу изменения в Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Принципиальные новшества касаются работы: а) с электронными копиями бумажных документов и б) бумажными копиями электронных подлинников. Закрепили возможность полного перехода на электронную рассылку официальных документов в виде электронных копий бумажных подлинников (в т.ч.ввели понятие «тиражные экземпляры документов»). Уточнили правила досылки или замены ранее отправленного электронного документа, а также заверения электронных выписок из протоколов для ознакомления с ними. Легализовали передачу в государственные и муниципальные архивы вместо электронных подлинников их бумажных копий (но только при определенных условиях иметодику этой технологии пока не дали).

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2020
Современное делопроизводство

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Современное делопроизводство

Уже вступили в силу изменения в Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Принципиальные новшества касаются работы: а) с электронными копиями бумажных документов и б) бумажными копиями электронных подлинников. Закрепили возможность полного перехода на электронную рассылку официальных документов в виде электронных копий бумажных подлинников (в т.ч.ввели понятие «тиражные экземпляры документов»). Уточнили правила досылки или замены ранее отправленного электронного документа, а также заверения электронных выписок из протоколов для ознакомления с ними. Легализовали передачу в государственные и муниципальные архивы вместо электронных подлинников их бумажных копий (но только при определенных условиях иметодику этой технологии пока не дали).

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Современное делопроизводство

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»

Хранение в организации электронных документов, созданных в личном кабинете сайта ведомства или банка

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2026
Современное делопроизводство

Что остается компании, если документ создается ею в личном кабинете на сайте другой организации (например, отчеты для ведомств с постоянным сроком хранения или договор обслуживания банка, срок хранения которого может оказаться гораздо больше 5 лет с даты создания)? Объясняем, как получить выгрузку из чужой системы архивного пакета файлов, который включает не только подписанный документ и УКЭП, а еще квитанцию и метку доверенного времени – именно они обеспечат юридическую силу подписанного документа даже после истечения срока действия сертификата УКЭП, что важно для архивного хранения. Показываем, как отражать в номенклатуре дела с такими электронными «выгрузками» и их бумажными копиями. Примеры оформления заверительной надписи на бумажной копии: если пакет файлов документа организация сохраняет (в СХЭД или на обособленном носителе в архиве или структурном подразделении) и если не сохраняет его.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета