Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Для кого обязательны

20 октября 2020 года прошли регистрацию в Минюсте России Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 1. А значит, мы получили новый нормативный правовой акт. Он обязателен для государственных органов и вступил в силу 01.11.2020.

Означает ли это, что системы электронного документооборота (СЭД) и системы хранения электронных документов (СХЭД) госорганов уже должны им соответствовать? Закономерен вопрос «А что будет, если применяемая сейчас СЭД / СХЭД госоргана пока не реализует все те возможности, которые предписаны новыми Требованиями?» Отвечает на него п. 1.2 Требований:

  • они предназначены «для использования при создании» новых систем,
  • а также для «оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития».

Таким образом, разработчики документа понимают, что «не все гладко в нашем королевстве», и просто указывают перспективы, к которым надо стремиться без жестких временных рамок для того, когда это должно свершиться!

Фундаментальное влияние этого документа, скорее, в другом. Разработчики подобных систем стремятся поставлять их в госорганы, а значит, они будут стремиться соответствовать данным Требованиям по мере возможности. Тогда и другие организации со временем смогут приобрести готовые полнофункциональные решения. То есть появился некий «обязательный минимум» возможностей СЭД / СХЭД. И писать техзадание на подобные системы будет легче.

Новые Требования отвечают на вопрос, что должны уметь СЭД / СХЭД, но делают это буквально списком, не раскрывая, как реализовать данные умения (оставляя свободу творчества для разработчиков программного обеспечения, тем более что технологии сейчас развиваются стремительно). Текст новых Требований небольшой. Прочитать его будет легко. А мы в статье поясним вам основные функциональные возможности, которые теперь предписано реализовывать СЭД / СХЭД госорганов.

Истинное назначение – подготовить переход от СЭД к СХЭД

Сейчас на рынке присутствует около 60 различных программных продуктов, обеспечивающих электронный документооборот и созданных на различных платформах. Конкуренция между организациями – разработчиками СЭД помогла выявить наиболее удобные и качественные программные продукты. Государственные органы преимущественно выбирают СЭД ДЕЛО, DIRECTUM, DocsVision, ЕВФРАТ и ряд других, или разрабатывают подобные системы самостоятельно.

Все больше организаций переходят на электронный документооборот и обмен электронными документами через системы электронного взаимодействия (СМЭВ, МЭДО). Преимущества данной системы уже очевидны. Оперативность создания документа, а также процессов, предшествующих его созданию (подготовка проекта, согласование, рецензирование), обмена информацией, получение ответов на запросы, кроме того, сокращение трудозатрат на организацию документооборота при внедрении СЭД, ну и конечно, сокращение документов, созданных на бумаге, – все это оценили пользователи систем. Разработчики СЭД в той или иной степени автоматизировали традиционные процессы делопроизводства. К ним, прежде всего, относятся процессы, позволяющие разделить документопотоки на входящие, исходящие, внутренние. В любом случае документ либо создается в системе, либо включается в нее. При включении документов в систему (как копий, так и подлинников), а также их метаданных автоматизируются следующие процессы: фиксация канала передачи документов, первичная фиксация документа в системе, затем проверка подлинности электронной подписи, оформление уведомления отправителю о получении документа, регистрация документа, оформление его маршрутизации и пр.

Следует отметить, что одной из основных функций СЭД является функция хранения электронных документов. СЭД традиционно хранит документы в течение 5 лет. Однако эти системы не предназначены для долговременного хранения документов (10 2, 25, 45, 50, 75 лет, постоянно). Что же делать дальше с электронными документами, как их сохранить с обеспечением достоверности и юридической значимости? Тут уже требуется создание специализированных информационных систем хранения электронных документов (СХЭД).

В большинстве госорганов есть системы электронного документооборота (СЭД), но...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

О странных способах подписания электронного документа

Руководитель подписывает документ на планшете, потом секретарь распечатывает этот документ на цветном принтере и «Почтой России» отправляем данный документ в различные компании, включая банки. Подскажите, какие риски есть у нашей компании? Как убедить руководителя, что так делать нельзя?

Выпадающие списки в Excel

При ведении журнала регистрации документов или иного реестра есть поля и графы таблицы, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Поможем вам освоить его создание и применение в Excel – начнем с простых инструментов и перейдем к более сложным: простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы