Составление паспорта архива организации (часть 3)
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
В двух предыдущих номерах журнала мы подробно рассмотрели опыт Отделения Пенсионного фонда РФ по Тверской области по организации текущего документооборота при присоединении к нему подведомственных учреждений.
Однако в результате деятельности учреждения еще образуются массивы документов, которые до момента передачи на архивное хранение либо уничтожение находятся на оперативном хранении. До реорганизации службе документационного обеспечения управления 1 важно продумать и подготовить дальнейшие:
Об этих аспектах и пойдет речь далее.
Самый большой объем документов у многих организаций находится на оперативном хранении в структурных подразделениях, которые их создали или получили. Весь перечень документов, образующихся в деятельности учреждения, содержится в номенклатуре дел. Большинство дел, как правило, имеет срок хранения 5 лет, 3 года, 1 год или до минования надобности. Документы со сроками хранения до 10 лет включительно:
И только дела со сроком хранения более 10 лет через 1–3 года после окончания делопроизводством проходят полную обработку и передаются по описям на хранение в архив учреждения, а до этого часа Х они тоже находятся на оперативном хранении в подразделениях.
Архивные документы (дела) хранятся в архивах учреждений. Это дела постоянного хранения, длительного хранения свыше 10 лет, а также по личному составу. Опять-таки учитывайте специфику деятельности своих учреждений. Например, в нашей деятельности образуется отраслевая документация, которую в случае длительного срока хранения (свыше 10 лет) мы храним отдельно от управленческой документации.
Выделим следующие основные этапы подготовки к организации оперативного и архивного хранения документов в условиях присоединения подведомственных учреждений к вышестоящему:
См. статью «Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений»
См. статью «Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства» в № 3’ 2022, где описано взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику)
О разработке номенклатуры дел для реорганизуемого учреждения мы рассказали в апрельском номере журнала (схематическое изменение структуры номенклатуры дел см. в Примере 5 на стр. 21 в № 4` 2022). Именно в новой номенклатуре дел видно, в каком подразделении какие дела далее должны вестись.
С учетом того, что реорганизация органов ПФР Тверской области завершилась 1 октября 2021 года, когда большая часть делопроизводственного года прошла:
Если по общему правилу дела со сроком хранения выше 10 лет передаются в архив через 1–3 года хранения в подразделении, то при реорганизации стоит передать в архив максимум возможного – мы оставили в структурных подразделениях только документы 2021 года.
На руководителей вновь образованных структурных подразделений приказом руководителя возложили обязанность по обеспечению оперативного хранения документов на основе принципа правопреемственности. В случае с нашей реорганизацией руководителями вновь образованных подразделений были назначены должностные лица, которые ранее возглавляли подразделения с подобными функциями (даже если после реорганизации подразделения с этими функциями стали крупнее, сложнее по структуре). Поэтому прием-передача документов 2021 года, находящихся на оперативном хранении до 01.10.2021, была произведена по правилам приема-передачи дел при смене руководителя...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.
На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.
Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.