Top.Mail.Ru

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).
Начало статьи. Окончание в № 03 / 2024
Начало статьи. Окончание в № 03 / 2024

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2023 года) утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и вступили в силу 17.09.2023. Ранее действовавшие Правила 2015 года признаны утратившими силу 1.

Прежде чем перейти непосредственно к анализу отдельных положений новых Правил 2023 года, отметим, что изменения в подзаконном нормативном правовом регулировании обычно происходят по 2 причинам:

  • изменение законодательства, регулирующего соответствующую сферу деятельности;
  • изменение организационно-технологического характера.

В сфере архивного дела за период, прошедший с момента утверждения архивных Правил 2015 года, произошло достаточно много изменений именно в нормативном регулировании:

  • были внесены изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2;
  • утверждены Правила работы государственных и муниципальных архивов 3;
  • Типовые функциональные требования к информационным системам, применяемым в делопроизводстве и архивном деле 4;
  • Примерные положения об экспертной комиссии и об архиве организации 5;
  • а также изменения в др. нормативных документах, положения которых необходимо учитывать в работе архивов организаций.

Связанный материал
Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД
№ 12 / 2020

См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020

Связанный материал
Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД
№ 01 / 2021

См. статью «Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД» в № 1’ 2021

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта (часть 1)
№ 01 / 2021

См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 1’ 2021

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта (часть 2)
№ 02 / 2021

См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 2’ 2021

Связанный материал
Новшества «Примерного положения об экспертной комиссии организации»
№ 09 / 2018

См. статью «Новшества “Примерного положения об экспертной комиссии организации”» в № 9’ 2018

Имеют место и организационно-технологические изменения: все активнее организации переходят на электронный (безбумажный) документооборот и создание документов исключительно в электронной форме, совершенствуется техническая оснащенность архивов. Это требует внесения соответствующих изменений в нормативное регулирование.

Невозможно было пойти по пути внесения изменений в Правила 2015 года, поскольку:

  • Минкультуры России, утвердившее в свое время Правила своим приказом, с 2016 г. не имеет таких полномочий, а
  • Росархив, получивший право нормативного правового регулирования в сфере архивного дела и делопроизводства 6, не может вносить изменения в документ, который был утвержден другим ведомством.

В сложившейся ситуации единственно возможный путь – разработка и утверждение Росархивом новых Правил для архивов организаций, что и было сделано.

Об их содержании на страницах нашего журнала уже рассказывали разработчики Правил 2023 года – Ударова О.В. и Бороздина А.Г., которые великолепно показали состав значимых с их точки зрения нововведений 7. Разработчики Правил отметили, что проявили «здоровый консерватизм», поэтому многие положения ранее действовавших Правил остались без изменений. Речь идет об обеспечении сохранности архивных документов, их учета, порядка комплектования и использования. С этим утверждением можно согласиться, однако при внимательном изучении Правил 2023 года обращает на себя внимание и то, что наряду с сохранением многих ранее введенных норм практически во всех разделах Правил появились новые положения, которые не всегда понятны, а в ряде случаев либо не согласованы, либо прямо противоречат друг другу.

Сейчас рассмотрим Правила 2023 года именно с данной точки зрения. Это важно, ведь они являются нормативным документом, поэтому должны применяться именно так, как «написано», как говорится, без вариантов. Рассматривая Правила 2023 года, остановимся только на самых «интересных» с этой точки зрения положениях. Фактически, мы предупредим вас, какие положения надо применять вдумчиво и с осторожностью.

Структура Правил 2023 года

По сравнению с Правилами 2015 года, в которых было 7 разделов, в Правилах 2023 года их 19. Конечно, количество...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

В каком формате хранить файл архивного электронного документа?

В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?

Составление паспорта архива организации (часть 1)

Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?

Составление паспорта архива организации (часть 2)

На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязателен? Что про оформление приказа надо конкретизировать в ЛНА?

Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.