Показан алгоритм действий службы ДОУ, основанный на конкретном опыте автора статьи, в 2 ситуациях: 1) когда головная организация присоединяет к себе своих же подопечных юрлиц из разных городов и 2) когда к одному юрлицу присоединяется другое ранее независимое юрлицо.
Какие формы реорганизации возможны и в чем отличие присоединения. Как организовать и курировать разработку номенклатур дел структурными подразделениями присоединяющего и присоединяемых юрлиц, как сделать из них сводную номенклатуру дел реорганизованного юрлица. Когда и кому ее утверждать и вводить в действие. Как после реорганизации формировать дела, которые продолжают вестись. Как их отражать в итоговой записи к старой и новой номенклатурам дел за один и тот же год.
Нормативная база
Организация работы с документальным фондом – одна из самых трудоемких задач службы ДОУ. Успех во многом определяется высоким уровнем компетенций работников, включающих не только навыки в области делопроизводства, но и знания в сфере менеджмента организации, начиная от основных направлений деятельности и функций предприятия и заканчивая распределением обязанностей в его структурных подразделениях.
Основным документом, систематизирующим документальный фонд организации, является номенклатура дел – перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Это «гибкий», динамичный документ, отражающий организационно – штатные и функциональные преобразования, происходящие в течение делопроизводственного года, а также реорганизационные изменения, коснувшиеся юридического лица.
Принципы разработки, составления, ведения и оформления номенклатуры дел установлены рядом нормативных актов, которыми мы руководствуемся:
- Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71);
- Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) (далее – Правила 2023 года).
Согласно п. 11 Правил 2023 года при изменении функции и структуры организации номенклатура дел пересоставляется и вновь представляется на согласование в экспертно-проверочную комиссию курирующего архивного органа (если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива) и на утверждение руководителю организации.
Процесс реорганизации юридических лиц всех форм собственности регламентируется Гражданским кодексом РФ. В ст. 57 установлены возможные формы реорганизации – см. Таблицу 1, а еще там сказано, что реорганизация:
- возможна с одновременным сочетанием ее различных форм;
- допускается с участием 2 и более юрлиц, в т.ч. созданных в разных организационно-правовых формах.
Таблица 1. Формы реорганизации юрлиц
Итак, присоединение – это форма реорганизации, при которой к «основному» юридическому лицу присоединяется одно или несколько юридических лиц, прекращающих свою деятельность и передающих свои обязательства и полномочия присоединяющему лицу.
Сразу оговоримся, что порядок подготовки сводной номенклатуры дел реорганизуемой организации нигде четко не прописан, поэтому оптимальным вариантом будет определить такой порядок распорядительным документом о реорганизации в форме присоединения. Если же он там не прописан, можете воспользоваться конкретным опытом автора статьи, изложенным ниже, но с учетом возможных особенностей вашей структуры юрлиц и выработанных руководством управленческих решений.
В настоящей статье рассматривается, как организовать разработку номенклатуры дел при присоединении... при том, что автор статьи сталкивался с 2 вариантами ситуации:
| Ситуация 1. |
Когда присоединяемые организации, хотя и были отдельными юрлицами, ранее все-таки подчинялись головной организации, работали в одной сфере деятельности, просто в разных городах. В результате реорганизации они становятся единым юрлицом с территориально распределенной структурой, что позволяет сократить административные расходы. То есть головная организация поглощает «своих подопечных».
|
| Ситуация 2. |
До присоединения одного юрлица к другому они были совершенно самостоятельными организациями.
|
Новость о реорганизации может породить панику. Фактически, перед службой ДОУ поглощающей организации встает задача объединить документальные фонды нескольких юридических лиц воедино. Сразу возникают вопросы: каков объем документального фонда присоединяемых организаций, каков видовой состав документов, каким образом была организована работа с документами в текущем делопроизводстве, как в новых реалиях разработать...
