Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру.
Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки).
В этом номере журнала читайте первую часть большой статьи.
В настоящее время как органы государственной власти, так и внебюджетные фонды претерпевают значительную реорганизацию, в т.ч. в связи с внедрением цифровых технологий, а также созданием единых цифровых систем на федеральном уровне. Одной из целей реорганизации является совершенствование управленческих процессов и технологий работы, как правило, за счет централизации функций и, как следствие, сокращения штатной численности работников.
В настоящей статье рассмотрим реорганизацию путем присоединения нескольких юридических лиц системы органов Пенсионного фонда Российской Федерации 1 Тверской области – на территории Тверской области 13 самостоятельных учреждений (юридических лиц), подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к вышестоящему.
При реорганизации путем присоединения нескольких юридических лиц к одному важно обеспечить внедрение новых технологий работы, как правило цифровых, позволяющих меньшей штатной численностью за короткий промежуток времени обработать больший объем операций и документов, а также обеспечить документационное взаимодействие удаленных друг от друга структурных подразделений.
К реорганизации следует подготовиться: разработать план, поставить первоочередные задачи, обеспечить правопреемственность функций и документов присоединяемых учреждений. От того, насколько вы предусмотрите все необходимые действия по организации делопроизводства в обновленном учреждении, будет зависеть его управленческая дееспособность. Документ, как инструмент управления, порядок и правила его движения позволяют учреждению подобно часовому механизму бесперебойно выполнять свои функции.
Алгоритм действий
В Примере 1 показан разработанный нами подробный План подготовки к реорганизации по направлению деятельности службы документационного обеспечения управления.
Пример 1. План мероприятий службы ДОУ при реорганизации учреждений в форме присоединения к вышестоящему
До реорганизации служба документационного обеспечения управления 2 должна решить следующие основные задачи:
- Организовать оптимальный документооборот в условиях новой структуры учреждения.
- Организовать оперативное хранение документов, образовавшихся до реорганизации и не переданных на архивное хранение.
- Обеспечить хранение архивных документов, ликвидируемых в результате реорганизации учреждений.
Обратите внимание, что для реализации задач 1 и 2 служба ДОУ должна руководствоваться:
- новой утвержденной структурой учреждения;
- новым классификатором структурных подразделений. В случае отсутствия такового необходимо разработать его самостоятельно с учетом иерархии:
- руководство;
- функциональные подразделения;
- подразделения, обслуживающие основную деятельность;
- штатной численностью работников учреждения в целом и службы ДОУ в частности.
В этой статье далее разберем задачу 1. Какие же основные мероприятия требуется провести для ее выполнения?
- Мероприятие 1. Проанализировать достаточность выделенной штатной численности на документационное обслуживание реорганизованного учреждения.
- Мероприятие 2. Установить типы и виды документов (в т.ч. отраслевой документации).
- Мероприятие 3. Установить виды регистрируемых и нерегистрируемых службой ДОУ документов.
- Мероприятие 4. Разработать номенклатуру дел реорганизованного...