Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде.
Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии.
Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.
В двух предыдущих номерах журнала мы подробно рассмотрели опыт Отделения Пенсионного фонда РФ по Тверской области по организации текущего документооборота при присоединении к нему подведомственных учреждений.
Однако в результате деятельности учреждения еще образуются массивы документов, которые до момента передачи на архивное хранение либо уничтожение находятся на оперативном хранении. До реорганизации службе документационного обеспечения управления 1 важно продумать и подготовить дальнейшие:
- оперативное хранение документов, образовавшихся до реорганизации и не переданных на архивное хранение;
- архивное хранение документов, находящихся в архивах подведомственных и вышестоящего учреждений, которые объединяются.
Об этих аспектах и пойдет речь далее.
Самый большой объем документов у многих организаций находится на оперативном хранении в структурных подразделениях, которые их создали или получили. Весь перечень документов, образующихся в деятельности учреждения, содержится в номенклатуре дел. Большинство дел, как правило, имеет срок хранения 5 лет, 3 года, 1 год или до минования надобности. Документы со сроками хранения до 10 лет включительно:
- на хранение в архив не передаются;
- по истечении срока хранения выделяются к уничтожению прямо из подразделения либо часть таких документов на заседании экспертной комиссии могут решить хранить более нормативно положенного срока, тогда они могут передаваться в архив.
И только дела со сроком хранения более 10 лет через 1–3 года после окончания делопроизводством проходят полную обработку и передаются по описям на хранение в архив учреждения, а до этого часа Х они тоже находятся на оперативном хранении в подразделениях.
Архивные документы (дела) хранятся в архивах учреждений. Это дела постоянного хранения, длительного хранения свыше 10 лет, а также по личному составу. Опять-таки учитывайте специфику деятельности своих учреждений. Например, в нашей деятельности образуется отраслевая документация, которую в случае длительного срока хранения (свыше 10 лет) мы храним отдельно от управленческой документации.
Выделим следующие основные этапы подготовки к организации оперативного и архивного хранения документов в условиях присоединения подведомственных учреждений к вышестоящему:
- Регламентация оперативного и архивного хранения в организационно-распорядительных документах учреждения.
- Разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения, в т.ч. определение формы ведения дел: какие в электронном виде, а какие на бумажном носителе.
- Обеспечение оперативного и архивного хранения документов, сформированных до и после реорганизации.
Преемственность оперативного хранения документов
О разработке номенклатуры дел для реорганизуемого учреждения мы рассказали в апрельском номере журнала (схематическое изменение структуры номенклатуры дел см. в Примере 5 на стр. 21 в № 4` 2022). Именно в новой номенклатуре дел видно, в каком подразделении какие дела далее должны вестись.
С учетом того, что реорганизация органов ПФР Тверской области завершилась 1 октября 2021 года, когда большая часть делопроизводственного года прошла:
- заведение дел по новой номенклатуре дел уже реорганизованного учреждения осуществлялось с 1 октября – в них собирались вновь создаваемые и поступающие документы;
- дела оперативного хранения, которые были сформированы в учреждениях до реорганизации, продолжили хранить в соответствии с номенклатурами дел этих учреждений, действовавшими до 01.10.2021.
Если по общему правилу дела со сроком хранения выше 10 лет передаются в архив через 1–3 года хранения в подразделении, то при реорганизации стоит передать в архив максимум возможного – мы оставили в структурных подразделениях только документы 2021 года.
На руководителей вновь образованных структурных подразделений приказом руководителя возложили обязанность по обеспечению оперативного хранения документов на основе принципа правопреемственности. В случае с нашей реорганизацией руководителями вновь образованных подразделений были назначены должностные лица, которые ранее возглавляли подразделения с подобными функциями (даже если после реорганизации подразделения с этими функциями стали крупнее, сложнее по структуре). Поэтому прием-передача документов 2021 года, находящихся на оперативном хранении до 01.10.2021, была произведена по правилам приема-передачи дел при смене руководителя...
