Перечень и номенклатура дел в Сбербанке: как автоматизация меняет классические подходы

Отличие архива Сбербанка от классического

Раз мы говорим об архивной работе в кредитной организации, важно сразу отметить ключевые отличия:

• Во-первых, Сбербанк, как и большинство коммерческих банков, не является источником комплектования государственного архива. Поэтому над нами не так жестко довлеют Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). На смену им приходят вызовы, характерные именно для финансового сектора.
• Во-вторых, удельный вес документов, относящихся к классическому управленческому делопроизводству (приказы, письма, кадровые документы и др.), в общем объеме документооборота Сбербанка не превышает 6%. Остальные 94% – это документы, сопровождающие обслуживание клиентов и банковские продукты: кредитные договоры, залоговые документы, платежные поручения, выписки, анкеты, согласия на обработку персональных данных и др. Именно эти документы минимизируют финансовые риски и являются основой для получения прибыли банком.

С учетом данных факторов и формируются требования бизнеса к архиву. Бизнес-подразделения ожидают от нас гибкости, оперативности предоставления информации / документов, круглосуточную доступность и минимальных эксплуатационных затрат. Кроме того, объем оперативного документооборота для удобства подразделений предполагает передачу документов на архивное хранение сразу после их подписания (касается внутренних и исходящих документов) либо получения (касается входящей документации) – т.е. без ожидания завершения делопроизводством, закрытия сделки или истечения срока действия договора.

В этих условиях Перечень документов со сроками хранения и номенклатура дел перестают быть просто справочниками. Они становятся фундаментом автоматизированной системы управления документами и данными на протяжении всего их жизненного цикла.

Зачем организации собственный Перечень?

С 1995 года Сбербанк разрабатывает, ведет и поддерживает собственный Перечень документов со сроками хранения¹, образующихся в деятельности ПАО «Сбербанк» и его филиалов. Он создан на основе действующих:

• законов Российской Федерации;
• нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, Банка России и
• внутренних нормативных документов Сбербанка.

Зачем это нужно? Типовой управленческий перечень² в полной мере не покрывал все многообразие документов банка. Долгое время у кредитных организаций вообще не было своего отраслевого перечня – он появился лишь в последние годы³. Поэтому банк пошел по пути создания внутреннего документа-агрегатора, который собирает все требования из разных источников: типового перечня, отраслевого перечня кредитных организаций, других нормативных правовых актов и внутренних регламентов.

В большой организации собственный перечень целесообразно заводить тогда, когда источников требований становится много. В таком случае внутренний перечень упрощает работу и подразделений, и архива: вместо того чтобы искать и сверяться с несколькими документами, специалисты обращаются к единому справочнику.

При этом типовые сроки хранения из всех внешних нормативных актов мы анализируем перед включением в свой Перечень. Например
(см. Примеры 1 и 5):

• статьи из Типового управленческого перечня и Перечня для кредитных организаций переносятся в Перечень Сбербанка либо дословно, либо с уточнениями;
• а на следующем этапе они еще детализируются в номенклатуре дел.

Ведение Перечня в такой большой структуре – отдельный процесс. Разработана технологическая схема внесения изменений и актуализации. Точечные локальные изменения вносятся по инициативе владельцев процессов и документов – именно они обладают ключевой экспертизой в своей отрасли. Основанием для внесения изменений всегда является внешний нормативный акт, ссылка на который обязательно указывается в заявке на изменение. Бывают случаи, когда инициатором является одно подразделение (например, отвечающее за операционную деятельность), а владельцем процесса – другое. В таком случае согласование заявки с владельцем документа обязательно.

Когда в отраслевых и типовых перечнях происходят масштабные изменения, архив в инициативном порядке вносит изменения, дополнения и согласовывает их с владельцами документов и процессов.

Перечень Сбербанка опирается на внешние нормативные правовые акты (НПА)⁴. Но в редких случаях для удобства организации внутренних процессов создается уникальная позиция:

• когда конкретный документ прямо в НПА не указан, мы действуем
  по аналогии, подбирая ближайшую по смыслу норму НПА;
• сроки хранения при этом не могут быть ниже, чем в НПА.

Учитывая многообразие источников требований, целесообразно добавить в Перечень соответствующую графу, в которой указывать конкретный НПА и его статью / пункт, где определяется срок хранения. Раньше мы такую информацию не вносили, но для повышения удобства управления документами и контроля изменений это стало необходимым. Сейчас ведется работа по сбору информации для этой графы для всех статей перечня.

Данные как новый объект учета

С 2025 года в периметр действия Перечня Сбербанка включен новый формат документированной информации – данные. Теперь он называется «Перечень документов и данных со сроками хранения, образующихся в деятельности ПАО “Сбербанк” и его филиалов».

Почему это произошло? Мы наблюдаем устойчивый тренд отказа от документоподобных форм информации. Все чаще целый формальный документ заменяется фактом проставления галочки или нажатия кнопки. В этой ситуации становится очевидно, что нужно управлять сроками хранения:

• не только документов в их привычном виде (бумажном и электронном),
• но и данных в автоматизированных системах, несущих аналогичный набор информации, бизнес-ценность и используемых для защиты интересов компании.

Это решение принято после консультаций с Росархивом и Банком России. Понятно, что в Перечне для кредитных организаций есть отдельные статьи, определяющие сроки хранения конкретной информации в финансовой сфере. Например, ст. 75 «Информация об операциях по банковским счетам клиентов в рублях, иностранной валюте и драгоценных металлах (в соответствии с реквизитами платежного / расчетного документа)». Но это единичный кейс, а бизнес-значимые данные создаются и хранятся в самых разных предметных и функциональных областях. Обеспечить их сохранность – важная задача.

Теперь Перечень стал документом, к которому владельцы автоматизированных систем могут обратиться для определения сроков хранения при необходимости уничтожения или ротации данных. Отслеживание этих сроков – процесс непростой и во многом дорогой, требующий координации значительного количества подразделений и систем. Но первый шаг сделан!

Структура Перечня Сбербанка: стандартная форма с нестандартным наполнением

По своей идее Перечень Сбербанка стандартен: графы с номерами статей, разновидностями документов, сроками хранения, основаниями для исчисления сроков и примечаниями. Но мы добавили в него важные акценты (см. Пример 2):

• сроки хранения различаются в зависимости от уровня управления. Один и тот же документ может храниться дольше, если он создан в центральном аппарате, и короче – если в территориальном банке. Это связано с разной юридической и операционной значимостью документов на разных уровнях организационной структуры;
• добавлены графы (их смысл раскрыли подробнее в предыдущем и следующем разделах статьи):
  • «Источник требований»;
  • «Триггерное событие, от даты которого отсчитывается срок хранения» – в этой графе аккумулируется важная информация для автоматизированного расчета сроков хранения;
  • «Особые условия, влияющие на срок хранения».

Триггерные события и особые условия: как мы научились считать сроки автоматически

Классический перечень предполагает, что срок хранения документа отсчитывается после завершения делопроизводством (другие варианты встречаются, но редко) и исчисляться он начинает с 1 января следующего года.

В Сбербанке документы поступают на хранение сразу после создания или получения – задолго до завершения сделки, договора или исполнения обязательств. Как в такой ситуации автоматизировать расчет сроков хранения?

Для этого мы используем 2 дополнительных параметра:

• триггерное событие (см. графу 8 в Перечне из Примера 2) и
• особые условия (см. графу 9 там же).

По сути, это детализация той информации, которая в классическом перечне содержится в графе «Примечания». Просто для автоматического использования удобнее хранить ее в отдельных графах таблицы.

Триггерное событие – это действие / событие, после даты которого документ считается завершенным делопроизводством и начинается отсчет его срока хранения. Для разных документов это событие разное, например:

• для кредитного досье – дата исполнения обязательств по договору;
• для входящей корреспонденции – дата регистрации;
• для бухгалтерского первичного документа – дата проведения операции;
• для договора – дата прекращения обязательств;
• для журналов – дата последней записи;
• еще в качестве триггерных событий используем: дату документа, дату прекращения отношений с клиентом, дату расторжения / прекращения договора, дату закрытия счета, дату окончания производства по делу и пр.

Для каждой статьи Перечня такое событие определяется владельцем процесса или документа, исходя из требований НПА к срокам хранения. Всего таких типов событий – несколько десятков, они могут быть уникальны для отдельных статей.

При этом всегда важно понимать, как это событие по факту фиксируется и где – в какой автоматизированной системе. Проверка на наступление триггерного события – важный пререквизит для запуска процедуры расчета сроков хранения. Соответствующая дата может быть проставлена вручную, но лучше, когда она загружена из авторизованных источников – бизнес-систем, в которых ведутся сделки, договоры, регистрируются события.

Особое условие – это тип событий или обстоятельств, которые влияют на срок хранения (т.е. меняют его относительно стандартного срока хранения для данных документов), например:

• срок хранения кредитного досье – 5 лет, но при наличии судебных разбирательств – 35 лет;
• срок хранения бухгалтерской первичной отчетности – 5 лет, но при условии завершения налоговой проверки срок может быть иным.

Такие условия обрабатывать сложнее, чем триггерные события. Чаще всего возникают сложности с поиском источников этих сведений в автоматизированных системах. Поэтому контроль за особыми условиями и фиксация их в учетной системе архива происходят уже на этапе составления акта об уничтожении и согласования его с профильными подразделениями – носителями такой информации.

Номенклатура дел: от формального документа к главному учетному справочнику

Если Перечень определяет «сколько хранить», то номенклатура дел отвечает на вопрос «как систематизировать». В Сбербанке эволюция номенклатуры прошла несколько этапов:

• сначала номенклатура носила формальный характер:
  • корректно, с соблюдением правил делопроизводства и архивного дела;
  • главная цель – описать заголовки дел, зафиксировать сроки хранения, чтобы в дальнейшем при передаче дел в архив и составлении описей руководствоваться указанными заголовками;
• но уже на первом этапе перехода к автоматизированной учетной системе:
  • архив банка отказался от составления итоговой записи номенклатуры дел, т.к. все данные были в системе;
  • при этом продолжался сбор номенклатур дел от структурных подразделений и филиалов. Однако при относительно стабильном документальном фонде такая большая организация, как Сбербанк, отличается высокой волатильностью организационной структуры. Отслеживать все изменения по всей стране в условиях централизации архивной функции стало очень высокой бюрократической нагрузкой;
• с 2018 года был совершен переход на типовую номенклатуру дел, которая формируется по организационно-функциональному принципу, а с 2026 года отказались от ее ежегодного утверждения.

Какие еще нововведения мы реализовали:

• в структуре номенклатуры выделили 4 уровня управления:
  • центральный аппарат;
  • территориальный банк;
  • подразделение центрального подчинения;
  • внутреннее структурное подразделение.
  Внутри каждого из уровней заголовки дел формируются по направлениям деятельности, которые наследуются из Перечня.
  Обратите внимание на разную логику уровней систематизации в Перечне и номенклатуре дел Сбербанка:
  • в Перечне уровни управления определяют продолжительность хранения документов одинаковых видов (и градации всего 3),
  • а в номенклатуре на каждом уровне управления образовываются разные виды документов / дел (выделены 4 уровня, которые существенно отличаются по составу создаваемого документального фонда);
• важное решение: индексы не переиспользуются. При упразднении какого-либо заголовка этот индекс не присваивается новому заголовку. Это сильно облегчило учет, позволив не вести историчность версий номенклатуры дел;
• актуализация номенклатуры ведется по заявкам подразделений, передающих документы в архив. Без наличия правильного заголовка из номенклатуры сдать документы в архив нельзя! Это мотивирует подразделения вовремя ее актуализировать, а для работы архива номенклатура дел оказывается актуальной в любой момент времени (еще раз напомним, что в архив документы передаются сразу после подписания / утверждения либо поступления в Сбербанк).

Индекс дела по номенклатуре: больше чем просто номер

Индексы по номенклатуре в Сбербанке выглядят следующим образом:

Таким образом, уже из самого индекса дела можно получить максимум информации: о статье Перечня, в соответствии с которой хранится доку-
мент, о подразделении-создателе и об уровне территориального управления.

Такое детальное дробление структуры индекса дела позволяет широко использовать номенклатуру в автоматизированной системе для:

• аллокации расходов – затраты на хранение документов относятся на конкретные функциональные блоки и подразделения;
• управления доступом – права предоставляются как в разрезе статей по Перечню, так и блоков позиций из номенклатуры, с учетом территориального разделения;
• поиска – индекс и типовой заголовок являются базовыми поисковыми атрибутами;
• уничтожения – в актах на уничтожение документы группируются по индексам номенклатуры и типовым заголовкам.

Главный эффект – прозрачность. Бизнес-подразделения видят по номенклатуре дел, где лежат их документы, сколько они стоят, когда будут уничтожены. А архив получает возможность управлять многомиллиардным документопотоком с минимальными ручными трудозатратами.

Форму номенклатуры дел мы используем классическую – из архивных Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, однако:

• графу 4 формы Росархива мы разделили на 2 разные, чтобы в них отдельно указывать «Срок хранения» и «№ статьи по Перечню»;
• при этом в номенклатуре ссылаемся всегда только на свой Перечень Сбербанка (см. отметку «5» в Примере 5).

Достаточно часто конкретную разновидность документа не удается найти ни в Типовом управленческом перечне, ни в Перечне для кредитных организаций, ни в другом НПА. Многие организации тогда принимают решение на заседании экспертной комиссии, оно фиксируется в его протоколе. Потом в номенклатуре дел в качестве основания дается ссылка на реквизиты этого протокола и пункт в нем. Если экспертная комиссия при установлении срока отталкивалась от наиболее подходящей для данных целей статьи / пункта / абзаца НПА, то они тоже могут добавляться в номенклатуру дел для сведения.

Мы в этой ситуации действуем немного иначе:

• тоже ссылаемся на внутренний документ банка, установивший данный срок хранения,
• но это не протокол экспертной комиссии, а документ, подписанный / утвержденный тем, кто ответственен за данный документ, данные или бизнес-процесс, где они фигурируют (например, распоряжение, внутренняя технологическая схема, регламент и др.).

Данный внутренний документ банка и указывается в Перечне Сбербанка в качестве источника требований (см. графу 10 в Примере 2).

Резюме

Опыт Сбербанка показывает, что в крупной динамичной организации Перечень документов со сроками хранения и номенклатура дел могут и должны превратиться из статичных учетных документов в живые автоматизированные справочники, интегрированные в бизнес-процессы. А это значит, что в них нужно фиксировать больше полезной информации. Если все это включать в номенклатуру дел, то она станет громоздкой и неудобной для конечных пользователей. Поэтому «аналитическую часть» поиска сроков хранения по НПА и закрепление их вариативности для разных целей лучше делать в «промежуточном» документе – мы это делаем в Перечне Сбербанка.

Ключевые условия успеха – готовность пересмотреть классические подходы (отказ от ежегодного утверждения, переход на типовую номенклатуру), технологическая смелость (включение данных в Перечень, внедрение триггерных событий и особых условий) и, главное, понимание того, что архив – это не издержки, а инструмент управления рисками и ценным ресурсом для бизнеса!