Top.Mail.Ru

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Для кого обязательны

20 октября 2020 года прошли регистрацию в Минюсте России Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденные приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 1. А значит, мы получили новый нормативный правовой акт. Он обязателен для государственных органов и вступил в силу 01.11.2020.

Означает ли это, что системы электронного документооборота (СЭД) и системы хранения электронных документов (СХЭД) госорганов уже должны им соответствовать? Закономерен вопрос «А что будет, если применяемая сейчас СЭД / СХЭД госоргана пока не реализует все те возможности, которые предписаны новыми Требованиями?» Отвечает на него п. 1.2 Требований:

  • они предназначены «для использования при создании» новых систем,
  • а также для «оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития».

Таким образом, разработчики документа понимают, что «не все гладко в нашем королевстве», и просто указывают перспективы, к которым надо стремиться без жестких временных рамок для того, когда это должно свершиться!

Фундаментальное влияние этого документа, скорее, в другом. Разработчики подобных систем стремятся поставлять их в госорганы, а значит, они будут стремиться соответствовать данным Требованиям по мере возможности. Тогда и другие организации со временем смогут приобрести готовые полнофункциональные решения. То есть появился некий «обязательный минимум» возможностей СЭД / СХЭД. И писать техзадание на подобные системы будет легче.

Новые Требования отвечают на вопрос, что должны уметь СЭД / СХЭД, но делают это буквально списком, не раскрывая, как реализовать данные умения (оставляя свободу творчества для разработчиков программного обеспечения, тем более что технологии сейчас развиваются стремительно). Текст новых Требований небольшой. Прочитать его будет легко. А мы в статье поясним вам основные функциональные возможности, которые теперь предписано реализовывать СЭД / СХЭД госорганов.

Истинное назначение – подготовить переход от СЭД к СХЭД

Сейчас на рынке присутствует около 60 различных программных продуктов, обеспечивающих электронный документооборот и созданных на различных платформах. Конкуренция между организациями – разработчиками СЭД помогла выявить наиболее удобные и качественные программные продукты. Государственные органы преимущественно выбирают СЭД ДЕЛО, DIRECTUM, DocsVision, ЕВФРАТ и ряд других, или разрабатывают подобные системы самостоятельно.

Все больше организаций переходят на электронный документооборот и обмен электронными документами через системы электронного взаимодействия (СМЭВ, МЭДО). Преимущества данной системы уже очевидны. Оперативность создания документа, а также процессов, предшествующих его созданию (подготовка проекта, согласование, рецензирование), обмена информацией, получение ответов на запросы, кроме того, сокращение трудозатрат на организацию документооборота при внедрении СЭД, ну и конечно, сокращение документов, созданных на бумаге, – все это оценили пользователи систем. Разработчики СЭД в той или иной степени автоматизировали традиционные процессы делопроизводства. К ним, прежде всего, относятся процессы, позволяющие разделить документопотоки на входящие, исходящие, внутренние. В любом случае документ либо создается в системе, либо включается в нее. При включении документов в систему (как копий, так и подлинников), а также их метаданных автоматизируются следующие процессы: фиксация канала передачи документов, первичная фиксация документа в системе, затем проверка подлинности электронной подписи, оформление уведомления отправителю о получении документа, регистрация документа, оформление его маршрутизации и пр.

Следует отметить, что одной из основных функций СЭД является функция хранения электронных документов. СЭД традиционно хранит документы в течение 5 лет. Однако эти системы не предназначены для долговременного хранения документов (10 2, 25, 45, 50, 75 лет, постоянно). Что же делать дальше с электронными документами, как их сохранить с обеспечением достоверности и юридической значимости? Тут уже требуется создание специализированных информационных систем хранения электронных документов (СХЭД).

В большинстве госорганов есть системы электронного...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Использование электронной подписи и МЧД в вопросах и ответах

09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязателен? Что про оформление приказа надо конкретизировать в ЛНА?

Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.

Составление паспорта архива организации (часть 1)

Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.