Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно.
Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2023 года) утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и вступили в силу 17.09.2023. Ранее действовавшие Правила 2015 года признаны утратившими силу 1.
Прежде чем перейти непосредственно к анализу отдельных положений новых Правил 2023 года, отметим, что изменения в подзаконном нормативном правовом регулировании обычно происходят по 2 причинам:
- изменение законодательства, регулирующего соответствующую сферу деятельности;
- изменение организационно-технологического характера.
В сфере архивного дела за период, прошедший с момента утверждения архивных Правил 2015 года, произошло достаточно много изменений именно в нормативном регулировании:
- были внесены изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2;
- утверждены Правила работы государственных и муниципальных архивов 3;
- Типовые функциональные требования к информационным системам, применяемым в делопроизводстве и архивном деле 4;
- Примерные положения об экспертной комиссии и об архиве организации 5;
- а также изменения в др. нормативных документах, положения которых необходимо учитывать в работе архивов организаций.
Имеют место и организационно-технологические изменения: все активнее организации переходят на электронный (безбумажный) документооборот и создание документов исключительно в электронной форме, совершенствуется техническая оснащенность архивов. Это требует внесения соответствующих изменений в нормативное регулирование.
Невозможно было пойти по пути внесения изменений в Правила 2015 года, поскольку:
- Минкультуры России, утвердившее в свое время Правила своим приказом, с 2016 г. не имеет таких полномочий, а
- Росархив, получивший право нормативного правового регулирования в сфере архивного дела и делопроизводства 6, не может вносить изменения в документ, который был утвержден другим ведомством.
В сложившейся ситуации единственно возможный путь – разработка и утверждение Росархивом новых Правил для архивов организаций, что и было сделано.
Об их содержании на страницах нашего журнала уже рассказывали разработчики Правил 2023 года – Ударова О.В. и Бороздина А.Г., которые великолепно показали состав значимых с их точки зрения нововведений 7. Разработчики Правил отметили, что проявили «здоровый консерватизм», поэтому многие положения ранее действовавших Правил остались без изменений. Речь идет об обеспечении сохранности архивных документов, их учета, порядка комплектования и использования. С этим утверждением можно согласиться, однако при внимательном изучении Правил 2023 года обращает на себя внимание и то, что наряду с сохранением многих ранее введенных норм практически во всех разделах Правил появились новые положения, которые не всегда понятны, а в ряде случаев либо не согласованы, либо прямо противоречат друг другу.
Сейчас рассмотрим Правила 2023 года именно с данной точки зрения. Это важно, ведь они являются нормативным документом, поэтому должны применяться именно так, как «написано», как говорится, без вариантов. Рассматривая Правила 2023 года, остановимся только на самых «интересных» с этой точки зрения положениях. Фактически, мы предупредим вас, какие положения надо применять вдумчиво и с осторожностью.
Структура Правил 2023 года
По сравнению с Правилами 2015 года, в которых было 7 разделов, в Правилах 2023 года их 19. Конечно, количество...
