Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть 1)

В настоящее время как органы государственной власти, так и внебюджетные фонды претерпевают значительную реорганизацию, в т.ч. в связи с внедрением цифровых технологий, а также созданием единых цифровых систем на федеральном уровне. Одной из целей реорганизации является совершенствование управленческих процессов и технологий работы, как правило, за счет централизации функций и, как следствие, сокращения штатной численности работников.

В настоящей статье рассмотрим реорганизацию путем присоединения нескольких юридических лиц системы органов Пенсионного фонда Российской Федерации ¹ Тверской области – на территории Тверской области 13 самостоятельных учреждений (юридических лиц), подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к вышестоящему.

При реорганизации путем присоединения нескольких юридических лиц к одному важно обеспечить внедрение новых технологий работы, как правило цифровых, позволяющих меньшей штатной численностью за короткий промежуток времени обработать больший объем операций и документов, а также обеспечить документационное взаимодействие удаленных друг от друга структурных подразделений.

К реорганизации следует подготовиться: разработать план, поставить первоочередные задачи, обеспечить правопреемственность функций и документов присоединяемых учреждений. От того, насколько вы предусмотрите все необходимые действия по организации делопроизводства в обновленном учреждении, будет зависеть его управленческая дееспособность. Документ, как инструмент управления, порядок и правила его движения позволяют учреждению подобно часовому механизму бесперебойно выполнять свои функции.

Алгоритм действий

В Примере 1 показан разработанный нами подробный План подготовки к реорганизации по направлению деятельности службы документационного обеспечения управления.

До реорганизации служба документационного обеспечения управления ² должна решить следующие основные задачи:

1. Организовать оптимальный документооборот в условиях новой структуры учреждения.
2. Организовать оперативное хранение документов, образовавшихся до реорганизации и не переданных на архивное хранение.
3. Обеспечить хранение архивных документов, ликвидируемых в результате реорганизации учреждений.

Обратите внимание, что для реализации задач 1 и 2 служба ДОУ должна руководствоваться:

• новой утвержденной структурой учреждения;
• новым классификатором структурных подразделений. В случае отсутствия такового необходимо разработать его самостоятельно с учетом иерархии:
  • руководство;
  • функциональные подразделения;
  • подразделения, обслуживающие основную деятельность;
• штатной численностью работников учреждения в целом и службы ДОУ в частности.

В этой статье далее разберем задачу 1. Какие же основные мероприятия требуется провести для ее выполнения?

• Мероприятие 1. Проанализировать достаточность выделенной штатной численности на документационное обслуживание реорганизованного учреждения.
• Мероприятие 2. Установить типы и виды документов (в т.ч. отраслевой документации).
• Мероприятие 3. Установить виды регистрируемых и нерегистрируемых службой ДОУ документов.
• Мероприятие 4. Разработать номенклатуру дел...