Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Архивное дело

Как сдать электронные документы в госархив, если он технически не готов к их приему

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2026
Наталья Ковальчук
руководитель управления делами российского технического университета
Показываем, как на практике можно передать в государственный / муниципальный архив вместо электронных подлинников бумажные копии: как заверить такое дело, что отразить в его заголовке и листе-заверителе, в какую опись включить и как выручит предисловие к ней. Это не утвержденная на федеральном уровне технология работы, а творческий подход к решению сложной задачи по принципу «на безрыбье и рак – щука».
Связанный материал
Изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления
№ 09 / 2026

Внимание! В нормативной базе появилось разрешение передавать в архивные учреждения вместо электронных подлинников их бумажные копии. См. статью «Изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» в № 9’ 2026

Как на практике некоторыми архивами решается проблема, когда организация – источник комплектования уже обязана передать на хранение электронные подлинники, а архивное учреждение не имеет для этого технической возможности? Практика показала, что такая ситуация давно вызывает у архивистов тихий ужас – они понимают, что должны принять, и одновременно осознают, что сделать этого не могут. Но делать-то что-то надо... И тут начинается изобретательство по принципу «я его слепила из того, что было».

Далее покажем рецепт, по которому предложил действовать наш гос-
архив, с добавлением идей других муниципальных архивов, о которых рассказывают коллеги. Отнеситесь к данной методике именно как к идее, которую стоит обсудить с вашим куратором из государственного / муниципального архива. Ведь у него может быть налажена несколько иная технология. На федеральном уровне нет полноценного решения этой проблемы, но возможно, что на региональном какие-то регламентирующие документы есть – все это стоит обсудить с вашим куратором.

Только в конце лета 2026 года появились изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах,...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Как оформить передачу на ответственное хранение результатов опытно- конструкторских работ

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Права и обязанности

Что такое «ответственное хранение» результатов опытно-конструкторских работ с юридической точки зрения? Чем рискует владелец документов, который оставляет их на хранение (как правило, разработчику, который может продолжить их совершенствовать и таким образом уничтожить первоначальный вариант или даже утверждать, что новый вариант принадлежит уже разработчику; возможны и иные проблемы, которые видны в примерах из судебной практики)? Показываем, как нивелировать эти проблемы путем включения важных положений в договор ответственного хранения, акт приема-передачи имущества или сохранную расписку. Кроме образцов этих документов приводим еще акт осмотра и проверки имущества в период хранения, акт возврата имущества.

Любовь Исаева
доктор юридических наук, профессор, полковник полиции в отставке

Наблюдательное дело в государственном / муниципальном архиве об источнике комплектования (часть 2)

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Архивное дело

В этом номере журнала разбираем, какие документы собираются архивным учреждением внаблюдательное дело организации для характеристики ее специфики, качества ведения делопроизводства и работы архива. Вы узнаете, какие аспекты будут интересовать представителя архивного учреждения при обследовании вашей организации. Пример анкеты-опросника это наглядно показывает.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Изменения в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2026
Современное делопроизводство

Уже вступили в силу изменения в Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Принципиальные новшества касаются работы: а) с электронными копиями бумажных документов и б) бумажными копиями электронных подлинников. Закрепили возможность полного перехода на электронную рассылку официальных документов в виде электронных копий бумажных подлинников (в т.ч.ввели понятие «тиражные экземпляры документов»). Уточнили правила досылки или замены ранее отправленного электронного документа, а также заверения электронных выписок из протоколов для ознакомления с ними. Легализовали передачу в государственные и муниципальные архивы вместо электронных подлинников их бумажных копий (но только при определенных условиях иметодику этой технологии пока не дали).

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Наблюдательное дело в государственном / муниципальном архиве об источнике комплектования (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2026
Архивное дело

Что такое наблюдательное дело в государственном / муниципальном архиве? На какие организации оно заводится? Какие документы (сведения) собираются в такое досье? Делимся с вами распространенной практикой работы архивов. В этом номере журнала разбираем документы о создании организации, изменениях ее наименования, подчиненности, структуры, формы собственности и ликвидации, а также о включении организации в список источников комплектования или исключении из их числа.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2020
Современное делопроизводство

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Передача документов в архив из подразделений

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2025
Архивное дело

После проведения экспертизы ценности документов архивист должен принять в архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Подскажем, как лучше организовать и провести этот процесс. Когда это надо делать. Как составить график приема-передачи дел разными подразделениями в архив организации, как его утвердить (показываем возможные варианты). Образец описи дел структурного подразделения на передачу их в архив сопровождаем подробными комментариями по ее составлению. Как на основе итоговой записи номенклатуры дел рассчитать количество ожидаемых к поступлению в архив дел, как рассчитать необходимое место на стеллажах (к математическому примеру добавляем важную оговорку, т.к. чистая математика здесь не спасет). Как выбрать стеллажи. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не включаются в архивный фонд, но в исключительных случаях могут быть переданы в архив на депозитарное хранение – показываем пример акта для этого.

Евгения Кожанова
директор компании «Архив-63», эксперт по делопроизводству и архивному делу

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Современное делопроизводство

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2021
Права и обязанности

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ