Что остается компании, если документ создается ею в личном кабинете на сайте другой организации (например, отчеты для ведомств с постоянным сроком хранения или договор обслуживания банка, срок хранения которого может оказаться гораздо больше 5 лет с даты создания)? Объясняем, как получить выгрузку из чужой системы архивного пакета файлов, который включает не только подписанный документ и УКЭП, а еще квитанцию и метку доверенного времени – именно они обеспечат юридическую силу подписанного документа даже после истечения срока действия сертификата УКЭП, что важно для архивного хранения.
Показываем, как отражать в номенклатуре дела с такими электронными «выгрузками» и их бумажными копиями.
Примеры оформления заверительной надписи на бумажной копии: если пакет файлов документа организация сохраняет (в СХЭД или на обособленном носителе в архиве или структурном подразделении) и если не сохраняет его.
Вопрос в тему
У нас крупное промышленное предприятие, источник комплектования государственного архива. Возникли вопросы по электронным документам, которые создаются и подписываются в личных кабинетах организации на сайтах федеральных государственных органов либо банков.
1. Статистические отчеты (сайт Федеральной налоговой службы, Федеральной службы по надзору в сфере природопользования, Федеральной таможенной службы России и т.д.). Таким отчетам установлен срок хранения – постоянно. Вопросы:
- надо ли в номенклатуре дел указывать, где создаются такие документы?
- как хранить документы в организации:
- распечатать документы с отметкой об электронной подписи и в номенклатуре дел указать, что это копии, дополнительно заверив в установленном порядке?
- или переподписать документы (собственноручной подписью или электронной подписью в СЭД), тогда будет ли это считаться подлинником?
2. Договоры по услугам банка (личные кабинеты на сайтах банков) со сроком хранения – 5 лет:
- надо ли в номенклатуре дел указывать, где создаются такие документы?
- как хранить такие договоры в организации:
- выгружать их каким-то способом и достаточно ли их тогда сохранять на рабочем столе персонального компьютера в отдельной электронной папке?
- другие варианты?
Отчеты в госорганы с постоянным сроком хранения
Статистические и иные отчеты, представляемые в органы власти (ФНС России, ФТС России и др.) с годовой и большей периодичностью (при отсутствии годовых – полугодовые, а при отсутствии полугодовых – квартальные), в организациях, в которых они составлены, имеют постоянный срок хранения.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
|
Номер статьи
|
Вид документа
|
Срок хранения
документа
|
Примечания
|
|
268
|
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):
|
|
(1) При отсутствии годовых – Постоянно
|
|
а) годовая;
|
Постоянно
|
|
б) промежуточная
|
5 лет (1)
|
|
<. . .>
|
|
|
|
|
335
|
Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета:
|
|
(1) При отсутствии годовых –
Постоянно.
(2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных– Постоянно
|
|
а) годовые и с большей периодичностью, единовременные;
|
Постоянно
|
|
б) полугодовые, квартальные
|
5 лет (1)
|
|
в) месячные;
|
3 года (2)
|
|
г) декадные, еженедельные
|
1 год
|
Вопрос, который задан читателем журнала, – это классическая «боль» на стыке ИT, юриспруденции и архивного дела при переходе на электронный документооборот. Этот вопрос действительно актуален для многих, и прежде всего потому, что:
- документ загружается в орган власти через личный кабинет организации на сайте органа власти,
- подписывается УКЭП.
То есть юридически значимый экземпляр этого документа оказывается в органе власти, где он будет храниться только лет 5 и после истечения этого срока уничтожаться.
Для любой организации, особенно для источника комплектования государственного или муниципального архива, критически важно обеспечить сохранность своих документов, особенно если это документы постоянного хранения.
Первое, на что нужно обратить внимание: если документ создан в электронной форме, подписан электронной подписью, он и является подлинником. Попытки распечатывать, заверять бумажные экземпляры означают создание копии документа. В каких-то ситуациях это может быть выходом из положения, но это, как говорится, крайний случай.
Как организовать хранение документов, создаваемых в системе личного кабинета? Многие государственные информационные системы, а в данном случае речь идет именно о них, предусматривают выгрузку электронного документа, переданного в систему через личный кабинет на сайте ведомства. Точнее, выгрузку пакета документов (ниже поясним, что в него входит).
Нужно иметь в виду, что в момент, когда вы подписываете документ УКЭП и отправляете его через личный кабинет, подлинник уже существует на вашем рабочем компьютере до момента отправки. Это:
- файл документа (например, .pdf, .xml, .docx);
- файл подписи (.sig, .p7s или встроенная подпись).
По сути, это и есть ваш подлинник. Однако для архивного хранения (особенно постоянного) просто сохранить файл и подпись недостаточно. Срок действия сертификата ключа электронной подписи через 1–3 года истечет, и проверить подпись в будущем станет невозможно без дополнительных данных.
Выходом из этой ситуации может быть именно выгрузка из ГИС пакета документов,...
