Как указано в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, а также уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение установленных сроков их хранения.
Ответственность за несдачу документов в архив установлена ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В 2020 г. законодатель ужесточил наказание за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Тем не менее мера ответственности остается весьма мягкой (предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 3 000 рублей; на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей).
Ответственность может быть возложена на членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражного управляющего как должностных лиц и по ст. 13.25 КоАП РФ. Санкция этой статьи, например, для должностных лиц предполагает ответственность в виде штрафа в размере 2 500–5 000 рублей, 5 000–10 000 рублей либо 20 000–30 000 рублей в зависимости от вида организации, в отношении документов которой выявлены нарушения. Для организаций штраф может достигать 300 000 рублей.
Как правило, применение данных статей КоАП РФ осуществляется при проведении плановых проверок в действующих организациях. Практика применения нормы в отношении ответственных лиц после ликвидации компании практически отсутствует.
Существует и мера ответственности, предусмотренная ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ. Но практика по ней складывается в основном по фактам умышленной кражи или уничтожения документов, а не по фактам неисполнения обязанностей по сдаче документации в архив при ликвидации. Для привлечения к ответственности по данной статье необходимо доказать и умысел, и личную заинтересованность должностных лиц в сокрытии конкретных официальных документов. Можно сказать, что фактически в отношении членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражных управляющих на сегодняшний день эта норма не работает.
Есть вероятность привлечения и к гражданско-правовой ответственности в виде взыскания убытков в пользу пострадавших (ст. 12 и 15 Гражданского кодекса РФ). Но опять же, в связи со сложностью доказывания вины членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или управляющего в данном случае, сроков исковой давности судебных споров по такой категории дел на сегодняшний день практически нет.
Несмотря на наличие обязанности и предусмотренной меры ответственности за ее нарушение, как при ликвидации в общем порядке, так и при ликвидации в случае банкротства закон не устанавливает требований в части предоставления ответственным лицом кому-либо документов, подтверждающих сдачу документов в архив непосредственно при ликвидации.
Подтверждение исполнения этой обязанности на практике чаще всего требуется в деле о банкротстве – в части проверки исполнения арбитражным управляющим всех своих обязанностей. Так, в Законе о банкротстве в числе обязанностей конкурсного управляющего предусмотрена сдача документов на хранение в архивные организации (п. 2 ст. 129, п. 3 ст. 189.78 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ). Управляющий в обязательном порядке отчитывается о своей деятельности перед кредиторами и судом перед завершением процедуры.
В случае невыполнения обязанности по передаче документов в архив дело о банкротстве не может быть завершено – просто потому, что в деле отсутствуют доказательства выполнения управляющим всех необходимых мероприятий по делу. Суд и кредиторы, как правило, проверяют этот момент. При этом прямо закон не называет такие подтверждающие документы в числе подлежащих приобщению к отчету конкурсного управляющего.
При ликвидации в общем порядке Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ также предусматривает закрытый перечень документов, подлежащих предоставлению в налоговый орган (ст. 21). Требования о подтверждении сдачи документов в архив там также нет.
Получается, что необходимость подтверждения выполнения этой обязанности возникает, как правило, только в случае предъявления кем-либо претензий ликвидатору (ликвидационной комиссии) или управляющему уже после ликвидации. Например, если вышедшие на пенсию работники не смогут получить в архиве необходимые документы.
Соответственно, забота о сохранении документов, подтверждающих сдачу дел предприятия в архив – это задача и интерес самого ликвидатора (ликвидационной комиссии), арбитражного управляющего.
