Top.Mail.Ru

Как организовать оперативное и архивное хранение документов при присоединении государственных учреждений к вышестоящему

Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде. Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии. Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.

В двух предыдущих номерах журнала мы подробно рассмотрели опыт Отделения Пенсионного фонда РФ по Тверской области по организации текущего документооборота при присоединении к нему подведомственных учреждений.

Однако в результате деятельности учреждения еще образуются массивы документов, которые до момента передачи на архивное хранение либо уничтожение находятся на оперативном хранении. До реорганизации службе документационного обеспечения управления 1 важно продумать и подготовить дальнейшие:

  • оперативное хранение документов, образовавшихся до реорганизации и не переданных на архивное хранение;
  • архивное хранение документов, находящихся в архивах подведомственных и вышестоящего учреждений, которые объединяются.

Об этих аспектах и пойдет речь далее.

Самый большой объем документов у многих организаций находится на оперативном хранении в структурных подразделениях, которые их создали или получили. Весь перечень документов, образующихся в деятельности учреждения, содержится в номенклатуре дел. Большинство дел, как правило, имеет срок хранения 5 лет, 3 года, 1 год или до минования надобности. Документы со сроками хранения до 10 лет включительно:

  • на хранение в архив не передаются;
  • по истечении срока хранения выделяются к уничтожению прямо из подразделения либо часть таких документов на заседании экспертной комиссии могут решить хранить более нормативно положенного срока, тогда они могут передаваться в архив.

И только дела со сроком хранения более 10 лет через 1–3 года после окончания делопроизводством проходят полную обработку и передаются по описям на хранение в архив учреждения, а до этого часа Х они тоже находятся на оперативном хранении в подразделениях.

Архивные документы (дела) хранятся в архивах учреждений. Это дела постоянного хранения, длительного хранения свыше 10 лет, а также по личному составу. Опять-таки учитывайте специфику деятельности своих учреждений. Например, в нашей деятельности образуется отраслевая документация, которую в случае длительного срока хранения (свыше 10 лет) мы храним отдельно от управленческой документации.

Выделим следующие основные этапы подготовки к организации оперативного и архивного хранения документов в условиях присоединения подведомственных учреждений к вышестоящему:

  • Регламентация оперативного и архивного хранения в организационно-распорядительных документах учреждения.
  • Разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения, в т.ч. определение формы ведения дел: какие в электронном виде, а какие на бумажном носителе.
  • Обеспечение оперативного и архивного хранения документов, сформированных до и после реорганизации.

Связанный материал
Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть...
№ 04 / 2022

См. статью «Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений»

Связанный материал
Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений (часть 2)
№ 05 / 2022
Связанный материал
Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства
№ 03 / 2022

См. статью «Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства» в № 3’ 2022, где описано взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику)

Преемственность оперативного хранения документов

О разработке номенклатуры дел для реорганизуемого учреждения мы рассказали в апрельском номере журнала (схематическое изменение структуры номенклатуры дел см. в Примере 5 на стр. 21 в № 4` 2022). Именно в новой номенклатуре дел видно, в каком подразделении какие дела далее должны вестись.

С учетом того, что реорганизация органов ПФР Тверской области завершилась 1 октября 2021 года, когда большая часть делопроизводственного года прошла:

  • заведение дел по новой номенклатуре дел уже реорганизованного учреждения осуществлялось с 1 октября – в них собирались вновь создаваемые и поступающие документы;
  • дела оперативного хранения, которые были сформированы в учреждениях до реорганизации, продолжили хранить в соответствии с номенклатурами дел этих учреждений, действовавшими до 01.10.2021.

Если по общему правилу дела со сроком хранения выше 10 лет передаются в архив через 1–3 года хранения в подразделении, то при реорганизации стоит передать в архив максимум возможного – мы оставили в структурных подразделениях только документы 2021 года.

На руководителей вновь образованных структурных подразделений приказом руководителя возложили обязанность по обеспечению оперативного хранения документов на основе принципа правопреемственности. В случае с нашей реорганизацией руководителями вновь образованных подразделений были назначены должностные лица, которые ранее возглавляли подразделения с подобными функциями (даже если после реорганизации подразделения с этими функциями стали крупнее, сложнее по структуре). Поэтому прием-передача документов 2021 года, находящихся на оперативном хранении до 01.10.2021, была произведена по правилам приема-передачи дел при смене руководителя...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Ответственность за несдачу документов в госархив при ликвидации организации

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений (часть 2)

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте вторую часть большой статьи.

Вопросы согласования описей дел и актов о выделении документов к уничтожению

Что такое ЭК, ЦЭК, ЭПК – как взаимодействует между собой эта система экспертных органов подведомственной, вышестоящей организации и госархива при согласовании описей дел на передачу документов в архив и актов о выделении документов к уничтожению? И как это оформить на описи и акте? Какую дату акта (подписания или утверждения) вписывать при ссылке на него в тексте другого документа? Поводом к написанию этой статьи стали многочисленные вопросы, полученные редакцией журнала.

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть 1)

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте первую часть большой статьи.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

1 июня 2020 г. вступили в силу новые Правила работы для государственных и муниципальных архивов. Но это не значит, что всем остальным можно спать спокойно. Мы проанализировали этот нормативный документ в поисках новшеств, которые затронут источники комплектования таких архивов и все организации, которые при ликвидации станут передавать туда свои документы. Изменились критерии отнесения к источникам комплектования. Исчезла возможность внеплановой передачи документов для источников. Форма акта на прием-передачу документов стала рекомендованной. Но главное – ​у архивов теперь есть возможность прийти к вам с проверкой!