В настоящее время как органы государственной власти, так и внебюджетные фонды претерпевают значительную реорганизацию, в т.ч. в связи с внедрением цифровых технологий, а также созданием единых цифровых систем на федеральном уровне. Одной из целей реорганизации является совершенствование управленческих процессов и технологий работы, как правило, за счет централизации функций и, как следствие, сокращения штатной численности работников.
В настоящей статье рассмотрим реорганизацию путем присоединения нескольких юридических лиц системы органов Пенсионного фонда Российской Федерации 1 Тверской области – на территории Тверской области 13 самостоятельных учреждений (юридических лиц), подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к вышестоящему.
При реорганизации путем присоединения нескольких юридических лиц к одному важно обеспечить внедрение новых технологий работы, как правило цифровых, позволяющих меньшей штатной численностью за короткий промежуток времени обработать больший объем операций и документов, а также обеспечить документационное взаимодействие удаленных друг от друга структурных подразделений.
К реорганизации следует подготовиться: разработать план, поставить первоочередные задачи, обеспечить правопреемственность функций и документов присоединяемых учреждений. От того, насколько вы предусмотрите все необходимые действия по организации делопроизводства в обновленном учреждении, будет зависеть его управленческая дееспособность. Документ, как инструмент управления, порядок и правила его движения позволяют учреждению подобно часовому механизму бесперебойно выполнять свои функции.
См. статью «Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства» в № 3’ 2022, где описано взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику)
См. статью «Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации» в № 6’ 2020
В Примере 1 показан разработанный нами подробный План подготовки к реорганизации по направлению деятельности службы документационного обеспечения управления.
Пример 1. План мероприятий службы ДОУ при реорганизации учреждений в форме присоединения к вышестоящему
См. статью «Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?» в № 5’ 2017
См. статью «Передача кадровых документов в архив при ликвидации организации» в № 5’ 2020
Наша организация ликвидирует один из своих филиалов
До реорганизации служба документационного обеспечения управления 2 должна решить следующие основные задачи:
Обратите внимание, что для реализации задач 1 и 2 служба ДОУ должна руководствоваться:
В этой статье далее разберем задачу 1. Какие же основные мероприятия требуется провести для ее выполнения?
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).
Перед реорганизацией в подразделениях присоединяемых учреждений были накоплены документы за несколько лет – что лучше оставить на оперативном хранении в новых подразделениях, а что куда передать (и как это оформить документально). Какие документы копятся в электронном виде. Как осуществляли передачу архивных фондов из присоединяемых учреждений в вышестоящее. Как при этом выявили и оформили утрату некоторых дел. Как разделили управленческую и отраслевую документацию, создав для них разные архивы и экспертные комиссии. Показали примеры актов и приказа, который организует этот сложный процесс.
Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?
Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте вторую часть большой статьи.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Можно ли вносить изменения в номенклатуры дел прошлых лет? Кому-то может показаться, что это необходимо сделать при изменении сроков хранения ранее заведенных дел или при корректировке индексов подразделений. Но в подобных случаях задача решается иначе. Как действовать, показываем на примерах из вопросов читателя (с образцами оформления документов).
Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?
Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
