Требования пожарной безопасности к оборудованию архивов организаций

Здесь собраны существующие на данный момент требования пожарной безопасности к оборудованию архивов организаций: из федеральных законов, СНиПов, документов МЧС России, Минкультуры РФ и Правительства РФ, архивных правил 2015 года. Они касаются организации эвакуационных путей и выходов, расстановки и обработки стеллажей, установки пожаротушителей и состава инвентаря пожарных щитов, выбора автоматических систем оповещения и тушения пожара, вентиляции, соотношения площади архивохранилища к количеству хранимых бумажных дел.

«Правительствующий Сенат, слушав доношение статского советника Ивана Кирилова о сделании на Уфе провинциальной канцелярии, а особливо для старых дел архивной палатки, каменных, приказали: для опасности от пожарного случая на Уфе на провинциальную канцелярию, а особливо для старых дел на архиву 1, сделать палаты каменные со сводами и полами каменными и с затворами у дверей и у окон и с решетки железными…; тако ж и во всех губерниях и провинциях и в приписных знатных городах, для такой же опасности и сохранения от пожарного случая прежних лет дел и денежной казны, ежели где каменных палат нет, сделать по две палаты каменные, от деревянного строения не в близости, с своды и полы каменные и с затворы и двери и решетки железными, из которых бы одна была на архиву, а другая на поклажу денежной казны»

Указ Императрицы Анны Иоанновны
Правительствующему Сенату
января 27 дня 1736 года 2

Почти 280 лет назад было принято одно из первых общегосударственных решений о сохранении архивных документов от всякого пожарного случая. Хранение архивов в деревянных постройках, опасных в пожарном отношении, неоднократно в российской истории приводило к полной гибели важных в экономическом и историческом отношении документов (историкам хорошо известны так называемые «большие московские пожары» 1382, 1547, 1626, 1812 годов). Поэтому государство ввиду очевидной пожарной опасности дерева взяло на себя труд по постройке более безопасных каменных строений архивов, расположенных в необходимом удалении от деревянных построек.

С тех пор технологии хранения архивных документов шагнули далеко вперед, появились разнообразные системы автоматического пожаротушения и сигнализации, однако предупреждение пожарной опасности и соблюдение противопожарного режима были и остаются важнейшими составляющими обеспечения сохранности архивных документов, как в государственном (муниципальном) архиве, так и в «частном» архиве организации.

Предписания федеральных законов

В практической работе приходится сталкиваться с добросовестным заблуждением (даже профессионалов, работников государственных и муниципальных архивов), что в противопожарном отношении ситуация в архивах организаций – источников комплектования урегулирована достаточно хорошо известным приказом Министерства культуры РФ от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (далее – СППБ 2009).

Основанием для подобного мнения служит определение архива организации, содержащееся в п. 1.2 СППБ 2009, которое раскрывается в соответствии с терминологией ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ), а именно: «учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов».

Однако в предыдущем п. 1.1 СППБ 2009 прямо указан круг субъектов, на которые распространяется данный нормативный акт: «...требования пожарной безопасности, обязательные для применения и исполнения государственными и муниципальными архивами Российской Федерации (далее – архивы), их должностными лицами и работниками...». Поэтому, как бы ни были привлекательны СППБ 2009 в отношении компактности расположения и содержательности норм, касающихся обеспечения противопожарного режима в архивах, следует заключить, что они могут использоваться в архивах организаций (являются ли они источниками комплектования государственных архивов или нет) исключительно в качестве факультативного документа, призванного повысить уровень информированности архивиста, отвечающего за архив в организации, и не более того.

С 2015 года работа всех архивов организаций нашей страны, вне зависимости от принадлежности к спискам источников комплектования государственных и муниципальных архивов, хранящих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, регламентирована приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила архивов организаций 2015).

В соответствии с п. 2.15 Правил архивов организаций 2015 «обеспечение нормативных условий хранения документов включает… оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима». Пункт 2.22 того же документа отсылает архивиста, работающего в архиве организации, к нормативным документам Государственной противопожарной службы МЧС России: «Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности».

Общегосударственные требования к пожарной безопасности зданий (помещений) архива, а также строительно-отделочных материалов, используемых при их строительстве или ремонте, установлены Федеральным законом от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.