Top.Mail.Ru

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений к вышестоящему (часть 1)

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте первую часть большой статьи.
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2022
Начало статьи. Окончание в № 05 / 2022

В настоящее время как органы государственной власти, так и внебюджетные фонды претерпевают значительную реорганизацию, в т.ч. в связи с внедрением цифровых технологий, а также созданием единых цифровых систем на федеральном уровне. Одной из целей реорганизации является совершенствование управленческих процессов и технологий работы, как правило, за счет централизации функций и, как следствие, сокращения штатной численности работников.

В настоящей статье рассмотрим реорганизацию путем присоединения нескольких юридических лиц системы органов Пенсионного фонда Российской Федерации 1 Тверской области – на территории Тверской области 13 самостоятельных учреждений (юридических лиц), подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к вышестоящему.

При реорганизации путем присоединения нескольких юридических лиц к одному важно обеспечить внедрение новых технологий работы, как правило цифровых, позволяющих меньшей штатной численностью за короткий промежуток времени обработать больший объем операций и документов, а также обеспечить документационное взаимодействие удаленных друг от друга структурных подразделений.

К реорганизации следует подготовиться: разработать план, поставить первоочередные задачи, обеспечить правопреемственность функций и документов присоединяемых учреждений. От того, насколько вы предусмотрите все необходимые действия по организации делопроизводства в обновленном учреждении, будет зависеть его управленческая дееспособность. Документ, как инструмент управления, порядок и правила его движения позволяют учреждению подобно часовому механизму бесперебойно выполнять свои функции.

Алгоритм действий

В Примере 1 показан разработанный нами подробный План подготовки к реорганизации по направлению деятельности службы документационного обеспечения управления.

До реорганизации служба документационного обеспечения управления 2 должна решить следующие основные задачи:

  1. Организовать оптимальный документооборот в условиях новой структуры учреждения.
  2. Организовать оперативное хранение документов, образовавшихся до реорганизации и не переданных на архивное хранение.
  3. Обеспечить хранение архивных документов, ликвидируемых в результате реорганизации учреждений.

Обратите внимание, что для реализации задач 1 и 2 служба ДОУ должна руководствоваться:

  • новой утвержденной структурой учреждения;
  • новым классификатором структурных подразделений. В случае отсутствия такового необходимо разработать его самостоятельно с учетом иерархии:
    • руководство;
    • функциональные подразделения;
    • подразделения, обслуживающие основную деятельность;
  • штатной численностью работников учреждения в целом и службы ДОУ в частности.

В этой статье далее разберем задачу 1. Какие же основные мероприятия требуется провести для ее выполнения?

  • Мероприятие 1. Проанализировать достаточность выделенной штатной численности на документационное обслуживание реорганизованного учреждения.
  • Мероприятие 2. Установить типы и виды документов (в т.ч. отраслевой документации).
  • Мероприятие 3. Установить виды регистрируемых и нерегистрируемых службой ДОУ документов.
  • Мероприятие 4. Разработать номенклатуру дел...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений (часть 2)

Более десятка юрлиц, подведомственных вышестоящему учреждению, были присоединены к нему. В статье описан опыт службы ДОУ по подготовке к такому присоединению, который обеспечил оптимальное ведение делопроизводства в реорганизованном учреждении, имеющем теперь территориально распределенную структуру. Во-первых, дан алгоритм того, что нужно сделать. Во-вторых, разъяснения с примерами для каждого проводимого мероприятия (оценка достаточности выделенной штатной численности, выявление видов используемых документов, кто какие документы и где будет регистрировать, разработка номенклатуры дел реорганизованного учреждения и Инструкции по ДОУ, бланков документов, уведомление контрагентов о реорганизации, определение адресов ведения переписки). В этом номере журнала читайте вторую часть большой статьи.

Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства

Описана работа отдела делопроизводства при ликвидации госоргана: взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику).

Виды документов для внутренних коммуникаций Корпорации

В этом году в нашей Корпорации планируется реорганизация путем присоединения нескольких Обществ и их Филиалов. В ходе проведения анализа выяснилось, что одно присоединяемое Общество для ведения внутренней переписки со своими Филиалами использует «Корпоративное письмо», а не «Служебную записку», такой вид переписки закреплен в номенклатуре дел Общества и его филиалов. Введение нового вида документа для осуществления внутренней переписки было создано в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Преимуществом процесса обработки «Корпоративных писем» также является однократность их регистрации, ведение отдельных журналов регистрации и организация контроля исполнения поручений. Кроме того, в дочерних обществах, которые в будущем также планируют присоединить к нашей Корпорации, связь с Филиалами поддерживается посредством «Служебных записок». В целях организации документооборота в объединенной компании на единой платформе встал вопрос о способе поддержания внутренних коммуникаций. Прошу оказать методическую помощь и дать рекомендации для принятия управленческого решения по организации внутренней переписки между Корпорацией и Филиалами.

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Структура и численный состав службы ДОУ: нормативы и оптимизация (часть 1)

Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировоззрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства

Описана работа отдела делопроизводства при ликвидации госоргана: взаимодействие с госархивом и правопреемником, какие документы за какие годы кому передавали, как их перед этим обрабатывали. Показали расценки на архивные услуги, образцы некоторых документов (в т.ч. акта приема-передачи дел в госархив и акта приема-передачи электронных носителей правопреемнику).