Таблица 1
Надеемся, что такой порядок учета и хранения организационных документов закреплен Инструкцией по делопроизводству и Положением об архиве / архивном хранении документов и как-то конкретизирован. Структура индексов тоже должна быть обоснована, т.к. индекс структурного подразделения и индекс дела разделяются знаком «дефис», а через косую черту («слеш») может быть к индексу дела добавлен номер его тома.
Если подразделению с индексом 111 утвердили номенклатуру дел с ЛНА в представленном варианте, то вести ее и ежегодно подсчитывать количество и категории дел, заведенных за прошедший календарный год, подразделение должно в общем порядке, например в номенклатуре дел на 2025 год:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
На основании какой нормативно-методической базы и каких ГОСТов разрабатывать ЛНА по работе с электронными документами. На что опираться при разработке ЛНА по конвертации / миграции электронных документов. Как его назвать: когда это будет инструкция, а когда регламент или положение, порядок. Какие вопросы необходимо регламентировать. Какие разделы включить.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Кто должен разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений и сводную по организации? Какое распределение обязанностей предусмотрено в нормативных актах Росархива. И что делать, если руководитель вашей организации требует от службы делопроизводства разработать номенклатуру делдля (и за) всех подразделений. Поводом для статьи стал вопрос подписчика. Объясняем, как организовать работу так, чтобы не пугать подразделения требованием разработать свои номенклатуры дел, но при этом получить необходимую информацию для составления сводной номенклатуры. Показываем алгоритм действий, аргументы для руководства, примеры приказа о разработке номенклатуры дел на следующий год.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
