Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Как гражданин может получать архивные сведения, справки (например, информацию о том, какая была зарплата учителя в 1950 г. в селе Котово) в том случае, если архивные документы утратились из-за форс-мажорных обстоятельств? И, пожалуйста, скажите, какими нормативными актами регулируются эти отношения.

Если архивные документы были утрачены из-за давних форс-мажорных обстоятельств в организации или в государственном (муниципальном) архиве либо документы вообще не передавались в архив, то получить конкретные сведения, скорее всего, не получится.

Мнение эксперта

Для подтверждения размера заработка при отсутствии обычно необходимых для этого документов придется обратиться в суд. Отметим, что суды довольно лояльны:

  • учитывают в качестве доказательств любые сохранившиеся документы, где фигурируют данные о заработной плате (расчетные листки, выписки из штатной расстановки и пр.), особенно если явным будет отсутствие злого умысла истца в исчезновении требуемых документов, например, в результате стихийного бедствия, о котором есть свидетельства (паводок, пожар или др.);
  • показания свидетелей также сыграют свою роль.

Если же документы утрачены в процессе личного хранения гражданином, то получить необходимые архивные сведения вполне возможно. Только при обращении в архив необходимо точно сформулировать цель запроса – что необходимо получить:

1) архивную справку о заработной плате конкретного учителя или

2) статистические сведения о заработной плате учителей сельской школы конкретного района в 1950 году?

В первом случае запрос гражданина носит социально-правовой характер, связан с защитой социальных прав (на пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций). Архивы на основании своих фондов выдают справки, подтверждающие место и стаж работы, размер заработной платы, факты награждения, избрания на выборные должности, репрессий, имущественные права и т.п. Для получения этих сведений гражданин должен в архиве:

  • предъявить:
    • паспорт и 
    • доверенность, если сведения он получает не для себя, а по поручению доверителя;
    • трудовую книжку (или ее копию), иные документы, имеющие отношение к цели запроса – содержащие наименование организации, в которой работал гражданин, и подтверждающие даты и периоды, по которым требуется найти информацию в архиве,
  • а также заполнить заявление (запрос) на предоставление архивной информации.

Социально-правовые запросы граждан исполняются архивами на безвозмездной основе.

Во втором случае запрос может быть отнесен к тематическим, т.к. по проблеме и по теме оплаты труда учителей в 1950 г. потребуется анализ статистических отчетов и иных документов государственной и ведомственной статистики, которые районные отделы статистики или районные отделы народного образования передавали на архивное хранение. Тематические запросы граждан исполняются архивами чаще всего на договорной основе, т.е. платно.

Но во всех случаях при обращении в архив гражданин свой точно сформулированный запрос и его цель оформляет в заявлении (заявлении-анкете), форму которого архивы утверждают самостоятельно.

Классификация запросов граждан и порядок их исполнения регламентируются в действующих Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила работы госархивов; в настоящее время подготовлена и находится на общественном обсуждении новая версия данных Правил).

Далее будем комментировать более распространенную ситуацию – социально-правовой запрос о заработной плате конкретного человека.

В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате?

Ведомости по выплате заработной платы (расчетно-платежные, расчетные, платежные) хранятся:

  • 75 лет, если они созданы до 1 января 2003 года, и 
  • 50 лет, если созданы позже этой даты.

Сведения о размере заработной платы работников могут содержаться в штатном расписании, которое имеет постоянный срок хранения. В фонде районного отдела народного образования вполне может остаться на хранении утвержденная / согласованная копия или даже подлинник штатного расписания конкретной школы1.

То есть сроки хранения документов по личному составу, созданных в 1950 году, еще не истекли, и в архив обращаться за необходимыми сведениями о размере заработной платы имеет смысл. Но перед этим необходимо будет вспомнить или уточнить сведения о школе и периоде работы в ней.

Алгоритм поиска нужного архива

Общий алгоритм следующий:

1. Сельская школа подчинялась (управлялась) отделу народного образования исполнительного комитета (исполнительного органа) Совета депутатов трудящихся соответствующего района или города. Документы рай- или гороно должны были быть переданы в районный или городской архив, они могли образовать объединенный архивный фонд, в состав которого могли быть включены документы по личному составу подведомственных школ. Но если школа в селе Котово была десятилеткой и самой крупной в районе, то ее архивные документы могли передаваться в районный или городской архив и учитываться там в качестве самостоятельного архивного фонда.
Государственные (муниципальные) архивы определяют и уточняют принадлежность архивных документов к тому или иному фонду в процессе работы с организациями-источниками комплектования, а также в процессе работы с архивными документами ликвидированных организаций. Архив обычно ведет список фондов с указанием хронологических границ (названия организаций-фондообразователей), который доступен во входной зоне на доске объявлений и публикуется на официальном сайте архива.

2. Необходимо вспомнить, в каком районе и в какой области находилось село Котово, которое имеет в виду автор вопроса, ведь с 1950 года произошло много изменений в административно-территориальном делении, село могло и не сохранить своего названия (например, подмосковное село Котово вошло в черту города Долгопрудный Московской области в 1957 году).
Необходимо вспомнить:

  • был ли интересующий вас населенный пункт крупным селом непосредственно районного подчинения или нет;
  • изменялись ли названия района и области, какими были их названия в 1950 году, если сейчас они иные.

В полном наименовании школы могло отразиться географическое название района, в котором она находилась. В тот период существовало много таких наименований, например, «Котовская общеобразовательная средняя (или восьмилетняя) школа с производственным обучением».
Все это необходимо вспомнить для выяснения названия районного или городского архива и правильного адресования запроса. Чем точнее адресован и сформулирован запрос, тем быстрее в архиве будет осуществлен поиск документов, и заявитель скорее получит ответ.
Если ничего не известно о районном архиве, в который могли были быть переданы документы организации, то запрос о предоставлении информации необходимо направить в орган управления архивным делом в области или в городе (если это был районный центр). Называться эти органы могут по-разному:

  • управление (или отдел) культуры и архивов,
  • отдел культуры, туризма и архивов,
  • архивное управление (или отдел).

В крайнем случае запрос можно направить просто в администрацию городского или районного поселения, которая предоставит информацию об архиве (архивах), в которые необходимо будет обратиться за получением конкретной архивной справки.
Для поиска нужного архива можно еще воспользоваться сайтами:

  • «Архивы России» Федерального архивного агентства (www.rusarchives.ru) и
  • интернет-путеводителем по архивам России (web-archiv.ru).

3. Запрос на предоставление из архива информации о трудовом стаже и размере заработной платы направляет в архив сам гражданин (или по доверенности уполномоченное им лицо). При личном обращении в архив необходимо заполнить заявление (запрос), в котором:

  • формулируется цель запроса;
  • полностью указываются фамилия, имя и отчество, дата рождения (многие архивы еще просят указывать паспортные данные);
  • контактная информация – адрес и телефон;
  • удобные способы получения ответа из архива (лично, через портал госуслуг, по обычной или электронной почте);
  • полное наименование организации, в которой гражданин работал, кому она подчинялась (при возможности), должность (занимаемые должности) / профессия в интересующий период работы;
  • если за такими сведениями гражданин обращался ранее в какие-либо органы управления архивным делом и архивы, то необходимо дополнительно сообщить об этом.

Для удобства обращения в архив в электронном виде на сайтах большинства из них размещается утвержденная электронная форма заявления (или даже несколько форм со специфическим составом сведений, которые надо вписать в запросы конкретных типов: имущественный, социально-правового характера, тематический).
Помимо личного обращения и через сайт архива, во многих регионах заявку можно также направить через портал госуслуг, МФЦ, по обычной или электронной почте, а где-то даже продиктовать по телефону.
В цели запроса необходимо четко указать, за какой период требуются сведения о размере заработной платы (например, за все месяцы 1950 г. или за какой-то конкретный период в этом году). Ведь на основании имеющихся архивных документов в архивной справке будут указаны и оформлены в виде таблицы размеры начисленной заработной платы отдельно по каждому месяцу.

Какими нормативными документами регулируется?

В настоящее время предоставление архивной информации гражданам рассматривается как государственная (муниципальная) услуга. Результатом ее предоставления являются:

  • архивные справки,
  • архивные выписки,
  • архивные копии,
  • информационные письма о месте нахождения интересующих граждан документов,
  • письма-ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации о дальнейших путях поиска необходимых сведений,
  • письма-уведомления о невозможности предоставить информацию.

Основными законодательными актами, на основании которых осуществляется предоставление данной государственной (муниципальной) услуги являются федеральные законы:

  • от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
  • от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон № 59-ФЗ);
  • от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) и др.

Так, в Правилах работы госархивов и в административных регламентах установлен срок исполнения запросов социально-правового характера – 30 дней с даты регистрации, что соответствует Закону № 59-ФЗ. В утвержденных формах заявлений граждан на предоставление информации из архива выделяются поля для оформления сведений в связи с обработкой и защитой персональных данных по Закону № 152-ФЗ.

Но все конкретные технологии работы по предоставлению архивной информации закрепляются административными регламентами предоставления государственной (муниципальной) услуги информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них устанавливаются порядок, сроки, требования к запросам и ответам, контроль, порядок обжалования и т.п. организационные аспекты. В настоящее время в субъектах Российской Федерации каждый государственный архив имеет такой административный регламент и руководствуется им. Органы управления архивным делом и сами действуют на основе подобных регламентов, а для своих подведомственных районных и городских архивов часто разрабатывают и утверждают типовые административные регламенты2.

* * *

Заданный читателем вопрос связан с актуальной проблемой поиска и использования архивных документов, информации. Ощутимым подспорьем в этом могут стать:

  • не только усилия органов управления архивным делом и государственных, муниципальных архивов, которые публикуют списки организаций с указанием, в какие конкретные архивы приняты их документы по личному составу;
  • но и усилия кадровых служб предприятий, которые на своих сайтах могут публиковать информацию о том, в какой архив и за какие периоды переданы на хранение документы по личному составу уволенных с этого предприятия сотрудников.

Сноски 2

  1. В 1950 году штатные расписания школ могли утверждаться или согласовываться вышестоящей организацией. Вернуться назад
  2. Смотри, например, Административный регламент управления по делам архивов Белгородской области по предоставлению государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», утвержденный постановлением Правительства Белгородской области от 20.02.2012 № 79-пп (http://belgorod-archive.ru/media/site_platform_media/2018/8/29/ar-informats-obespechenie.pdf). Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.