Top.Mail.Ru

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2023 года) утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и вступили в силу 17.09.2023. Ранее действовавшие Правила 2015 года признаны утратившими силу 1.

Прежде чем перейти непосредственно к анализу отдельных положений новых Правил 2023 года, отметим, что изменения в подзаконном нормативном правовом регулировании обычно происходят по 2 причинам:

  • изменение законодательства, регулирующего соответствующую сферу деятельности;
  • изменение организационно-технологического характера.

В сфере архивного дела за период, прошедший с момента утверждения архивных Правил 2015 года, произошло достаточно много изменений именно в нормативном регулировании:

  • были внесены изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2;
  • утверждены Правила работы государственных и муниципальных архивов 3;
  • Типовые функциональные требования к информационным системам, применяемым в делопроизводстве и архивном деле 4;
  • Примерные положения об экспертной комиссии и об архиве организации 5;
  • а также изменения в др. нормативных документах, положения которых необходимо учитывать в работе архивов организаций.

Связанный материал
Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД
№ 12 / 2020

См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020

Связанный материал
Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД
№ 01 / 2021

См. статью «Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД» в № 1’ 2021

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта (часть 1)
№ 01 / 2021

См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 1’ 2021

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта (часть 2)
№ 02 / 2021

См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 2’ 2021

Связанный материал
Новшества «Примерного положения об экспертной комиссии организации»
№ 09 / 2018

См. статью «Новшества “Примерного положения об экспертной комиссии организации”» в № 9’ 2018

Имеют место и организационно-технологические изменения: все активнее организации переходят на электронный (безбумажный) документооборот и создание документов исключительно в электронной форме, совершенствуется техническая оснащенность архивов. Это требует внесения соответствующих изменений в нормативное регулирование.

Невозможно было пойти по пути внесения изменений в Правила 2015 года, поскольку:

  • Минкультуры России, утвердившее в свое время Правила своим приказом, с 2016 г. не имеет таких полномочий, а
  • Росархив, получивший право нормативного правового регулирования в сфере архивного дела и делопроизводства 6, не может вносить изменения в документ, который был утвержден другим ведомством.

В сложившейся ситуации единственно возможный путь – разработка и утверждение Росархивом новых Правил для архивов организаций, что и было сделано.

Об их содержании на страницах нашего журнала уже рассказывали разработчики Правил 2023 года – Ударова О.В. и Бороздина А.Г., которые великолепно показали состав значимых с их точки зрения нововведений 7. Разработчики Правил отметили, что проявили «здоровый консерватизм», поэтому многие положения ранее действовавших Правил остались без изменений. Речь идет об обеспечении сохранности архивных документов, их учета, порядка комплектования и использования. С этим утверждением можно согласиться, однако при внимательном изучении Правил 2023 года обращает на себя внимание и то, что наряду с сохранением многих ранее введенных норм практически во всех разделах Правил появились новые положения, которые не всегда понятны, а в ряде случаев либо не согласованы, либо прямо противоречат друг другу.

Сейчас рассмотрим Правила 2023 года именно с данной точки зрения. Это важно, ведь они являются нормативным документом, поэтому должны применяться именно так, как «написано», как говорится, без вариантов. Рассматривая Правила 2023 года, остановимся только на самых «интересных» с этой точки зрения положениях. Фактически, мы предупредим вас, какие положения надо применять вдумчиво и с осторожностью.

Структура Правил 2023 года

По сравнению с Правилами 2015 года, в которых было 7 разделов, в Правилах 2023 года их 19. Конечно, количество...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Какие организации и куда не могут передавать свои документы?

В новых правилах организации хранения от 2023 года в п. 5 раздела 1 прописано: государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации. 1. Подскажите, а что это за перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и где с ним можно ознакомиться? 2. Прошу прокомментировать этот пункт, распространяется ли он на АО?

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 2)

В этом номере читайте вторую часть подробной статьи с методикой заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов. Сначала мы показываем стандартный вариант учета дел в архиве, когда документы передаются по утвержденным сводным описям дел организации. А потом разбираем, как можно действовать в нестандартных ситуациях: если в организации нет сводной описи дел, есть только описи дел структурных подразделений; если отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел; если нет ни описей дел, ни номенклатур. Объясняем, когда и как надо оформлять акт приема-передачи дел или отметки об их передаче на других документах. Мы освещаем наиболее сложные моменты, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в Правилах 2023 года.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Минимально необходимые учетные документы в архиве организации

Большое спасибо за статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации». Но как должно быть организовано дело, если в организации (АО) нет и не планируется архив как структурное подразделение и штатный архивист? Организация источником комплектования не является.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.