Top.Mail.Ru

Как организовать разработку номенклатуры дел при присоединении юридических лиц

Показан алгоритм действий службы ДОУ, основанный на конкретном опыте автора статьи, в 2 ситуациях: 1) когда головная организация присоединяет к себе своих же подопечных юрлиц из разных городов и 2) когда к одному юрлицу присоединяется другое ранее независимое юрлицо. Какие формы реорганизации возможны и в чем отличие присоединения. Как организовать и курировать разработку номенклатур дел структурными подразделениями присоединяющего и присоединяемых юрлиц, как сделать из них сводную номенклатуру дел реорганизованного юрлица. Когда и кому ее утверждать и вводить в действие. Как после реорганизации формировать дела, которые продолжают вестись. Как их отражать в итоговой записи к старой и новой номенклатурам дел за один и тот же год.

Нормативная база

Организация работы с документальным фондом – одна из самых трудоемких задач службы ДОУ. Успех во многом определяется высоким уровнем компетенций работников, включающих не только навыки в области делопроизводства, но и знания в сфере менеджмента организации, начиная от основных направлений деятельности и функций предприятия и заканчивая распределением обязанностей в его структурных подразделениях.

Основным документом, систематизирующим документальный фонд организации, является номенклатура дел – перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Это «гибкий», динамичный документ, отражающий организационно – штатные и функциональные преобразования, происходящие в течение делопроизводственного года, а также реорганизационные изменения, коснувшиеся юридического лица.

Принципы разработки, составления, ведения и оформления номенклатуры дел установлены рядом нормативных актов, которыми мы руководствуемся:

  • Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71);
  • Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
  • Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) (далее – Правила 2023 года).

Согласно п. 11 Правил 2023 года при изменении функции и структуры организации номенклатура дел пересоставляется и вновь представляется на согласование в экспертно-проверочную комиссию курирующего архивного органа (если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива) и на утверждение руководителю организации.

Связанный материал
Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть...
№ 04 / 2022

См. статью «Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоя­щему» в № 4’ 2022

Связанный материал
Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений (часть 2)
№ 05 / 2022

См. статью «Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоя­щему» в № 5’ 2022

Связанный материал
Как организовать оперативное и архивное хранение документов при присоединении государственных учрежд...
№ 06 / 2022

См. статью «Как организовать оперативное и архивное хранение документов при присоединении государственных учреждений к вышестоя­щему» в № 6’ 2022

Связанный материал
Что делать с документами приобретенной компании
№ 12 / 2022

См. статью «Что делать с документами приобретенной компании» в № 12’ 2022

Процесс реорганизации юридических лиц всех форм собственности регламентируется Гражданским кодексом РФ. В ст. 57 установлены возможные формы реорганизации – см. Таблицу 1, а еще там сказано, что реорганизация:

  • возможна с одновременным сочетанием ее различных форм;
  • допускается с участием 2 и более юрлиц, в т.ч. созданных в разных организационно-правовых формах.

Таблица 1. Формы реорганизации юрлиц

Итак, присоединение – это форма реорганизации, при которой к «основному» юридическому лицу присоединяется одно или несколько юридических лиц, прекращающих свою деятельность и передающих свои обязательства и полномочия присоединяющему лицу.

Сразу оговоримся, что порядок подготовки сводной номенклатуры дел реорганизуемой организации нигде четко не прописан, поэтому оптимальным вариантом будет определить такой порядок распорядительным документом о реорганизации в форме присоединения. Если же он там не прописан, можете воспользоваться конкретным опытом автора статьи, изложенным ниже, но с учетом возможных особенностей вашей структуры юрлиц и выработанных руководством управленческих решений.

В настоящей статье рассматривается, как организовать разработку номенклатуры дел при присоединении... при том, что автор статьи сталкивался с 2 вариантами ситуации:

Ситуация 1. Когда присоединяемые организации, хотя и были отдельными юрлицами, ранее все-таки подчинялись головной организации, работали в одной сфере деятельности, просто в разных городах. В результате реорганизации они становятся единым юрлицом с территориально распределенной структурой, что позволяет сократить административные расходы. То есть головная организация поглощает «своих подопечных».
Ситуация 2. До присоединения одного юрлица к другому они были совершенно самостоятельными организациями.

Новость о реорганизации может породить панику. Фактически, перед службой ДОУ поглощающей организации встает задача объединить документальные фонды нескольких юридических лиц воедино. Сразу возникают вопросы: каков объем документального фонда присоединяемых организаций, каков видовой состав документов, каким образом была организована работа с документами в текущем делопроизводстве, как в новых реалиях разработать...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Когда формировать дела?

Сводная номенклатура дел на 2023 год введена в действие приказом, в котором есть пункт, требующий от руководителей всех структурных подразделений до 31.01.2023 года обеспечить формирование дел в подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел на 2023 год. После указанной даты отдел документационного обеспечения осуществляет проверку формирования дел в подразделениях. Есть подразделения, которые оформили все папки на 2023 год, даже если документов для них нет (еще не появились). Есть также подразделения, которые говорят, что будут заводить папки только тогда, когда для них появятся документы, а просто так пустые папки на полках им не нужны. Ни в одном нормативном документе не удалось найти разъяснения, когда именно нужно формировать дела текущего года. Но даже если такого документа нет, то разве приказа директора о формировании дел до 31.01.2023 не достаточно, чтобы полностью оформить все дела в соответствии с номенклатурой подразделения? Как Вы считаете, когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки, или же оформлять их по мере появления документов в течение года?

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Как изменились формы номенклатуры дел

Обращаем ваше внимание на корректировку обеих форм номенклатуры дел (сводной по организации и структурного подразделения) в новых архивных Правилах 2023 года по сравнению с формами, утвержденными аналогичными Правилами 2015 года. Есть как незначительные, так и существенные изменения, которые важно учитывать, особенно при составлении итоговой записи к номенклатурам дел, начиная с 2023 года.