Нужно сказать, что такого рода ситуации не предусмотрены никакими нормативными документами по делопроизводству и архивному делу просто потому, что никакие нормативные и даже методические документы не могут предусмотреть все возможные ситуации.
Единственное положение, которое в связи с описанной ситуацией имеется в нормативных документах, это положение о том, что вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в установленном порядке и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления.
Но если в ситуации читателя речь идет именно о реструктуризации, которая в отношении данного подразделения затронула только структуру (подразделение передано в головной офис с прежним функционалом), перерабатывать и заново утверждать номенклатуру дел подразделения смысла нет, в ней ничего не меняется. Поступить нужно следующим образом:
-
номенклатуру дел данного подразделения следует включить «как есть» в номенклатуру дел головного офиса, она будет последним разделом;
- этот раздел получит новый номер (код, шифр), и индексы дел при этом поменяются.
Конечно, изначально раздел данного подразделения в составе филиала (с прежними индексами дел) был утвержден в номенклатуре дел на 2026 год в конце 2025 года. Перед этим он уже проходил процедуру согласования с головным офисом, и он останется таким и далее! Когда мы говорим, что в середине года раздел номенклатуры данного подразделения надо включить «как есть» в номенклатуру дел головного офиса, то имеем в виду следующее:
- берется электронная версия раздела (последний утвержденный вариант);
- исправляются номер раздела и индексы дел;
- после распечатывается и ложится последним разделом номенклатуры дел головного офиса;
-
по нашему мнению, заново затевать процедуру его согласования и утверждения не стоит, ведь содержательно (состав дел, их заголовки и сроки хранения) не изменились, вы только скорректируете номера.
Номенклатура дел является локальным нормативным актом (ЛНА), и юристов может смутить такой подход, когда в утвержденный ЛНА что-то внесли от руки (не утверждая) и продолжают пользоваться измененным ЛНА. Но в работе с номенклатурой дел есть своя специфика: после ее утверждения в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры принято вносить изменения (например, когда заводятся не запланированные изначально дела). А потом возможны варианты:
- Если в ситуации читателя в 2026 году изменения ограничатся технической корректировкой номеров в индексах дел, то потом это будет учтено только при разработке и утверждении номенклатуры дел на следующий 2027 год.
- Если в 2026 году в номенклатуре дел организации (в т.ч. у подразделения, «сменившего прописку») будут и другие более существенные изменения (появление новых дел, уточнение заголовков или корректировка срока хранения существующих дел), то:
- госорганы и органы местного самоуправления в начале 2027 года должны оформить дополнение к номенклатуре дел организации на 2026 год, где отражаются все эти содержательные изменения, накопленные за 2026 год в рабочем экземпляре номенклатуры дел;
- остальные организации могут дополнение к номенклатуре дел не оформлять, а просто учесть изменения, произошедшие в течение года, при разработке номенклатуры дел на следующий 2027 год.
Чтобы решить вопрос о том, как поступить с делами, которые были сформированы в подразделении, когда оно было в структуре филиала, нужно знать, насколько удален филиал от головного офиса:
1. Если они не очень удалены друг от друга (например, головной офис в городе, а филиал – в его области), то, вероятнее всего, документы филиала и документы головного офиса поступают на хранение в один архив – архив организации, тем более, что по законодательству филиал является структурным подразделением организации.
В этом случае в номенклатуре дел филиала раздел номенклатуры дел подразделения закрывается, делается запись о том, что подразделение передано в головной офис (указываются дата и номер приказа, которым оформлено данное решение) и что дела подразделения, сформированные в данном году, передаются вместе с подразделением в головной офис. Запись делается в свободной форме, т.к. подобные ситуации нормативными или методическими документами по делопроизводству не предусмотрены.
Соответствующим образом факт организационных изменений и передача дел подразделения за текущий год вместе с подразделением в головной офис отражаются в исторической справке к фонду.
2. Если же филиал находится на удаленной территории и в филиале имеется собственный архив, обеспечивающий хранение документов филиала, то в этом случае дела подразделения закрываются, передаются в архив филиала, который в дальнейшем будет проводить экспертизу ценности этих документов. Делопроизводство подразделения, переданного в головной офис, начнется заново с момента включения подразделения в структуру головного офиса.
Конечно, первый вариант удобнее, потому что в этом случае делопроизводство подразделения не прерывается, изменяются только индексы дел. Изменения в индексах дел и указание названия организации вместо названия филиала делаются непосредственно на обложках дел, как это предусмотрено нормативными документами.
