Каким организациям при ликвидации какие документы нужно сдавать в архив?

Законодательство содержит ответ на этот вопрос (но не в одном документе, потому его еще надо поискать). Однако на практике установленные требования странно толкуются. Как это реально происходит в жизни, мы спросили у специалистов, которые по роду своей деятельности с этим сталкиваются.

В теории у нас есть Закон об архивном деле, в котором черным по белому написано:

Фрагмент документа
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами»

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами»

...8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

...10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора... При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Получается, что закон предписывает любой ликвидируемой организации сдавать на дальнейшее хранение в архивное учреждение все документы, сроки хранения которых не истекли, а это могут быть:

  • не только документы по личному составу и
  • постоянного хранения,
  • но и временного хранения даже менее 10 лет!

Но всем известна проблема нехватки площадей и финансирования в архивах, потому бесплатно они все это не возьмут. И тут начинается самое интересное. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляют на федеральном и региональном уровне те же органы, от которых обычно зависит «полуголодное» существование архивов, потому они не заинтересованы в увеличении нагрузки на архивы и биться (читай наказывать) за невыполнение процитированных частей 8 и 10 статьи 23 Закона об архивном деле не будут.

Теперь давайте посмотрим, какая ответственность предусмотрена за нарушение требований хранения документов. Тут нужно обратить внимание на статьи 13.20 и 13.25 КоАП РФ. Если по первой из них штрафы не превышают 500 рублей (да, да – вы не ослышались), то по второй они порой достигают и 300 000 рублей.

Фрагмент документа
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Фрагмент документа
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов»

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов»

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством... и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством... и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, –

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 рублей.

4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством... а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

Органы, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле, которые, как мы отметили, не заинтересованы в ускоренном наполнении государственных и муниципальных архивов, теоретически могут наказать сотрудников организаций – источников комплектования и архивных учреждений по ст. 13.20 КоАП РФ «смешным штрафом», а также общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью и унитарные предприятия по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ уже «серьезным штрафом». Но еще раз подчеркнем, что они в этом не заинтересованы. Получается, что по общему правилу наказания для ликвидируемой организации за то, что она не передала свои документы в архив, реально нет!

Однако есть отдельные категории организаций, которых обязывают это сделать иные законы и подзаконные акты. Т.е. здесь начинается индивидуальный подход.

Есть еще Банк России, в зону ответственности которого входят все акционерные общества, кредитные организации, профессиональные участники рынка ценных бумаг, инвестиционные фонды, страховщики и др. и который может их наказать за несохранность документов существенными штрафами по ст. 13.25 КоАП РФ.

Например, для кредитных организаций еще в 1998 году он выпустил специальное письмо о порядке передачи в архив и уничтожении их документов при ликвидации (без соблюдения этого порядка ЦБ РФ не позволит завершить процедуру ликвидации):

Фрагмент документа
Письмо Центрального Банка России от 05.08.1998 № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций»

...архивы кредитных организаций, принадлежащие им на праве собственности, отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации... в случае ликвидации кредитной организации независимо от формы ликвидации при отсутствии правопреемников ее архивные документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив).

...Отнесение архивных документов кредитных организаций к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также их передача на постоянное и временное хранение осуществляются органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (далее – учреждения Росархива) совместно с ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим) на основании договора (соглашения) после экспертизы ценности указанных документов.

Если такой договор ранее не был заключен кредитной организацией с учреждением Росархива, то он должен быть заключен... В договоре предусматривается обязанность учреждения Росархива провести экспертизу ценности передаваемых архивных документов. Одним из основных условий заключения договора является оплата оказываемых учреждением Росархива услуг, связанных с оформлением и принятием на хранение документов.

Расходы на оплату услуг учреждению Росархива предусматриваются в смете на осуществление ликвидационных процедур и оплачиваются до закрытия корреспондентского счета ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) во внеочередном порядке.

В случае отсутствия у ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего) денежных средств, необходимых для оплаты услуг по оформлению и принятию на хранение документов, а также в случае отказа со стороны учреждения Росархива в принятии документов после проведения экспертизы их ценности архив кредитной организации как имущество, оставшееся после ее ликвидации, может быть передан ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим) на хранение учредителям (участникам) кредитной организации.

При наличии письменного отказа учреждения Росархива в приеме документов на хранение... ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) вправе обжаловать действия Росархива в арбитражном суде.

Передача архива учредителям (участникам) ликвидируемой кредитной организации осуществляется на основании акта приема-передачи архивных дел с указанием в нем их перечня либо с приложением к нему описи передаваемых дел... Учредители (участники) кредитной организации самостоятельно принимают решение о месте дальнейшего хранения архивных документов ликвидируемой кредитной организации (либо в своих архивах до момента окончания сроков хранения документов, либо решают вопрос о передаче на хранение в учреждения Росархива).

В исключительных случаях... архивы ликвидируемых кредитных организаций могут принимать на хранение территориальные учреждения Банка России при наличии у них технических возможностей. Прием на хранение документов в этом случае должен осуществляться на основании акта приема-передачи архивных дел...

Документы, отобранные для уничтожения после экспертизы их ценности учреждением Росархива, а также документы временного срока хранения, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых... истекли, уничтожаются без дополнительного согласования с учреждением Росархива...

Территориальные учреждения Банка России в своих заключениях об окончании ликвидации кредитных организаций и внесении в Книгу государственной регистрации кредитных организаций записи об их ликвидации, а конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия) в своем отчете о завершении ликвидации должны сообщать о местонахождении... архива (части архива) кредитной организации, а также об уничтожении соответствующей его части, если таковое имело место.

Однако перечень документов в письме ЦБ РФ должен быть пересмотрен в связи с выходом в ближайшее время нового Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден совместным приказом Федерального архивного агентства и ЦБ РФ от 26.01.2017 № 11/4274-У и в настоящее время (на дату передачи в печать данного номера журнала) находится на регистрации в Минюсте России)>

Также индивидуально оговорена обязанность для акционерных обществ при ликвидации передать документы в государственный или муниципальный архив:

Фрагмент документа
Пункт 3.9. Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс)

В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Другой распространенный пример – государственные и муниципальные унитарные предприятия (ГУП и МУП). Пункт 3 статьи 28 закона, регулирующего их деятельность, обязывает их в случае ликвидации сдавать в архив документы, перечисленные в п. 1 этой же статьи. Их список обширен, но на практике туда часто передаются только документы по личному составу.

Фрагмент документа
Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».
Статья 28 «Хранение документов унитарного предприятия»

Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».
Статья 28 «Хранение документов унитарного предприятия»

1. Унитарное предприятие обязано хранить следующие документы:

учредительные документы унитарного предприятия, а также изменения и дополнения, внесенные в учредительные документы унитарного предприятия и зарегистрированные в установленном порядке;

решения собственника имущества унитарного предприятия о создании унитарного предприятия и об утверждении перечня имущества, передаваемого унитарному предприятию в хозяйственное ведение или оперативное управление, о денежной оценке уставного фонда государственного или муниципального предприятия, а также иные решения, связанные с созданием унитарного предприятия;

документ, подтверждающий государственную регистрацию унитарного предприятия;

документы, подтверждающие права унитарного предприятия на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы унитарного предприятия;

положения о филиалах и представительствах унитарного предприятия;

решения собственника имущества унитарного предприятия, касающиеся деятельности унитарного предприятия;

списки аффилированных лиц унитарного предприятия;

аудиторские заключения, заключения органов государственного или муниципального финансового контроля;

иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, уставом унитарного предприятия, внутренними документами унитарного предприятия, решениями собственника имущества унитарного предприятия и руководителя унитарного предприятия.

2. Унитарное предприятие хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом унитарного предприятия месте.

3. При ликвидации унитарного предприятия документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Еще есть процедура банкротства, в рамках которой конкурсный управляющий обязан «передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами» (п. 2 ст. 129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»). На практике это обычно выражается в передаче документов только по личному составу. Справку об этом конкурсный управляющий должен представить в материалы судебного дела о банкротстве.

Судебная практика как раз пестрит случаями, когда конкурсный управляющий в силу своей обязанности пытается сдать упорядоченные кадровые документы в архив бесплатно, а тот отказывается их принять и потом стороны выясняют отношения в суде (определения ВАС РФ от 01.12.2010 № ВАС-12041/10 по делу № А26-12744/2009 и от 20.05.2010 № ВАС-5745/10 по делу № А60-41854/2008-СР; постановления ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу № А05-6656/2011, ФАС Дальневосточного округа от 26.12.2006 по делу № Ф03-А59/06-1/4725).

Получается, что по общему правилу рядовую коммерческую организацию, не входящую в зону ответственности Банка России, решившую ликвидироваться, на практике никто не накажет за непередачу документов в архив? И задача передать туда хотя бы наиболее ценную часть документов по личному составу, чтобы защитить интересы бывших работников предприятия, остается исключительно на совести ликвидируемого работодателя.

Их социальную значимость осознает и исполнительная власть. Но она ограничена «ёмкостью» своих архивов, потому:

  • в каких-то регионах документы по личному составу принимают бесплатно у всех ликвидируемых организаций (например, в Москве для этих целей был даже создан специальный Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы);
  • а в каких-то бесплатно примут, только если у ликвидируемой организации госучастие было более 50% (возможны и иные соотношения – узнавать нужно в архивах вашего региона), у остальных же документы примут по договору и за плату.
Мнение эксперта

Обратимся к Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Полномочиями в сфере архивного дела кроме федерального уровня (Росархив) обладают и субъекты Российской Федерации, и муниципальные образования, и органы местного самоуправления (городских округов, поселений, муниципальных и внутригородских районов). Архивные документы могут относиться соответственно к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности. Вопросы комплектования архивными документами, включая документы ликвидированных организаций, решаются на каждом из этих трех уровней управления с учетом региональных особенностей и на основе региональных нормативных правовых актов.

Документы коммерческих организаций и общественных объединений относятся к частной собственности и при ликвидации организации могут храниться их владельцами / собственниками самостоятельно. В обязательном порядке в государственный или муниципальный архив по месту нахождения передаются документы по личному составу ликвидированных негосударственных организаций, государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций и предприятий (ст. 22.1 Закона об архивном деле).

Органы государственного управления, государственные организации и предприятия, в т.ч. унитарные, являются источниками комплектования государственных архивов, в случае их ликвидации документы сдаются в государственные архивы без оплаты услуг хранения. Ликвидированные органы местного самоуправления, муниципальные организации и предприятия передают документы в муниципальные архивы как источники комплектования по месту своего нахождения также безвозмездно.

Ликвидированные негосударственные организации не являются источниками комплектования, их документы относятся к частной собственности и активам владельцев, учредителей. Поэтому ликвидатор / председатель ликвидационной комиссии / конкурсный управляющий сначала от органов управления организацией принимает документы / ответственность за документальный и архивный фонд по акту приема-передачи. А затем обращается в уполномоченный архивный орган для определения архива, в который могут быть переданы документы по месту нахождения организации. А самое главное – архивный орган определяет, какая экспертная комиссия (ЭПК, ЭПМК) будет проводить экспертизу ценности документов, рассматривать и согласовывать описи дел постоянного хранения, перечень документов с неистекшими сроками хранения и акты. Потому что документы ликвидированной негосударственной организации могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации и отнесены к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности выборочно, на основании договора и с переходом права собственности. Это документы постоянного срока хранения, отмеченные примечанием (две звездочки) в Перечне 2010 года1.

В субъектах Российской Федерации разработаны формы подобных договоров с учетом организационно-правовой формы ликвидированной организации и имеющимися возможностями принять ее документы на бесплатное архивное хранение или на условиях оплаты долговременного хранения по тарифам.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.