В этом номере журнала разбираемся с актами о пропаже и порче архивных документов, которые тоже собираются архивом в наблюдательное дело: это акт проверки наличия и состояния архивных документов; акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о неисправимых повреждениях архивных документов. Когда какой из них составляется и по какой форме? Какие сопутствующие документы могут понадобиться?
8. Акты организации о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях, а также документы о причинах этого и мерах по розыску документов – самая нелюбимая архивными учреждениями группа документов.
Утрата документов архивистами всегда воспринимается довольно болезненно, поскольку в архивных учреждениях хранятся документы практически за столетний период (а в госархивах и много больше) и архивисты, как никто другой, знают, насколько «боком» может когда-нибудь вылезти утрата документов. К сожалению, другие люди обычно не воспринимают это так уж масштабно и трагично, т.к. в основном мы живем «здесь и сейчас». А архивисты, как хранители истории, лучше многих понимают, что архив – это уникальная возможность ретроспективы.
Что же касается актов, то есть нюанс: не всегда понятно, когда какой составляется. Поэтому поясним.
Когда выявляется проблема с архивными документами (их нет на месте или настолько пострадали от воды, огня, плесени и др., что стали нечитаемы), то обнаруженная проблема фиксируется в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Он в архивном учреждении сразу попадает в дело фонда.
Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, составляется не сразу. Когда выясняется, что в архивном фонде не хватает каких-то документов (дел), незамедлительно организовывается их розыск:
- пересматриваются все короба с документами (на предмет неправильной укладки дел);
- проверяются все регистрационные базы данных, по которым могло бы пройти движение документов (дел). Вдруг они были выданы в читальный зал, во временное пользование в структурное...
